Mit openDesk entsteht derzeit ein neuer Ansatz für den öffentlichen Sektor: ein souveräner, Open-Source-basierter Arbeitsplatz, der Kommunikation, Kollaboration und Wissensmanagement auf einer offenen technologischen Grundlage vereint. Kuratiert durch das Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS) und getragen von einem wachsenden Ökosystem europäischer Anbieter, entwickelt sich openDesk zunehmend zu einer strategischen Option für Behörden, die ihre digitale Zukunft selbstbestimmter gestalten möchten.  

Mehr als ein Office-Ersatz

Es geht dabei um mehr als um den Austausch einzelner Office- und Kollaborationsanwendungen. Die Initiative adressiert eine viel grundlegendere Fragestellung: Wie sieht der Arbeitsplatz einer Verwaltung aus, die langfristig Kontrolle über ihre Daten, ihre Betriebsmodelle und ihre technologische Weiterentwicklung behalten möchte?

openDesk vereint eine Reihe etablierter europäischer Open-Source-Komponenten für E-Mail, Dokumentenbearbeitung, Dateiablage, Chat, Projektmanagement und Wissensmanagement in einer integrierten Plattform. Die eigentliche Innovation liegt jedoch nicht in den einzelnen Komponenten, sondern in ihrer Verbindung zu einer integrierten, souveränen Arbeitsplatzumgebung für die öffentliche Verwaltung. Genau diese Rolle übernimmt ZenDIS als Portfoliomanager.

Die Verwaltung der Zukunft braucht mehr als Kollaboration

Die öffentliche Verwaltung steht in den kommenden Jahren vor zwei eng miteinander verbundenen Aufgaben: Sie muss Bürokratie abbauen und gleichzeitig ihre Leistungsfähigkeit trotz des demografischen Wandels sichern. Wenn weniger Mitarbeitende eine wachsende Zahl komplexer Aufgaben bewältigen müssen, reicht es nicht aus, bestehende analoge Prozesse lediglich digital abzubilden.

Künstliche Intelligenz eröffnet hier grundlegend neue Möglichkeiten. Sie schafft die Fähigkeit, Verwaltungsprozesse durchgängig zu digitalisieren, wiederkehrende Tätigkeiten zu automatisieren, vorhandenes Wissen gezielter nutzbar zu machen und Mitarbeitende bei komplexen Aufgaben zu unterstützen. Damit wird KI zu einem wesentlichen Hebel, um Bearbeitungszeiten zu verkürzen, die Servicequalität zu verbessern und Fachkräfte von administrativen Routinetätigkeiten zu entlasten.

Gleichzeitig profitieren nicht nur die Verwaltungen selbst. Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen erwarten zunehmend digitale und unkomplizierte Zugänge zu Verwaltungsleistungen. KI-gestützte und durchgängig digitale Prozesse ermöglichen neue Formen der Bürgerinteraktion, reduzieren persönliche Vorsprachen, beschleunigen Antragsverfahren und schaffen die Grundlage für moderne, nutzerorientierte Verwaltungsservices. Der Abbau von Bürokratie wird damit nicht nur zu einem internen Effizienzprogramm, sondern unmittelbar als Verbesserung der Servicequalität erlebbar.

Der Verwaltungsarbeitsplatz der Zukunft ist deshalb mehr als eine Plattform für E-Mail, Dokumentenbearbeitung und Kollaboration. Er wird zunehmend zu einer intelligenten Arbeitsumgebung, in der Menschen, Daten und Fachverfahren zusammenwirken und schafft Raum für Automatisierung und den gezielten Einsatz von KI. Entscheidend ist, wie auf einer souveränen technologischen Grundlage neue digitale und KI-gestützte Arbeitsprozesse entstehen können.

Der Aufbau eigener KI-Kompetenzen muss daher als strategischer Entwicklungspfad verstanden werden. Er stärkt nicht nur die digitale Souveränität, sondern versetzt Verwaltungen auch in die Lage, ihre Prozesse, Leistungen und digitalen Bürgerservices langfristig selbstbestimmt weiterzuentwickeln.

