Dobre praktyki i rola działu HR w nowoczesnej organizacji

Jakie są niezbędne umiejętności i nowe wyzwania napędzające branżę HR?

Martyna Kowalska,
Recruitment and Business Relation Process Lead

Praca w dziale HR to ciągły dynamizm i życie na fali z ogromną adrenaliną, które stawiają przed nami wiele ciekawych wyzwań zawodowych i interakcji międzyludzkich. Każdy dzień w HR to zgłębianie wiedzy o człowieku, jako o jednostce społecznej, działającej wewnątrz pewnej struktury organizacyjnej. Po latach pracy i wielu obserwacjach ma się wrażenie, że zna się już rozwiązania wszystkich zawiłych zadań, a relacje z ludźmi nie powinny być już dla nas zaskoczeniem, jednak każdy nowy dzień bardzo często niesie z sobą nowe wyzwania, kolejne doświadczenia, które mogą być włączone do naszego portfolio dobrych praktyk w zakresie HR. Jaki wachlarz umiejętności i wiedzy powinniśmy posiadać, aby móc się z nimi zmierzyć? Opowiem roli HR i o wyzwaniach stojących przed HR-owcem w nowoczesnej organizacji.

Krótka historia rozwoju HR

W warunkach globalizacji, umiędzynarodowienie się przedsiębiorstw zmieniło sposób myślenia wielu przedsiębiorców na temat strategii ich firmy.  Z wizji zarządzania przez pryzmat pieniądza, czyli zysku, przedsiębiorcy zmienili swój sposób myślenia na zarządzanie poprzez umiejętne wykorzystanie każdego potencjału ludzkiego. Przedsiębiorcy uznali, że tylko takie zarządzanie gwarantuje sukces ich firmy, a ludzie to jej fundamenty, bez których przedsiębiorca nie może się obejść. Tylko wysoka jakość tych fundamentów gwarantuje przetrwanie na rynku i utrzymania konkurencyjności podmiotu gospodarczego. Przyjęto, że ta metoda powinna być również oparta na odpowiednio dopasowanej strukturze organizacyjnej w stosunku do potencjału ludzkiego, w taki sposób, aby firma mogła się odnaleźć w dynamicznie zmieniających się warunkach konkurencyjności.

Ten sposób myślenia doprowadził do utworzenia działu, który będzie w swojej działalności skupiony wyłącznie na fundamentach firmy, jakimi są zasoby ludzkie. Miałby za zadanie prowadzić działania zmierzające do rozwijania potencjału ludzkiego, jak również wpływać na kreowanie odpowiedniej motywacji pracowników i umiejętnie wykorzystać drzemiące w pracownikach potencjały  (kompetencje i talenty).

Kompleksowe zarządzanie zasobami ludzkimi w organizacji

Tak narodziło się określenie „human resources” (HR), które zostało zaczerpnięte z języka angielskiego i w polskim tłumaczeniu oznacza „zasoby ludzkie”. Mimo angielskiego zapożyczenia, określenie to bardzo szybko znalazło swoje praktyczne zastosowanie w strukturach organizacyjnych firm.  Z czasem funkcje działu HR zostały mocno podzielone i pojawiły się nowe określenia, tak zwanego miękkiego i twardego HR-u.

I tak, pierwszy fundament – HR miękki – składa się z takich elementów jak: budowanie świadomości przyszłych kandydatów, z procesu rekrutacyjnego i wdrożenia pracownika oraz jego ewaluacji i motywacji w trakcie zatrudnienia, jak również z budowania szeregu systemów motywacyjnych opartych na rozwiązaniach płacowych i pozapłacowych. Natomiast na drugi fundament – HR twardy – składa się koordynacja wszystkich elementów administracji personalnej łącznie z naliczaniem płac oraz trzymaniem pieczy nad zgodnością tego fundamentu z prawem pracy i prawem cywilnym.

Jak można zauważyć złożoność tego tematu pokazuje, że rola HR  w organizacji jest wielopoziomowa i bardzo kompleksowa, niezależnie od skali biznesu, z uwagi na fakt, że praca ta jest związana  głównie z czynnikiem ludzkim. Sam HR-owiec często pracuje w tak zwanej strukturze macierzowej, która jest praktykowana szczególnie w dużych i bardzo dużych organizacjach. Rola HR w takich dużych strukturach sprowadza się nie tylko do kontaktu z kandydatami czy też pracownikami, ale również do raportowania wyników pracy do przełożonego, współpracy na wspólny sukces z innymi członkami zespołu, doradzaniu oraz wspieraniu menadżerów i kierowników departamentów.

