Dlaczego finanse potrzebują automatyzacji?

W dzisiejszych czasach trudno zaprzeczyć, że automatyzacja w finansach to droga, jaką powinny podążać wszystkie firmy. Jest to dla nich nie tylko ważne, ale w niektórych przypadkach wręcz krytyczne, by robić to razem z byciem na bieżąco z gonitwą za optymalnym sposobem wykonywania procesów.

Zapraszamy do lektury artykułu Javiera Rico Gonzalez, Business Transformation Consultant w Capgemini Polska.

Automatyzacja procesów finansowych, ze względu na ryzyko jakie ze sobą niesie, jest nieco inna niż w przypadku wielu znanych nam obszarów biznesowych. Mowa tu o zwiększonym poziomie ostrożności, zwłaszcza jeśli chodzi o przetwarzanie wrażliwych danych. Wprowadzając nowe rozwiązania trzeba więc pamiętać o ryzyku potencjalnych strat finansowych czy o możliwych problemach podatkowych.Sprzedaż, marketing czy inżynieria – te obszary już od pewnego czasu czerpią korzyści z automatyzacji wdrożonych na dużą skalę. Wprowadzenie nowych narzędzi, które usunęły problemy związane z wykonywaniem powtarzalnych zadań, a także modernizacja wielu procesów, bez wątpienia usprawniły pracę tych działów. W porównaniu z nimi finanse nadal pozostają w tyle. Z czego wynika ta sytuacja?

Pierwszym powodem może być to, że wiele firm jest niechętnych zmianom, a osoby decyzyjne nie widzą potrzeby modernizacji procesów, które funkcjonują przecież w „utarty” sposób od wielu lat.

Choć to prawda, że w przeszłości wiele procesów działało i spełniało swoją rolę w wielu firmach, to warto pamiętać o tym, że w ciągle zmieniającym się otoczeniu biznesowym, ryzyko stania się firmą niekonkurencyjną wzrasta, a sama możliwość utraty tej konkurencyjności jest bardzo realna.

Warto dodać, że każdej firmie, która rozpoczyna swoją drogę do rozwoju i transformacji swoich usług finansowych, towarzyszy pewien „czynnik strachu” – natomiast pewne jest, że bez przezwyciężenia go, nie można zrobić kroku na przód.

No dobrze, ale czym jest automatyzacja finansów?

Automatyzacja finansów to w dużym skrócie wykorzystanie istniejącej technologii w celu wsparcia wykonywania procesów i operacji finansowych. W zależności od zastosowanego oprogramowania, może ona obejmować automatyzację procesów, sztuczną inteligencję, uczenie maszynowe lub nawet połączenie tych trzech elementów w inteligentnej automatyzacji. Automatyzacja pozwala ekspertom finansowym przenieść się w „cyfrową przyszłość”, dzięki czemu w mniejszym stopniu muszą się skupiać na działaniach transakcyjnych, a bardziej na analityce.

W finansach istnieje duża ilość powtarzalnych i czasochłonnych procesów, które można zautomatyzować.

Przykładowo – po co marnować czas na wyciąganie raportu z narzędzia administracyjnego, jeśli system może to zrobić za nas automatycznie? Po co ryzykować błędy robiąc coś manualnie, skoro można tę czynność zautomatyzować, a następnie tylko kontrolować? Po co tworzyć tarcia między działami z powodu nieefektywnego wykonywania procesów? / Po co zmagać się z problemami, jakie występują pomiędzy danym działami, z powodu nieefektywnej pracy?

Automatyzację warto wprowadzić na tych etapach procesu, które są podatne na występowanie błędów lub pochłaniają dużo czasu. Z punktu widzenia wzrostu efektywności, redukcji nakładów czasowych czy poprawy doświadczenia użytkownika, po prostu warto zidentyfikować te miejsca, w których można ją wdrożyć. W efekcie – dla organizacji przyniesie ona oszczędność kosztów, czasu i pozwoli wyeliminować błędy, co może prowadzić do lepszej wydajności nie tylko dla aktualnie wykonywanego procesu, ale także innych procesów z nim związanych, współzależnych od siebie.

Organizacje, które podejmą decyzję o wprowadzeniu automatyzacji wykonywanych procesów finansowych mogą liczyć na szereg korzyści, mowa tu zwłaszcza o ograniczeniu ilości błędów, przejrzystości wyników procesów finansowych, usprawnieniu i przyspieszeniu przepływu zatwierdzeń. Automatyzacja z pewnością pomoże też we współpracy pomiędzy poszczególnymi działami firmy a działem finansowym i sprawi, że zespoły znajdą więcej czasu na pracę strategiczną, zyskają możliwość lepszego szacowania ryzyka i będą mogły opracowywać nowe KPI, czy skupić się na ekspansji.

