DATEV eG, założona w 1966 roku, jest jednym z wiodących dostawców usług IT w Niemczech dla doradców podatkowych, biegłych rewidentów oraz ich klientów. Jako trzecia co do wielkości firma software’owa w kraju, DATEV wspiera sieć ponad 749 800 klientów, zatrudniając ponad 9 000 pracowników.

W obliczu coraz bardziej dynamicznego i cyfrowego rynku, DATEV dostrzega rosnącą potrzebę dostarczania spójnych, spersonalizowanych doświadczeń klientów przy jednoczesnym zachowaniu elastyczności i efektywności operacyjnej. Aby sprostać tym wymaganiom, firma na nowo definiuje sposób, w jaki zespoły sprzedażowe nawiązują relacje z klientami, zarządzają nimi oraz współpracują między systemami. Decyzja o transformacji środowiska CRM wynikała ze strategicznej potrzeby lepszego wspierania rozwoju zorientowanego na klienta, poprawy współpracy wewnętrznej oraz skuteczniejszego reagowania na zmieniające się oczekiwania współczesnych użytkowników i klientów.

Aby urzeczywistnić tę wizję, DATEV wybrał Capgemini jako partnera transformacyjnego. Decyzja ta opierała się na długotrwałej, opartej na zaufaniu współpracy przy wcześniejszych projektach, a także na głębokiej ekspertyzie Capgemini w zakresie Microsoft Dynamics 365 oraz sprawdzonym doświadczeniu w realizacji udanych transformacji CRM. Dzięki wsparciu Capgemini, DATEV jest dobrze przygotowany do wprowadzania znaczących zmian i tworzenia nowej wartości zarówno dla pracowników, jak i klientów.

Od systemów legacy do rozwiązań gotowych na przyszłość

Transformacja rozpoczęła się od jasno określonej ambicji: wyposażenia zespołów sprzedażowych w narzędzia i wgląd w dane, które umożliwią budowanie głębszych i bardziej wartościowych relacji z klientami. Odejście od systemu legacy nie było jedynie modernizacją technologiczną, lecz stanowiło strategiczną decyzję o dostosowaniu operacji sprzedażowych do zmieniających się oczekiwań współczesnych klientów. Microsoft Dynamics 365 został wybrany jako fundament tej zmiany, umożliwiając DATEV dostarczanie bardziej spersonalizowanych, responsywnych i zorientowanych na wartość interakcji.

W ramach projektu firma dążyła do zwiększenia zaangażowania klientów dzięki lepszej widoczności danych i spersonalizowanej komunikacji, poprawy współpracy między działami oraz wspierania skalowalnego rozwoju poprzez elastyczne, przyszłościowe procesy. Dodatkowo transformacja miała umożliwić podejmowanie decyzji w oparciu o dane, zapewnić 360-stopniowy widok klienta oraz zwiększyć efektywność dzięki automatyzacji i wsparciu opartemu na Copilot.

W ścisłej współpracy DATEV i Capgemini stworzyły lekką i zwinną strukturę zarządzania projektem, zapewniającą jasno określone role i zakresy odpowiedzialności, które były na bieżąco definiowane wspólnie przez obszary biznesowe i IT. Ten model podwójnego przywództwa sprzyjał spójności między wszystkimi interesariuszami i umożliwiał szybkie, świadome podejmowanie decyzji na każdym etapie projektu.

Capgemini wspierało DATEV w opracowaniu podejścia do realizacji opartego na kamieniach milowych, zakotwiczonego w dobrze zdefiniowanym planie projektu oraz precyzyjnie określonym zakresie dla każdej fazy. Zapewniło to zespołom jasność i kierunek działania, pozwalając utrzymać koncentrację na celach i skutecznie dostarczać rezultaty. Takie podejście zapewniało elastyczność przy jednoczesnym zachowaniu struktury, umożliwiając sprawny postęp transformacji i reagowanie na zmieniające się potrzeby.

Nowa odsłona sprzedaży

Transformacja sprzedaży zapewnia jednolity, 360-stopniowy widok danych klientów i działań sprzedażowych, umożliwiając zespołom szybsze i bardziej precyzyjne reagowanie na indywidualne potrzeby klientów. Dodatkowo poprawa jakości danych oraz widoczności procesów wspiera podejmowanie decyzji opartych na danych oraz przygotowywanie bardziej trafnych i terminowych ofert, odzwierciedlających aktualną sytuację klienta.

Jednocześnie zespoły sprzedażowe korzystają teraz z bardziej intuicyjnego środowiska pracy, co przekłada się na płynniejsze interakcje i mniejsze tarcia po stronie klienta podczas konsultacji. Automatyzacja rutynowych zadań dzięki zintegrowanemu wsparciu Microsoft Copilot uwalnia czas na spersonalizowane doradztwo, proaktywne zaangażowanie klientów oraz działania o wyższej wartości. Standaryzacja procesów między działami zapewnia natomiast spójną komunikację oraz niezawodne świadczenie usług – od pierwszego kontaktu aż po zawarcie umowy i dalszą współpracę.

Całościowo transformacja ta umożliwia ludziom i procesom pracę w sposób bardziej inteligentny i efektywny, przekładając się na lepsze doświadczenia klientów oraz użytkowników końcowych.

W lipcu 2025 roku DATEV uruchomił pilotażową wersję Microsoft Dynamics 365 dla wybranej grupy użytkowników. Inicjatywa ta dostarczyła cennych wniosków z rzeczywistego użycia oraz spotkała się z konsekwentnie pozytywnym odbiorem, potwierdzając słuszność przyjętego kierunku transformacji oraz tworząc solidne podstawy do dalszych działań.

W oparciu o ten sukces pełne wdrożenie Microsoft Dynamics 365 zaplanowano na luty 2026 roku. Do tego czasu około 1 300 pracowników sprzedaży ma korzystać z platformy w codziennej pracy. Po wdrożeniu będą oni czerpać korzyści z usprawnionych procesów, większej efektywności oraz wyraźnie poprawionego doświadczenia użytkownika.

Wspólne podejście – oparte na metodykach zwinnych, przejrzystych zasadach zarządzania oraz wspólnym rozumieniu priorytetów biznesowych – okazało się bardzo skuteczne w przyspieszaniu postępów oraz dostarczaniu mierzalnej wartości dla całej organizacji.

Patrząc w przyszłość, DATEV przygotowuje się do rozszerzenia transformacji na obszary Customer Service oraz Field Service, bazując na solidnych fundamentach zbudowanych w obszarze sprzedaży. Współpraca nadal koncentruje się na dostarczaniu długoterminowej wartości oraz wspieraniu DATEV w budowaniu bardziej inteligentnej i spójnej przyszłości, z potrzebami klientów w centrum uwagi.

„Nasza transformacja sprzedaży stanowi strategiczny krok w kierunku bardziej zorientowanego na klienta i użytkownika oraz lepiej połączonego sposobu pracy w całej naszej organizacji sprzedaży. Dzięki Capgemini jako zaufanemu partnerowi mogliśmy przełożyć cele strategiczne na praktyczne rozwiązania – szybko, we współpracy i z silnym naciskiem na doświadczenie klienta. To wspólne podejście tworzy fundament dla przyszłych innowacji w zespołach mających bezpośredni kontakt z klientem.”

Lars Riedel, CIO, DATEV