Der Effekt von Process Mining im Einkauf – ein Projektbeispiel

Process Mining ermöglicht eine objektive, datengetriebene Analyse der tatsächlich gelebten Prozessabläufe im Einkauf und schafft somit Transparenz als Grundlage für gezielte und effiziente Prozesstransformation

Um eine optimale Wertschöpfung und ein hohes Maß an Resilienz garantieren zu können, streben Unternehmen danach ihre Prozesse unmissverständlich zu definieren. Häufig herrscht die Ansicht, dass eine abteilungsübergreifend dokumentierte Prozesslandschaft ausreicht, dies zu erreichen. Im Arbeitsalltag verselbständigen sich Prozessabläufe jedoch schnell und besonders bei großen Unternehmen wird es im Laufe der Zeit immer schwieriger den Überblick über die offiziell dokumentierten Prozesse gegenüber den gelebten Abläufen zu behalten. Die „historisch gewachsenen“ Prozesse werden im Arbeitsalltag nicht infrage gestellt und die Aktualität der Prozessdokumentation nicht überprüft. Im Arbeitsalltag bürgert sich dieser Zustand schnell ein und wird als „normal“ empfunden. Daraus entstehen Ineffizienzen, unter anderem in Form mangelnder Transparenz, langer Prozesszeiten, Prozessbrüche und Schleifen, welche mit hohen Prozesskosten verbunden sind. Diese Schmerzpunkte werden durchaus wahrgenommen, deren Ursachen sind aber selten exakt identifizierbar. Die entstandenen Nachteile verdeutlichen sich entweder schleichend in einer sinkenden Profitabilität oder schlagartig in unvorhergesehenen Ausnahmesituationen, die die Arbeitsabläufe auf eine Bewährungsprobe stellen. Solche Herausforderungen sind oft nur durch hohen Aufwand und Ressourcenkosten zu bewältigen. Einige unserer Process Mining Projekte basieren auf solchen Ereignissen, die unsere Kunden kurzfristig dazu zwingt, schnellstmöglich die Ursachen der aktuellen Prozessineffizienz zu identifizieren, um entsprechende Maßnahmen einleiten zu können.

Für Unternehmen aus der Energiebranche spielen Einkaufsprozesse eine entscheidende Rolle, da sie direkten Einfluss auf die kontinuierliche Versorgung mit essenziellen Ressourcen haben. In diesem Kontext stellt Process Mining die Transparenz und das Verständnis über die Abläufe her, um deren reibungslose Ausführung garantieren zu können. Zudem sind Energieversorgungsunternehmen von komplexen Lieferketten abhängig, die eine Vielzahl von Materialien und Dienstleistungen umfassen, und sich von der Beschaffung von Rohstoffen für die Energieerzeugung bis hin zu Wartungsarbeiten an kritischen Infrastrukturen erstrecken. Process Mining ermöglicht es, den gesamten Beschaffungszyklus zu visualisieren und Engpässe oder ineffiziente Prozessschritte zu identifizieren. Process Mining unterstützt die sichere Versorgung entlang des Beschaffungszyklus. Des Weiteren unterliegen die Einkaufsprozesse in Energieunternehmen Umweltauflagen, Sicherheitsstandards und vielfältigen gesetzlichen Vorschriften. Process Mining unterstützt den Einkauf in einer frühzeitigen Identifizierung von Compliance-Verstößen und der Minimierung von rechtlichen Risiken.

In diesem Beitrag möchten wir ein abgeschlossenes Projekt aus der Energiebranche mit dem Fokus auf den Purchase-to-Pay (P2P) Prozess heranziehen, welches die Einkaufsabteilung sowie die Kreditorenbuchhaltung betrifft. Das Projekt umfasste den Aufbau der Datenverbindung zum ERP System, die Aufbereitung und Transformation der relevanten Daten und die Ableitung von Optimierungspotentialen. Als zentrales Asset wurde ein digitaler Zwilling des Prozesses mit einer End-to-End (E2E) Ansicht, von der Erstellung einer Bestellanforderung über den Wareneingang bis hin zum Rechnungsausgleich erstellt. Dies ermöglicht die Identifizierung von Ursachen für unerwünschte Prozessaktivitäten, Abweichungen, manuelle Nacharbeit und Prozessschleifen in der alltäglichen Prozessausführung. Im Folgenden beleuchten wir die konkreten Effekte von Process Mining im einkaufsrelevanten Kontext.