Automatyzacja nie jest jednak drogą idealną i łatwą do pokonania. Zanim dana firma zdecyduje się na jej wprowadzenie, musi wiedzieć, że wiąże się to z plusami i minusami, a aby ich uniknąć, trzeba je poznać i zrozumieć.

Koszty. Trzeba wziąć pod uwagę takie aspekty, jak koszty licencji, rozwoju, itd. Wymagana jest więc wycena wydatków, jakie firma poniesie decydując się na wprowadzenie automatyzacji całego procesu lub jego części, w stosunku do korzyści, jakie może przynieść. Konieczne jest też dogłębne i obiektywne zbadanie procesu i stwierdzenie czy poprawa obecnego stanu wymaga automatyzacji, czy może innego sposobu działania.

Sprawozdawczość finansowa. Innym aspektem problemów związanych z automatyzacją może być sprawozdawczość finansowa, ponieważ źle wdrożona automatyzacja procesów robotyzacji finansów i księgowości może skutkować niedokładnymi lub niekompletnymi raportami finansowymi, przekształceniami finansowymi i utratą reputacji.

Zgodność z przepisami. Automatyzacja musi być dobrze zaprojektowana i wdrożona. Ewentualne błędy mogą zmniejszyć dokładność raportów regulacyjnych, tym samym narażając firmę na kary pieniężne i sankcje, wynikające ze złamania prawa.

Operacje. Rozwiązania automatyzacji zaprojektowane w nieodpowiedni sposób, mogą zwiększyć błędy przetwarzania. Brak skutecznych procedur nadzorczych może prowadzić do zwiększenia nieefektywności operacyjnej.

Technologia. Przykładowo – niewłaściwe zaprojektowanie bota może wpłynąć na istniejącą infrastrukturę IT. I odwrotnie, nawet rutynowe zmiany w platformie IT mogą wpłynąć na rozwiązania związane z zastosowaną automatyzacją.

Talent. Organizacje muszą też pamiętać o tym, że w czasach transformacji organizacyjnej może dojść do obniżenia pozytywnych nastrojów w zespole, jeśli komunikacja do pracowników nie będzie koncentrować się na pracy wyższego szczebla, którą będą mogli wykonywać dzięki wynikom RPA (Robotic Process Automation). Ponadto, dostęp do zautomatyzowanych procesów i nadzór nad nimi muszą być zarządzane w staranny/ostrożny sposób, po to by wykrywać nadużycia i im zapobiegać.

Jak Capgemini może pomóc?

Sposób myślenia ekspertów w Capgemini zakłada, że każdy proces można zawsze usprawnić. Taki proces musi być najpierw przeanalizowany i rozebrany na czynniki pierwsze w oparciu o szereg parametrów lub obowiązujących metodologii. Wszystko po to, by w kolejnych fazach mógł on zostać zoptymalizowany w zakresie, na jaki pozwalają dostępne rozwiązania technologiczne, rodzaj tego procesu lub obowiązujące przepisy prawa. Dlaczego? Ponieważ nie można zastosować nieistniejącej technologii do automatyzacji (to oczywiste), nie wszystkie procesy wymagają tego samego podejścia/metody, a niektóre z nich muszą być zgodne z parametrami podanymi przez aktualne przepisy krajowe.

Dla Capgemini szeroko pojęta automatyzacja procesów jest jednym z podstawowych filarów, które trzeba wziąć pod uwagę przy usprawnianiu procesów opartych na metodologii ESOAR, składającej się z pięciu etapów – obok eliminacji i standardyzacji które stricte dotyczą procesów, mamy optymalizację, automatyzację i robotyzację, które odnoszą się do warstwy technologicznej. Metodologia ta, realizowana w kolejności wynikającej z nazwy, pozwala firmom na zastosowanie zmian ustalonych na podstawie wcześniejszej analizy.

Podsumowując, po przeprowadzeniu wyczerpującej analizy procesów, automatyzacja jest wprowadzana po wyeliminowaniu niepotrzebnych kroków procesu, działań, zatwierdzeń, raportów, itp., co skutkuje oszczędnością czasu; po ustandaryzowaniu całych procesów lub przynajmniej kroków procesu/klastrów w różnych działach/regionach/krajach lub ich implementacjach IT, tak aby wszystko działało w sposób bardziej płynny niż dotychczas; oraz po zoptymalizowaniu wykorzystania istniejącego krajobrazu narzędziowego. Jak wskazuje ESOAR, ostatnim etapem, tuż po automatyzacji, jest robotyzacja pozostałej części wszelkich powtarzalnych, opartych na regułach i często wysokonakładowych zadań, z wykorzystaniem RPA z obsługą (attended) lub bez obsługi (unattedned), jeśli zidentyfikowano wyraźne uzasadnienie biznesowe dla rozwoju i działania.

