CYFRYZACJA PROCESÓW PODATKOWYCH W ORGANACH CELNYCH – Z MYŚLĄ O TYSIĄCACH UŻYTKOWNIKÓW BIZNESOWYCH W CAŁYCH NIEMCZECH

W ramach pierwszego dużego projektu w niemieckim sektorze publicznym Federalne Centrum Technologii Informacyjnych (ITZBund) i Capgemini przeprowadzają transformację dziedzin konsumpcji, transportu i egzekwowania podatków od energii.

Wyzwanie: ITZBund chciał skonsolidować niejednorodne środowisko różnych procesów, procedur informatycznych i starszych systemów do postaci centralnej platformy informatycznej, która pozwoliłaby na jednolitą realizację czynności podatkowych.

Rozwiązanie: dzięki współpracy z Capgemini ITZBund wdrożył platformę informatyczną opartą na ściśle określonym komponencie oprogramowania i wprowadził portale internetowe dla wszystkich specjalistów podatkowych i podmiotów gospodarczych, jednocześnie opracowując dodatkowe elementy do podłączenia kolejnych systemów interfejsów.

Korzyści:
• uproszczenie procesów dla 70 000 podatników i 3800 specjalistów podatkowych;
• zwiększona wydajność dzięki cyfryzacji kluczowych procesów;
• elastyczność w dostosowywaniu platformy do innych obszarów podatkowych.

ITZBund jako centralny dostawca usług informatycznych rządu niemieckiego

Federalne Centrum Technologii Informacyjnych (ITZBund) wspiera całą niemiecką administrację federalną we wszystkich departamentach, aby zapewniać nowoczesne wsparcie informatyczne i gotowość rządu na cyfrową przyszłość. Spektrum usług ITZBund jest zróżnicowane i obejmuje promowanie cyfryzacji, doradztwo i wdrażanie konkretnych rozwiązań programowych, a także zapewnienie infrastruktury i obsługi kluczowych systemów informatycznych. Zadania te wykonuje około 3800 pracowników w 12 lokalizacjach na terenie Niemiec.

ITZBund odgrywa newralgiczną rolę w modernizacji sposobu egzekwowania podatków akcyzowych i transportowych w ramach organów celnych (w skrócie MoeVe) poprzez opracowywanie i obsługę nowoczesnego oprogramowania, które przekształca procesy podatkowe – zarówno z perspektywy podmiotów gospodarczych, jak i organów celnych.

Opracowanie nowoczesnego, opartego na platformie rozwiązania informatycznego

Departament Administracji Celnej – jeden z odbiorców usług ITZBund – musiał na nowo opracować skomplikowane dotychczas zagadnienie egzekwowania podatków. Z biegiem czasu rozwinął się niejednorodny ekosystem różnych procesów biznesowych, interfejsów i licznych procedur IT. Uproszczenie tej struktury oznaczało konsolidację przepływów pracy, a także funkcjonalnych i technicznych architektur, oraz przeniesienie ich wszystkich do koncepcji docelowej, która stałaby się częścią ogólnego programu odnowy metod egzekwowania podatków.

ITZBund musiał zapewnić organom celnym kompleksowe i nowoczesne rozwiązanie informatyczne, które wprowadziłoby jak największą jednolitość, aby wspierać różne obszary odpowiedzialności. Ponadto każda nowa platforma musiała spełniać zarówno wymagania gospodarki, jak i administracji w zakresie kompleksowej cyfryzacji procesów. Zgodnie ze strategią informatyczną Federalnej Administracji Finansowej, nowe rozwiązanie zostało wdrożone w oparciu o nowoczesną, zorientowaną na platformę architekturę IT z wykorzystaniem tych samych podstawowych usług departamentu.

Sukces w rozproszonych zespołach

Firma Capgemini, wybrana przez ITZBund na partnera projektu, rozpoczęła prace od wstępnej analizy luk w zabezpieczeniach, stworzenia koncepcji docelowej i wdrożenia pierwszych specyfikacji w organach celnych. Wszystko to nastąpiło przed rozpoczęciem fazy rozwoju oprogramowania. Opierając się na istniejących podstawowych usługach informatycznych, partnerzy wdrożyli ponad 11 000 wymogów w około 200 przypadkach użycia przed pierwszym dużym wprowadzeniem, które zostało przetestowane wewnętrznie na ponad 2000 przypadków testowych.

Międzynarodowa grupa wspólnie pracowała nad rozwojem oprogramowania. Podczas gdy zespół w Kolonii był odpowiedzialny za bezpośredni kontakt z klientem, tworzenie specyfikacji i końcowe testy integracyjne, cały rozwój i testy systemu leżały po stronie indyjskiego zespołu z siedzibą w Bombaju i Bangalore. Aby zapewnić powodzenie tego modelu, wszystkie dokumenty były tłumaczone wewnętrznie na język angielski. Kompleksowe aspekty techniczne zostały przekazane poprzez liczne transfery wiedzy i towarzyszyły im daleko idące środki zapewnienia jakości.

Ściśle skoordynowane zespoły stworzyły rozwiązanie informatyczne, które wspiera specyficzne dla organów celnych procesy biznesowe i ich użytkowników za pośrednictwem oprogramowania opartego na przeglądarce i połączonego z wieloma interfejsami.

Cyfrowa interakcja między biznesem a administracją

Po uruchomieniu rozwiązania informatycznego na różnych etapach dotychczasowe procesy opodatkowania energii w formie papierowej zostały poddane cyfryzacji. W rezultacie organy celne otrzymały nowoczesne metody pracy, które pozwoliły na szybsze i łatwiejsze przetwarzanie transakcji, a także lepsze metody wymiany informacji. System wspierany w ITZBund przez nowoczesną, opartą na platformie architekturę IT, pozwoli na ponowne wykorzystanie istniejących funkcjonalności i zapewnienie dalszego szybkiego rozwoju. Umożliwi również zainteresowanym podmiotom gospodarczym szybsze, wygodniejsze i całkowicie cyfrowe składanie wniosków i deklaracji podatkowych.

Niezawodne podejście do świadczenia usług stosowane przez ITZBund i Capgemini zapewniło profesjonalną, zorientowaną na klienta i wyniki obsługę przy optymalnym i ekonomicznym wykorzystaniu zasobów. Zespół zadbał również o komunikację ze stroną niemiecką przy zachowaniu przejrzystości w odniesieniu do zaangażowania indyjskiego zespołu.

Solidny fundament do dalszej cyfryzacji

Opierając się na doświadczeniach zdobytych w ramach pierwszego dużego projektu międzynarodowego w sektorze publicznym, ITZBund i Capgemini będą teraz współpracować nad opracowaniem rozwiązania informatycznego dla innych rodzajów podatków w oparciu o platformę opracowaną dla organów celnych. Jej zakres funkcjonalny jest obecnie rozszerzany o podatek energetyczny, a prace nad podatkiem od energii elektrycznej już się rozpoczęły. W przyszłości ITZBund będzie nadal rozszerzać współpracę z Capgemini, aby wspierać wdrażanie kolejnych komponentów i całkowicie nowych rozwiązań IT.