Oder kurz zusammengefasst:

  • Digitale Anträge statt persönlicher Vorsprache
  • 24/7 verfügbare Services
  • Schnellere Bearbeitung durch Automatisierung
  • KI-gestützte Unterstützung bei Anträgen und Auskünften
  • Weniger Medienbrüche zwischen Bürgerportalen und Fachverfahren
  • Höhere Transparenz über Bearbeitungsstände
  • Serviceangebote in unterschiedlichen Sprachen

Die Herausforderung liegt in der Transformation

Mit der zunehmenden Verbreitung von openDesk entsteht ein neuer Markt. Die eigentliche Herausforderung ist dabei nicht die Software selbst. Verwaltungen benötigen Unterstützung bei:

  • Strategie und Zielarchitekturen
  • Migration und Transformation
  • Governance
  • Organisationsentwicklung
  • Betriebskonzepten
  • Integration bestehender Fachverfahren
  • Einführung von KI-basierten Arbeitsabläufen

Für die Einführung souveräner Arbeitsplatzmodelle sind daher Kompetenzen in Strategie, Transformation, Governance und Integration gefragt.

Das Interesse an souveränen Arbeitsplatzmodellen wächst in Deutschland und Europa. Gleichzeitig benötigen viele Organisationen erfahrene Integrations- und Transformationspartner, um aus einer technologischen Option einen produktiven Standardarbeitsplatz zu machen.

Capgemini bringt dabei verschiedene Fähigkeiten zusammen:

  • tiefes Verständnis der öffentlichen Verwaltung
  • langjährige Erfahrung in Cloud-Transformationen
  • aktive Beteiligung im europäischen Open-Source-Ökosystem
  • eigene Kompetenzen im Bereich souveräner KI-Plattformen
  • Erfahrung in Governance und großskaligen Transformationsprogrammen

Damit nimmt Capgemini eine Rolle ein, die weit über die klassische Implementierung hinausgeht: als Integrations-, Transformationspartner und Innovationsbeschleuniger für den souveränen Arbeitsplatz der Zukunft.

Neue Partnerschaft mit OPS stärkt das Ökosystem

Ein wichtiger Meilenstein auf diesem Weg ist die neue Partnerschaft zwischen Capgemini und Open Productivity Software GmbH (OPS).

OPS wurde von den zentralen openDesk-Softwareherstellern gegründet, um die Vermarktung und Weiterentwicklung der Lösung gemeinsam mit dem ZenDiS voranzubringen. Die Partnerschaft verfolgt das gemeinsame Ziel, Projekte rund um openDesk erfolgreich umzusetzen und die Verbreitung souveräner Arbeitsplatzlösungen zu beschleunigen. 

Gemeinsam mit ZenDIS in eine souveräne Zukunft

Die Partnerschaft mit OPS steht dabei auch für eine enge Zusammenarbeit mit  dem ZenDiS. ZenDiS übernimmt die Rolle des Portfoliomanagers für die öffentliche Verwaltung für die öffentliche Verwaltung, während Marktpartner wie Capgemini die Skalierung, Integration und Einführung in die Fläche unterstützen.

Damit entsteht ein arbeitsteiliges Modell, in welchem:

  • ZenDIS strategische Steuerung und Governance übernimmt,
  • OPS als wirtschaftlicher Marktakteur und Technologielieferant agiert,
  • Capgemini als Integrations-, Transformations- und Innovationspartner skaliert.

Dieses Zusammenspiel schafft die Voraussetzungen, souveräne Arbeitsplatzlösungen in größerem Maßstab einzuführen und weiterzuentwickeln.

Fazit

openDesk ist nicht einfach nur ein neues Softwareprodukt. Vielmehr verdeutlicht diese Initiative, dass digitale Arbeitsplätze in der öffentlichen Verwaltung künftig leistungsfähig, souverän und KI-fähig sein müssen. Dies erfordert technologischen Wandel ebenso wie Führung, Mut zur Veränderung und die Bereitschaft, digitale Souveränität aktiv zu gestalten.

Die Kombination aus Open Source, souveräner KI und modernen Betriebs- und Integrationsmodellen eröffnet die Chance, den Verwaltungsarbeitsplatz neu zu denken und die Leistungsfähigkeit der öffentlichen Verwaltung langsfristig zu stärken.