W mieście Raisio wdrożenie sztucznej inteligencji postawiło ludzi, a nie technologię, w centrum projektu. Gdy strategia miasta uznała dane za kluczowy element wspierający codzienną pracę, rozpoczęła się ścieżka rozwoju oparta na Microsoft 365 Copilot oraz zarządzaniu zmianą skoncentrowanym na człowieku. Pozwoliło to na bezpieczne i stopniowe wprowadzanie zmian przy jednoczesnym wspólnym uczeniu się.

Strategiczny punkt wyjścia: przekształcenie danych w codzienne zasoby

Nowa strategia miasta kładła nacisk na skuteczniejsze wykorzystywanie danych zarówno w codziennej pracy i procesach decyzyjnych, jak i na inwestowanie w rozwój pracowników. Aby wesprzeć ten kierunek strategiczny i umożliwić jego wdrożenie w 2026 roku, jesienią 2025 roku Raisio uruchomiło inicjatywę rozwojową mającą na celu wzmocnienie kompetencji cyfrowych pracowników oraz ich umiejętności wykorzystywania generatywnej sztucznej inteligencji w codziennych procesach.

„W porównaniu z innymi krajami fińskie miasto jest organizacją o bardzo szerokim zakresie działań, obsługującą mieszkańców i przedsiębiorstwa w wielu różnych sytuacjach, a jednocześnie gromadzącą ogromne ilości informacji. Informacje te nie zostały jeszcze w pełni wykorzystane do tworzenia maksymalnej wartości dodanej dla mieszkańców. Sztuczna inteligencja nadchodzi, niezależnie od tego, czy tego chcemy, czy nie. Sytuacja jest podobna do początków rewolucji przemysłowej, gdy obawiano się przędzarki Jenny.

Uważam, że organizacje i pracownicy, którzy podejdą do AI z ciekawością, będą tymi, którzy zachowają swoją istotną rolę w przyszłości. W Raisio chcemy, aby wszyscy pracownicy uczestniczyli w tej podróży ku przyszłości, dlatego uruchomiliśmy ten projekt rozwojowy. Jednocześnie budujemy bardziej efektywną administrację publiczną, która lepiej służy mieszkańcom.”

Eero Vainio, burmistrz miasta Raisio

Celem było zapewnienie pracownikom samorządowym możliwości bezpiecznego i pewnego wykorzystywania potencjału tej technologii, ograniczenie czasu poświęcanego na wyszukiwanie informacji i tworzenie rutynowych treści oraz umożliwienie skupienia się na innych kluczowych zadaniach.

Inicjatywa miała trzy główne cele. Po pierwsze, miasto chciało stworzyć bezpieczne i wspierające środowisko nauki, uwzględniające szeroki zakres ról pełnionych przez pracowników i pozwalające każdemu rozwijać się we własnym tempie, bez presji. Po drugie, miasto chciało rozpocząć zmianę kulturową, dzięki której narzędzia AI staną się naturalnym elementem codziennej pracy i wspólnej praktyki w całej organizacji. Po trzecie, miasto chciało zrozumieć potrzeby pracowników związane z dalszym rozwojem.

„Jako pracodawca naszym najważniejszym zadaniem jest umożliwienie ludziom odnoszenia sukcesów. Dzięki temu projektowi chcieliśmy zapewnić pracownikom narzędzia i wsparcie potrzebne do usprawnienia ich pracy oraz poprawy dobrostanu w miejscu pracy.”

Eero Rostiala, CIO miasta Raisio

Trzyetapowy model nauki zapewniający płynne i pewne wdrożenie

Aby wesprzeć tę ścieżkę rozwoju, Raisio zdecydowało się na współpracę z firmą Sogeti, należącą do Capgemini, która przekonała miasto swoim dużym doświadczeniem w obszarze AI i technologii Microsoft, połączonym z praktycznym podejściem skoncentrowanym na człowieku. Raisio szczególnie doceniło to, że technologia i zarządzanie zmianą były traktowane jako nierozłączne elementy tej samej transformacji.

„Wybraliśmy Sogeti, ponieważ uznaliśmy ją za właściwego partnera, który pomoże nam zmienić kulturę organizacyjną. Dużą rolę odegrały także ich silne kompetencje techniczne w zakresie narzędzi. Już na początku znaleźliśmy wspólne zrozumienie. Najpierw skupili się na naszych potrzebach i celach, a dopiero później zaproponowali sposób pracy, który faktycznie je wspierał.”

Eero Rostiala, CIO miasta Raisio

Projekt rozpoczął się, gdy licencje Microsoft 365 Copilot były już zakupione, jednak miasto chciało mieć pewność, że wdrożenie będzie przebiegało w kontrolowany sposób i rzeczywiście wesprze codzienną pracę. Wspólnie z Sogeti opracowano przejrzystą, stopniową ścieżkę nauki, która umożliwiała pracownikom wdrażanie Copilota we własnym tempie i z wykorzystaniem praktycznych przykładów związanych z ich obowiązkami.