Was steckt hinter der Technologie Process Mining?

Process Mining ist eine analytische Methode, die Daten aus Geschäftsprozessen nutzt, um Prozessabläufe zu visualisieren, zu überwachen und zu verbessern. Hierbei werden Daten aus allen prozessbezogenen IT-Systemen wie ERP, CRM oder Logistiksystemen herangezogen. Process Mining wird dabei auf die bestehenden Systeme aufgesetzt, um Aktivitäten in den Prozessen zu verfolgen, ohne die existierenden Systeme zu ersetzen.

Die Analyse erfolgt auf Basis von Ereignisprotokollen (Event Logs), die durch die IT-Systeme automatisch erzeugt werden und als Basis für den digitalen Prozesszwilling dienen. Diese Protokolle enthalten Informationen über alle Aktivitäten, die innerhalb eines Prozesses ausgeführt wurden, sowie Informationen über den Zeitpunkt, die Dauer, die beteiligten Mitarbeiter und die Ressourcen, die für die Durchführung der Aktivitäten benötigt werden.

Mithilfe von Dashboards und Analysesheets können Unternehmen beispielsweise verdeckte Engpässe oder Prozessschleifen identifizieren, Schwachstellen in Prozessabläufen aufzeigen, Prozessoptimierungen durchführen oder Compliance-Verstöße aufdecken und korrigieren. Folglich bietet Process Mining eine datenbasierte Analyse der aktuellen gelebten Prozessabläufe und eliminiert die meist vorherrschende Subjektivität in Prozessoptimierungsprojekten.

Zusammengefasst ist Process Mining durch die Verbesserung von Effizienz und Transparenz der Geschäftsprozesse in der Lage zu höherer Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen beizutragen. Die Komplexität der Analyse umfasst die tatsächlich ausgeführten Prozessschritte im Arbeitsalltag basierend auf den im ERP System gespeicherten Zeitstempeln der vom Nutzer ausgeführten Aktivitäten.

Wie kann der Einkauf von Process Mining profitieren?

Im Vergleich zu anderen Optimierungsansätzen steht bei Process Mining die datenbasierte Prozesstransparenz und folglich die gezielte Lösung von verdeckten Prozessineffizienzen im Vordergrund. Im Einkauf spielt die Lösung daher eine Schlüsselrolle, um den wertschöpfenden Effekt der Einkaufsprozesse zu optimieren und nicht wertschöpfende Tätigkeiten aufzudecken und gezielt anzugehen. Der Einkauf ist von zentraler Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens, da er Kosteneinsparungen durch Verhandlungen mit Lieferanten und Prozessoptimierungen ermöglicht. Gleichzeitig spielt er eine entscheidende Rolle im Lieferantenmanagement, um hochwertige Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten. Zudem trägt der Einkauf zur Identifizierung und Reduzierung von Risiken bei, um die Lieferkettenkontinuität sicherzustellen. Darüber hinaus kann er Innovationsprozesse unterstützen, indem er neue Technologien und Produkte integriert. Die Funktion des Einkaufs umfasst auch die Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Vorschriften, wodurch er die Effizienz steigert und die Kosten senkt. Gleichzeitig bildet er die Verbindung zu anderen Unternehmen und internen und externen Partnern im Supply Chain Netzwerk. Hier ist es besonders relevant eine konstante Transparenz der gelebten Prozesse zu wahren, da hier zahlreiche Unternehmensschnittstellen, wie zum Beispiel verschiedene Fachbereiche aus dem operativen Geschäft oder auch, wie in unserem abgeschlossenen Projekt, die Finanzbuchhaltung, aufeinandertreffen, deren Prozessaktivitäten nahtlos ineinandergreifen müssen.