W niektórych organizacjach HR odpowiada również za kontakt z klientami czy też dostawcami danej organizacji, co  dodatkowo wpływa na złożoność jego odpowiedzialności i znaczenie w biznesie. W związku z tym rośnie jego zakres zadań i obowiązków, gdyż problematyka zapytań od różnych nadawców jest wielotematyczna i często wykracza poza ramy HR. To powoduje, że HR musi sprostać wszystkim zadaniom i zapytaniom, do tego potrzebuje szerokiej wiedzy z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi oraz wiedzy o biznesie i zachodzących w nim procesach.

Zestaw cech idealnego HR-owca w organizacji XXI wieku

Złożoność tematyczna lub nawet wielozadaniowość wpływa na fakt, że HR-owiec musi odnaleźć się w wielu rolach i z pewnością potrzebuje zdolności aktorskich. W zależności od sytuacji przyjmuje rolę handlowca – proponując atrakcyjną pracę kandydatom, twardego negocjatora – rozmawiając o budżecie z przełożonym, czy też prezentera – podczas wdrażania nowego pracownika. Inne ważne role, które HR-owiec musi odegrać, to na przykład rola kierownika kreatywnego, gdzie niejednokrotnie przyjmuje rolę moderatora akcji marketingowych w zakresie tak zwanego employer brandingu. Z rolą lidera projektu HR styka się najczęściej. Każdy nowy temat to projekt, który należy zgłębić, a jego rozwiązanie wdrożyć w wyznaczonym terminie. Bycie koordynatorem projektu łączy się również z domeną finansisty, gdzie HR-owiec musi trzymać pieczę nad realizacją celów budżetowych w firmie. Rola prawnika też jest HR-owcom dobrze znana, bo kto jak nie HR zastanawia sie jak rozwiązać problem legalizacji pracy kandydata spoza Unii Europejskiej.

HR-owiec, aby mógł odnaleźć się w tych wszystkich niebanalnych sytuacjach i zadaniach z pewnością potrzebuje umiejętności analitycznego i logicznego myślenia, jak również posiadać umiejętność podejmowania decyzji na bazie małej ilości danych, co wiąże się z ogromnym ryzykiem. Tak więc stanie na krawędzi jest dość częstym doświadczeniem w życiu osób pracujących w dziale HR.

Złożoność problemów wymaga od HR-owca również wielozadaniowości, umiejętności prioretyzacji zadań oraz umiejętności zarządzania czasem. Wymagana jest również pewna asertywność w moderowaniu rozwiązań oraz umiejętność argumentacji i dyplomacji. HR to również empatia i opiekuńczość, bo to właśnie dział HR  jest tym miejscem do którego kieruje swoje kroki pracownik lub menadżer w trudnych sytuacjach. Jednakże nie zawsze zachowania kandydatów, czy też pracowników, są aż tak klarowne i często w dziale HR musimy szukać rozwiązań intuicyjnie, a tylko wieloletnie doświadczenie i umiejętność przewidywania niektórych zdarzeń, na bazie symptomów, pozwoli znaleźć właściwe rozwiązanie. Takie podejście pozwala na prognozowanie nieprzewidzianych zdarzeń, które mogą wpływać na organizację i jej konkurencyjność na rynku pracy.

Nowe wyzwania dla kadr w czasach kryzysu pandemicznego

Początek roku 2020 i czas pandemii na całym świecie postawił HR-owcom nowe wyzwania i trudności w kwestii zasobów ludzkich. Wypracowany przez lata system pracy musiał zostać diametralnie przemodelowany. Nowe obostrzenia pandemiczne wpłynęły na konieczność zbudowania nowych struktur bezpieczeństwa naszych pracowników. Również interakcje ludzkie w czasie pandemii zostały zaburzone. Ponadto, zarządzanie kryzysowe i zarządzanie zmianą nabrały nowego wymiaru. Nigdy dotąd nie mieliśmy do czynienia z takimi zagadnieniami w perspektywie bezpieczeństwa drugiego człowieka, jak w czasie pandemii. 

Miejmy nadzieję, że przełom 2020 i 2021 roku pozwoli nam w miarę rzetelnie określić nowe zadania, które będą stały przed działem HR w okresie pandemii i w postpandemicznych czasach, a tym samym pozwolą zdefiniować nowe kompetencje HR, pomagające w odnalezieniu się w tej nowej rzeczywistości. Podsumowując, HR nie lubi rutyny, a jedyna pewna rzecz w tym dziale to ciągła zmiana.