Future of Work – der flexible und bedürfnisorientierte Arbeitsort der Zukunft

Ist Ihnen aufgefallen, dass die Büroflächen zu großen Teilen ungenutzt sind? Bereits drei von zehn Unternehmen rechnen damit, dass in den nächsten 2-3 Jahren mehr als 70% ihrer Mitarbeitenden mobil arbeiten werden (Capgemini Research Institute, 2020). Dies hat zur Folge, dass innerhalb von 2-3 Jahren ca. ein Drittel der Büroflächen ungenutzt bleiben was nicht sinnvoll im Zuge der eigenen Nachhaltigkeitsziele erscheint. Gleichzeitig haben Studien gezeigt, dass die Produktivität durch das Homeoffice im Durchschnitt um bis zu 24% erhöht wird (Capgemini Research Institute, 2020). Als Unternehmen umzudenken kann sich also lohnen!

Die Bedürfnisse und Arbeitsweisen der Mitarbeitenden haben sich gewandelt

Ist Ihnen aufgefallen, dass sich die Bedürfnisse der Mitarbeitenden geändert haben? Mitarbeitende haben nicht erst seit der Pandemie das Bedürfnis nach mehr Autonomie, Flexibilität und einer verbesserten Work-Life-Balance. Diese Bedürfnisse verändern die Arbeitsweise und somit scheint eine Rückkehr in veraltete Raumkonzepte überholt. Das zeigen auch unsere Kundenprojekte: Alte Raumkonzepte sind vor dem Hintergrund von vermehrter hybrider und virtueller Zusammenarbeit nicht sinnvoll, da sie die neue Art und Weise des Zusammenarbeitens nicht ausreichend unterstützen. Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass Mitarbeitende die Büroflächen vor Ort für

1) eine gemeinsame Zusammenarbeit an Aufgaben,

2) den persönlichen Austausch und

3) zur Stärkung der Teamidentität nutzen.

Das Homeoffice hingegen möchten Mitarbeitende für konzentriertes Arbeiten und zur flexiblen Anpassung an individuelle Lebenssituationen nutzen. Dies ist bei einer Umgestaltung des Arbeitsortes zu berücksichtigen.

Drei zentrale Erkenntnisse

Gemeinsam mit unseren Kunden finden wir Antworten auf die Frage, wie die Zukunft der Arbeit aussehen soll und welche Schritte in der Transformation zu sogenannten Flexible Offices getätigt werden sollten. Aus unseren Projekten haben wir drei zentrale Erkenntnisse gezogen:

1) Zuerst wird die Art und Weise der Zusammenarbeit definiert und danach werden die Büroflächen gestaltet.

Neue Flächen sind ein attraktives Thema und der Wunsch sich darüber auszutauschen und aktiv mitzugestalten ist groß. Unsere Empfehlung: Mensch, Technologie und Raum müssen in Einklang gebracht werden und zusammen gedacht werden (siehe Abbildung). Denn nur so schafft man ein Büro der Zukunft, welches die Zusammenarbeit unterstützt und langfristig stärkt. 

Mehr zu den Elementen der Zukunft des Arbeitens (Nickel, 2022)

2) Kein Team gleicht dem Nächsten und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden stehen im Fokus.

Denken Sie an ein Research & Development Team und ein Controlling Team. Beide haben unterschiedliche Bedürfnisse und Ansprüche an die Büros. Während die einen Mitarbeitenden einen ruhigen Rückzugsort brauchen, bevorzugen andere den intensiven Austausch. Unsere Empfehlung: Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden an dem Prozess aktiv teilhaben und mitgestalten, damit die jeweiligen Bedürfnisse bei der Ausgestaltung der Flächen berücksichtigt werden. Gleichzeitig bieten Workshops zum Einbinden der Mitarbeitenden die Möglichkeit Teambuilding zu betreiben und die Teamidentität zu stärken. Dies ist vor allem nach langer Zeit des virtuellen Arbeitens wichtig.

3) Eine gute Change Management Begleitung ist essenziell für die Umsetzung von Flexible Offices.

Jede Transformation ist eine Herausforderung: Es können Gerüchte und Widerstände in der Belegschaft entstehen noch bevor die Transformation angestoßen wurde. Unsere Empfehlung: Durch eine umfangreiche Mitarbeitenden- und Betriebsratkommunikation, gutes Stakeholdermanagement und eine kontinuierliche Erfolgsmessung legen Sie den Grundstein für den Projekterfolg. Durch gezielte Formate zur Führungskräftebefähigung und die aktive Mitarbeitereinbindung im gesamten Veränderungsprozess wird die Akzeptanz erhöht und die Unsicherheit verringert.

Zusammenfassend können wir sagen: Es ist jetzt der richtige Zeitpunkt die Arbeitsweisen und folglich den Arbeitsort neu zu denken. Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass ihre kostspieligen Flächen nicht optimal genutzt werden und Mitarbeitende mit neu entdeckten Bedürfnissen zurückkehren werden. Dabei empfehlen wir: 1) Die Zusammenarbeit neu zu definieren, bevor man sich mit einer Neugestaltung des Arbeitsorts beschäftigt. 2) Die Bedürnisse der Mitarbeitenden einzubeziehen und auf die Teamstrukturen zu achten. 3) Den Wandel mit einem guten Change Management zu begleiten.

Vielen Dank an die Co-Autor*innen Heinrich Dröge und Anna Kaplun.