Effizienz im Fokus: Wie Wealth und Asset Manager durch Prozessoptimierung profitieren

Die Verluste, die durch Ineffizienzen verursacht werden, sind vielseitig und entstehen nicht nur durch verzögerte Reaktionszeiten, sondern auch durch steigende Betriebskosten und eine mangelnde Anpassungsfähigkeit an Veränderungen im Markt.

Auch im Wealth and Asset Management (WAM)-Sektor zeigen sich diese Probleme deutlich. Hier treffen Unternehmen auf eine anspruchsvolle Kombination aus ständig wachsenden regulatorischen Anforderungen, zunehmendem Innovationsdruck und der Konkurrenz durch digitale Herausforderer. Gleichzeitig kämpfen sie mit fragmentierten IT-Systemen und manuellen Prozessen, die zu Fehlern, Verzögerungen und Compliance-Risiken führen. Datenschutzbedenken verstärken den Druck, sichere und zugleich effiziente Abläufe zu etablieren.

Die gute Nachricht? Effektive Prozessoptimierung kann all das ändern. Sie schafft nicht nur die Grundlage für eine höhere Effizienz, sondern hilft auch dabei, regulatorische Vorgaben zu erfüllen und sich in einem zunehmend wettbewerbsorientierten Markt zu behaupten. Im Folgenden werfen wir einen Blick drauf, wie Unternehmen genau das erreichen können.

Drei Ansätze zur Prozessoptimierung im Business Process Management

Jeder hat schon einmal mit Prozessen zu tun gehabt, die mehr Chaos als Klarheit schaffen, oder Abläufe, bei denen das Gefühl entsteht, dass alle Räder irgendwie haken. Transparenz ist der Schlüssel, doch genau diese fehlt in vielen Organisationen – ein blinder Fleck, der Ineffizienzen verschleiert und die Optimierung behindert. Ein strukturierter Ansatz wie Business Process Management (BPM) bietet hier Abhilfe. Hier geht es darum, Klarheit zu schaffen: Wo liegen die Schwachstellen? Wie lassen sich Abläufe nicht nur reparieren, sondern grundlegend verbessern? Lösungsansätze aus der Praxis BPM helfen, unnötige Prozessschritte zu streichen, Engpässe zu beheben und Schnittstellenprobleme zu lösen.²

Beispielsweise kann die Eliminierung überflüssiger Aktivitäten dazu beitragen, die Effizienz zu steigern, Verzögerungen zu verringern und die Produktivität zu erhöhen.³ Zudem lassen sich Engpässe durch eine verbesserte Arbeitsverteilung, eine optimale Ressourcennutzung und den Einsatz von Automatisierung vermeiden, was wiederum Rückstaus, Wartezeiten und Unterbrechungen minimiert.⁴

Ein zentraler Faktor der Prozessoptimierung ist die Standardisierung von Abläufen, da sie Konsistenz, Effizienz und eine bessere Kontrolle über die Prozesse gewährleistet. Diese wird durch einen dreistufigen Ansatz erreicht: Task Mining analysiert Desktop-Aktivitäten außerhalb von Transaktionssystemen, um Ineffizienzen aufzudecken, während Process Mining Einblicke in Arbeitsabläufe innerhalb von Transaktionssystemen liefert und End-to-End-Transparenz schafft. Ergänzt wird dies durch humanzentrierte Ansätze, die darauf abzielen, Variabilität und Komplexität zu reduzieren und die Abstimmung mit menschlichen Interaktionen zu verbessern. Welcher dieser Ansätze für ein Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab und lässt sich durch eine individuelle Analyse bestimmen.

1) Task Mining

Task Mining arbeitet auf der detailliertesten Ebene der Prozessanalyse, indem prozessverbundene Interaktionsdaten direkt von den Desktops der Mitarbeiter erfasst und analysiert werden. Dabei werden Prozesse identifiziert, die in Transaktionssystemen nicht sichtbar sind, indem Benutzeraktionen wie Klicks, Copy-and-Paste-Aktivitäten, Anwendungsnutzungszeiten und andere relevante Daten aufgezeichnet werden. Der Ablauf, wie Task Mining Erkenntnisse liefert, lässt sich in fünf klar definierte Schritte gliedern:

1. Erfassung: Nutzerinteraktionen werden im Kontext ihrer Aufgaben dokumentiert.
2. Mustererkennung: Mithilfe von KI werden ähnliche Aktivitäten gruppiert, um wiederkehrende Abläufe zu identifizieren.
3. Datenkorrelation: Die erfassten Interaktionsdaten werden mit Geschäftsdaten verknüpft, um deren Einfluss auf den Gesamtprozess zu bewerten.
4. Erkenntnisse: Ineffizienzen und Optimierungspotenziale werden sichtbar gemacht.
5. Umsetzung: Die identifizierten Prozesse können vereinfacht und Automatisierungsmöglichkeiten aufgezeigt werden.⁵

Im WAM-Sektor zeigt Task Mining seinen Nutzen beispielsweise im Portfolio-Reporting. Es erkennt manuelle Datenübertragungen und hilft, standardisierte Vorlagen einzuführen. So wird die Bearbeitungszeit verkürzt, die Genauigkeit verbessert und Finanzinformationen rechtzeitig bereitgestellt. Im Risikomanagement identifiziert Task Mining zudem repetitive Dateneingabeaufgaben und ermöglicht durch die Integration von Robotic Process Automation (RPA) eine Optimierung der Arbeitsabläufe.