Capgemini jest w stanie pomóc firmom w ich drodze do automatyzacji w sposób pozwalający na oszczędność kosztów, kontrolowany i wysoce efektywny.  Z mojej perspektywy, bycie częścią działu zajmującego się automatyzacją procesów finansowych w Capgemini Polska, odpowiedzialnego za takie osiągnięcia, jest bardzo satysfakcjonujące.

Nasz dział nie tylko wspiera firmy, ale też podnosi ich oczekiwania, wnosząc zupełnie nowy sposób rozumienia sposobów pracy wewnątrz i na zewnątrz firmy, pomagając różnym działom zrozumieć wzajemne potrzeby, a także tworząc zupełnie nowy sposób szacunku i komunikacji między nimi.

Osoby, które dołączą do naszego działu, będą mogły przyjrzeć się temu, w jaki sposób przeprowadza się tego typu procesy i jak rozwijają się one w trakcie trwania projektu. Udział w tego typu zadaniach daje poczucie spełnienia, co ciężko opisać słowami. Po prostu trzeba to przeżyć samemu

Skąd bierze się wspomniane „poczucie spełnienia”? W finansach trudno jest zobaczyć „namacalny” wynik swojej pracy. Generalnie, są tylko pojawiające się i znikające liczby i nazwiska. Zajmujesz się nimi, rozwiązujesz problem i przechodzisz do następnego. Można to porównać do gry wideo. I trudno czasem pojąć, że liczby znajdujące się w tabeli to prawdziwe pieniądze, a nazwiska to prawdziwi ludzie.

Natomiast pracując przy wspomnianych wcześniej projektach, działasz ramię w ramię z częścią osób, które będziesz wspierał. Pomagasz analizować procesy, dowiadujesz się, co można by zmienić, co zrobić, by pobudzić innych ludzi do działania, wspierasz rozwój zastosowanych usprawnień i widzisz, jak zmieniają one daną firmę, czyniąc ją bardziej zwinną i produktywną. Widzisz, że poprzez to będziesz miał wpływ na czyjąś codzienną pracę, sprawiając że stanie się ona łatwiejsza i szybsza.

Istnieją różne rodzaje automatyzacji stosowane w różnych procesach, w zależności od ich charakterystyki, a Capgemini wykorzystuje te, które są najlepsze w swojej klasie:

Standardowe narzędzia, nie tylko wewnętrzne, ale również opracowane przez firmy partnerskie. Narzędzia już stworzone, przetestowane i dostosowane do potrzeb klienta, które można wdrożyć w codziennej pracy.

Inteligentne narzędzia służące do automatyzacji (mini boty, RPA boty, zaawansowane boty).

Stosuje się również wzbogacanie narzędzi (narzędzia klienckie lub standardowe) poprzez ulepszanie tych już istniejących. Dzieje się to przez uruchamianie standardowych funkcjonalności, nieużywanych do tej pory przez klienta lub przez szyte na miarę modyfikacje.

Oczywiście te narzędzia są stale w fazie rozwoju, aktualizowane – ciągle poszukujemy lepszych rozwiązań.

Moje osobiste doświadczenie w automatyzacji.

Jeden z moich projektów jest realizowany dla amerykańskiej firmy świadczącej usługi logistyczne. Firma ta zaufała Capgemini w swojej drodze do modernizacji, co trwa już kilka lat, mając od początku poczucie potrzeby ulepszenia pewnych procesów.

Jednym z założeń projektu jest automatyzacja powtarzalnych i czasochłonnych zadań w różnych procesach Master Data.

Przeszliśmy przez etap analizy procesów zachodzących w ponad 50 krajach na całym świecie. Oznacza to poznanie różnych sposobów pracy oraz tego, czy różnią się one między poszczególnymi podmiotami.

Wykorzystując nowe technologie, którymi dysponujemy, współpracując z działami IT, jesteśmy w fazie projektowania nowych automatyzacji, które pozwolą na oszczędność czasu i kosztów. Tym samym sprawią one, że osoby wykonujące dany proces, będą mogły skupić się na ważniejszych (związanych z oceną lub nietransakcyjnych) aspektach ich pracy.

Doszliśmy również do wniosku, że dzięki zastosowanym rozwiązaniom nasz klient drastycznie zwiększy kontrolę nad realizacją procesów, co doprowadzi do większej wydajności i pozwoli uniknąć ewentualnych błędów spowodowanych tzw. czynnikiem ludzkim.

Nie jest to łatwa podróż, ale bardzo satysfakcjonująca. Po wdrożeniu wszystkich zaplanowanych automatyzacji i ustaleniu procesów, zobaczymy nowoczesną, produktywną, skoncentrowaną na zadaniach i pozbawioną tarć organizację.