Ponieważ projekt obejmował pracowników z bardzo różnych obszarów działalności, od edukacji i infrastruktury po HR i komunikację, Sogeti najpierw przeprowadziło szczegółową analizę potrzeb poszczególnych grup. Na tej podstawie ścieżkę nauki oparto na trzech kluczowych elementach:

  • Szkolenia wprowadzające dla całej organizacji, zapewniające wspólne zrozumienie możliwości Copilota i podstawowych zasad jego wykorzystania.
  • Warsztaty dostosowane do konkretnych ról, obejmujące praktyczne ćwiczenia oparte na rzeczywistych sytuacjach zawodowych.
  • Wprowadzenie do automatyzacji procesów oraz spojrzenie na przyszłość pracy opartej na wiedzy.

Oprócz szkoleń na żywo Sogeti zapewniło Raisio kompleksowy zestaw materiałów wspierających dalszą naukę długo po zakończeniu projektu. Partnerzy wspólnie opracowali również wytyczne dotyczące korzystania ze sztucznej inteligencji, aby stworzyć odpowiedzialną kulturę pracy, w której prywatność i bezpieczeństwo są naturalnie wpisane w codzienne praktyki.

„Cały program został wyjątkowo dobrze zaprojektowany od samego początku. Materiały były wysokiej jakości i starannie przygotowane, a wsparcia było pod dostatkiem dla różnych sytuacji edukacyjnych. Profesjonalizm i elastyczność trenerów stworzyły środowisko, w którym każdy mógł rozwijać się we własnym tempie i wracać do treści wtedy, gdy tego potrzebował.”

Minna Taatila, specjalistka ds. pedagogiki cyfrowej i kierowniczka projektu w mieście Raisio

Eksperymentowanie i szkolenia jako fundament sukcesu

Ankiety przeprowadzone przed i po zakończeniu projektu pokazały, że szkolenia znacząco zmniejszyły obawy pracowników oraz pomogły im zrozumieć zarówno możliwości, jak i ograniczenia sztucznej inteligencji. Dopasowane treści umożliwiły praktyczną naukę, a trenerzy stworzyli bezpieczną i wspierającą atmosferę, w której uczestnicy otwarcie dzielili się doświadczeniami i spostrzeżeniami, także w ramach wzajemnej nauki.

Jeden z uczestników opisał swoje doświadczenia następująco: „To była fascynująca podróż! Sam zaczynałem od zera. To szkolenie było naprawdę potrzebne. Copilot stał się teraz moim codziennym asystentem, nie zastępując przy tym mojej własnej kreatywności ani umiejętności pisarskich.”

Pozytywnie oceniono także zarządzanie projektem i komunikację. Harmonogram był elastyczny, materiały wspierały samodzielną naukę, a obie organizacje zadbały o skoordynowaną komunikację i sprawną realizację projektu.

„Projekt rozwijał się pomyślnie, ponieważ sukces był budowany wspólnie, a wszelkie potencjalne wyzwania czy problemy były natychmiast rozwiązywane. Silne kompetencje Sogeti, połączone z naszymi umiejętnościami zarządzania projektem i zaangażowaniem, sprawiły, że zmiana zakorzeniła się w codziennej pracy. Gdy partner rzetelnie wykonuje swoje zadania, a klient angażuje najlepszych ludzi w proces zmiany, pojawiają się rezultaty.”

Eero Rostiala, CIO miasta Raisio

Dalsza podróż Raisio z AI

Efekty szkoleń były widoczne bardzo szybko. W programie uczestniczyło niemal 100 pracowników, którzy rozpoczęli korzystanie z Copilota, jednak korzyści wykraczały daleko poza tę grupę. Otwarty dostęp do materiałów oraz ciągła wymiana doświadczeń wzmocniły kompetencje cyfrowe w całej organizacji.

Copilot pomógł pracownikom:

  • łatwiej tworzyć dokumenty i poprawiać ich jakość,
  • podsumowywać duże ilości informacji w przejrzystej formie,
  • uteczniej wyszukiwać informacje w źródłach wewnętrznych i zewnętrznych,
  • efektywniej zarządzać pocztą elektroniczną i komunikacją.

„Sogeti okazało się godnym zaufania i otwartym partnerem eksperckim, który łączy głęboką wiedzę z życzliwym podejściem oraz cierpliwością potrzebną dobremu trenerowi. Stworzyli bezpieczną atmosferę, w której ludzie czuli się komfortowo, ucząc się, zadając pytania, a nawet okazjonalnie wyrażając frustrację, nie wyprowadzając przy tym trenerów z równowagi. To zbudowało prawdziwe zaufanie.”

Minna Taatila, specjalistka ds. pedagogiki cyfrowej i kierowniczka projektu w mieście Raisio