Die E2E Prozessvisualisierung stärkt ein einheitliches Prozessverständnis und bereichsübergreifender Kooperation

Ein wichtiger Erfolgsfaktor unserer Projekte ist ein einheitliches Ende zu Ende (E2E) Prozessverständnis, welches ein elementarer Faktor für die respektvolle und vor allem wertschöpfende Zusammenarbeit im Prozessdurchlauf darstellt. Da in diesem Projekt zwei Abteilungen im Fokus standen, deren tägliche Aktivitäten sich zwar bedingen aber an unterschiedlichen Teilen des P2P Prozesses wirken, war die datenbasierte Darstellung des Ist-Prozesses inklusiver aller relevanten Aktivitäten von hoher Priorität. Eine Fokussierung des einzelnen Mitarbeiters auf den eigenen Bereich ist zu einem gewissen Grad immer zu erwarten. Bei etablierten Unternehmen erfährt man jedoch oftmals auch innerhalb derselben Abteilung ein verbreitetes Silo-Denken. Im Zuge der Analyse des abgebildeten Ist-Prozesses, stellten wir fragmentierte Prozessabläufe mit nicht komplettierenden Aktivitäten heraus, die vieler manueller Nacharbeit, abteilungsübergreifende Rücksprachen und Prozessschleifen bedurften, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Der Ursprung dieser Prozessineffizienz und seiner Auswirkung auf beispielsweise die Durchlaufzeit eines einzelnen Bestellvorgangs war nicht bekannt und verlor sich oft an der Schnittstelle zu verschiedenen Verantwortungsbereichen. Die Abhängigkeit der bereichsübergreifenden Aktivitäten voneinander war mit klassischen Methoden häufig nur mühsam zu identifizieren.

Die Visualisierung des ganzheitlichen Ist-Prozesses in einem Dashboard ermöglichte den Akteuren im P2P Prozess vorangegangene und nachfolgende Prozessaktivitäten nachzuvollziehen, die sonst im System und auch im Arbeitsalltag für den einzelnen Mitarbeiter „unsichtbar“ ablaufen. Daraus ergab sich das Verständnis über den eigenen Beitrag in der Prozesskette und dessen Auswirkung auf nachfolgende Aktivitäten. Jedem beteiligten Mitarbeiter konnte somit ein Bewusstsein über die Relevanz seiner Rolle im Prozess über die eigene Abteilung hinaus gegeben werden. Die faktenbasierte Einbettung der einzelnen Rolle in die ganzheitliche Prozesskette und in das Unternehmen ist keine subjektive Bewertung, sondern eine objektive Darstellung der aktuellen Prozess- und Arbeitsrealität. Die Aufbereitung der Daten mit dem angewandten Process Mining Tool ermöglicht allen Prozessverantwortlichen den Zugang zu derselben Auswertung, Darstellung und Interpretation der definierten Prozesskennzahlen. Somit können Prozessschleifen oder wiederkehrende Engpässe und deren Auswirkung auf den ganzheitlichen Prozess erkannt, evaluiert und entsprechend gegengesteuert werden. Gleichzeitig bildet das gesteigerte Prozessverständnis und der eigenen Wirkung im Prozessablauf den wichtigen Grundstein für eine verantwortungsbewusste und abteilungsübergreifende Kooperation und effektive Kommunikation.

Eine automatisierte Prozesssteuerung fördert einen effizienten Prozessablauf mit hoher Datenqualität und minimiert manuelle Nacharbeiten

Durch die annährend Echtzeitanalyse der einzelnen Prozessaktivitäten können Mitarbeiter ihren Prozess überwachen und bei Bedarf sofort reagieren, um sich abzeichnende Verzögerungen oder Fehlerquellen zu vermeiden. Dashboards ermöglicht die Überwachung von Prozess Performance Indikatoren und die Ableitung von Prozessverbesserungen, um Prozessstrukturen längerfristig zu optimieren.

Die alleinige Implementierung eines Process Mining Tools führt jedoch nicht automatisch zu einer Verbesserung im Prozess, ist aber ein machtvolles Tool, um bessere Kontrolle über einen Prozess zu gewinnen und gezielter steuern zu können. Process Mining Tools sind in der Lage aktiv die tägliche Arbeit der Anwender des angeschlossenen Systems zu unterstützen. Während unserer Projektarbeit diskutierten wir mit dem Kunden die Möglichkeit einer solchen Steuerungsfunktion im Rahmen der Erstellung einer Bedarfsanforderung und Bestellung. Um die Qualität dieser zu steigern und somit manuelle Korrekturen, zeitintensive Rücksprachen und Prozessschleifen vorzubeugen, kann das System einen Nutzer basierend auf vordefinierten Parametern automatisch Handlungsempfehlungen, Warnungen oder Trainingsinhalte zur Verfügung stellen. Der Verweis auf Trainingsmaßnahmen erscheint zwar vorerst drastisch im Alltagsgeschäft. Eine längerfristige Betrachtung ergibt, dass diese Art des kontinuierlichen und fallbezogenen Trainings deutlich effektiver und nachhaltiger ist als eine nicht fallbezogene Trainingseinheit zu einem unspezifischen Zeitpunkt. Die korrekten Abläufe und Aktivitäten im Alltagsgeschäft der Mitarbeiter können sich schnell und nachhaltig festigen, eine automatische Intervention des Systems aufgrund einer sinkenden Fehlerquote wird seltener und gleichzeitig steigt die Qualität der ausgeführten Prozesse. Des Weiteren sahen wir die Möglichkeit der Prozessautomatisierung bzw. -standardisierung bei der Erstellung von BANF und Bestellung, um technische Schnittstellen zu überbrücken und den Effekt von Maverick Buying zu minimieren.