2) Process Mining

Process Mining liefert Klarheit, indem es zeigt, wie Prozesse tatsächlich ablaufen – jenseits von Vermutungen oder Annahmen. IT-Systeme wie ERP- oder CRM-Lösungen liefern dabei die Rohdaten – Process Mining nutzt sie, um den echten Prozessfluss sichtbar zu machen: Wo treten Verzögerungen auf? Wie interagieren Systeme und Abteilungen miteinander?Die Erkenntnisse sind oft verblüffend: So kann ein Unternehmen feststellen, dass ein vermeintlich geradliniger Genehmigungsprozess in Wahrheit aus zahllosen Umwegen und Wiederholungen besteht. Mit dieser Transparenz kann der Prozess schlanker und effizienter gestaltet werden. Der Unterschied zu Task Mining? Während Task Mining einzelne Benutzeraktivitäten analysiert, legt Process Mining den Fokus auf das große Ganze: den kompletten Ablauf und die Interaktionen. Es liefert nicht nur Daten, sondern Antworten – und schafft die Grundlage für fundierte Entscheidungen. Mithilfe von Visualisierungen und Dashboards können Unternehmen potenzielle Schwachstellen erkennen und gezielt Optimierungsmaßnahmen einleiten.⁶

Im Kontext des WAM-Sektors erweist sich Process Mining beispielsweise bei Prozessen wie Anti-Money Laundering (AML) und Know-Your-Customer (KYC) als sehr nützlich. Die Analyse von Genehmigungs- und Ablehnungsprozessen mit detaillierten Dateninsights erlaubt eine Optimierung der Betrugserkennung, eine Stärkung der Compliance sowie eine Minimierung von Risiken. Des Weiteren ermöglicht Process Mining WAM-Unternehmen, automatisierte Zahlungsprozesse zu skalieren und Unstimmigkeiten im gesamten Master-Data-Lifecycle zu optimieren. Dadurch werden Prozesse digitaler gestaltet und Mehrwert für die gesamte Organisation geschaffen.

3) Process Intelligence durch die Synergie von Process und Task Mining

In Kombination bieten Process Mining und Task Mining eine ganzheitliche Sicht auf die Betriebsabläufe einer Organisation. Dies erlaubt Unternehmen die Identifikation von Automatisierungspotenzialen sowohl auf Makro- als auch auf Mikroebene.⁷

Process Intelligence vertieft die gewonnenen Erkenntnisse, indem Datenanalysen und maschinelles Lernen eingesetzt werden. So lassen sich Ineffizienzen aufdecken, potenzielle Verzögerungen vorhersagen und gezielte Empfehlungen für eine optimale Prozessgestaltung entwickeln.⁸     

Dieser Ansatz fördert nicht nur die Steigerung der betrieblichen Effizienz, sondern unterstützt auch die kontinuierliche Überwachung und Umsetzung von Maßnahmen, um nachhaltige Prozessverbesserungen langfristig zu sichern.

Checkliste für eine erfolgreiche BPM-Implementierung im WAM

Für eine erfolgreiche Implementierung von BPM hat Capgemini Invent sechs essenzielle “To-Dos” identifiziert, die Effizienz, Ausrichtung und messbaren Fortschritt fördern. Diese Leitlinien bieten einen strukturierten Ansatz, um Organisationen dabei zu unterstützen, ihre Abläufe zu optimieren und strategische Ziele effektiv zu erreichen: 

1. Definition einer klaren Vision, um die BPM-Strategie mit den Geschäftszielen in Einklang zu bringen 
2. Aufbau interdisziplinärer Teams, um technische und geschäftliche Anforderungen ausgewogen zu berücksichtigen 
3. Hervorhebung der Vorteile von Prozessvereinfachung und Automatisierung 
4. Zuweisung klarer Rollen, um nachhaltige Veränderungen und langfristigen Erfolg sicherzustellen 
5. Einbindung des Top-Managements, um BPM voranzutreiben und schnelle Erfolge zu erzielen 
6. Messung und Nachverfolgung von Fortschritten, um eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern⁹

Effizienz als Wettbewerbsvorteil 

In einer zunehmend komplexen Geschäftswelt sind ineffiziente Prozesse nicht nur kostspielig, sondern auch riskant. Unternehmen im Wealth & Asset Management müssen sich kontinuierlich anpassen, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen und wettbewerbsfähig zu bleiben. Business Process Management mit Task und Process Mining ermöglicht eine datengetriebene Optimierung, die nicht nur Abläufe strafft, sondern auch Automatisierungspotenziale aufdeckt. Wer heute in effiziente Prozesse investiert, sichert sich morgen einen entscheidenden Marktvorteil. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Website: Banken und Kapitalmärkte | Consulting & Transformation | Capgemini