Die tatsächlichen Potentiale der identifizierten Punkte wurde durch die effektive Kombination aus Prozessverständnis des Kunden, Datenanalyse durch Process Mining und der Verdeutlichung von KPIs ermittelt. Dieses grundlegende Setup bildet den Rahmen eines kontinuierlichen und nachhaltigen Monitorings

Die gewonnene Transparenz ermöglicht eine gezielte Problemlösung und Priorisierung von Aktionen im Fall von Abweichungen

Die objektive Sicht auf den tatsächlich ausgeführten Prozess verdeutlichte dem Kunden Abweichungen und Engpässe, die im alltäglichen Arbeitsablauf weder ersichtlich noch quantifizierbar sind. In unserem explorativen Ansatz konnten wir herausstellen welche Arten von nachträglichen Änderungen, beispielsweise Preis oder Menge, in Bestellpositionen durchgeführt wurden und mit welcher Häufigkeit diese auftraten. Zusätzlich konnten wir Auswirkungen dieser Änderungen auf die Durchlaufzeit des gesamten Prozesses und eines bestimmten Prozessabschnittes herausstellen. Zudem ist eine Auswertung der Änderungen auf dem Detaillevel von Lieferanten oder Warengruppen möglich und es kann eine Relation zur Rechnungsbearbeitung hergestellt werden. Für das Team der Rechnungsprüfung war besonders unsere Analyse der Skonto Bewegungen interessant. Wir konnten im Process Mining Tool aufführen, ob das Skonto zu früh, innerhalb einer Frist oder zu spät bzw. gar nicht realisiert wurde. Mit einer Priorisierungslogik und festgelegten Grundfunktionen war es dem Team direkt eigenständig möglich individuell optimierte Analysen zu erstellen. Beispielsweise unterstützt die Skonto Auswertung auf Lieferantenebene den Kunden darin, entsprechende Maßnahmen zielgerichteter einzusetzen. Oftmals bestätigten die Ergebnisse unserer aufbereiteten Analysen das „Bauchgefühl“ des Kunden. Die datenbasierte Herausarbeitung der Schmerzpunkte liefert dem Kunden nicht nur eine objektive Grundlage für eine zielgerichtete Optimierung der täglichen Abläufe, sondern ebenfalls einen Hebel die bestehenden Ressourcen nachhaltig effizienter nutzen zu können. Basierend auf der Kritikalität des Schmerzpunktes, seiner Auswirkung auf den ganzheitlichen Prozess und Komplexität der Realisierung, wurde die Umsetzung der entsprechenden Gegenmaßnahmen priorisiert.

Die gewonnene Transparenz durch die Implementierung eines Process Mining Tools wird mit dessen konstanter Nutzung als Kontrollinstrument weiter verstärkt. Nach Abschluss des Projektes ist es dem Kunden im Process Mining Tool möglich die Effektivität der festgelegten Maßnahmen zu verfolgen und KPIs wie zum Beispiel Prozessdurchlaufzeit, Automatisierungsrate oder Nacharbeiten in Echtzeit zu messen und langfristig vergleichbar zu machen. Das Resultat ist ein effizienter und resilienter Prozessablauf, dessen mitwirkende Parteien ein hohes Prozessverständnis aufweisen.

Unternehmen sehen sich immer mehr einem volatilen und risikobehafteten Umfeld, sei es durch Klimawandel, Auswirkungen von Konflikten und Kriegen, und gesellschaftlichen Herausforderungen ausgesetzt. Je größer das Unternehmen und sein externes Netzwerk ist, desto umfangreicher und komplexer ist auch die dahinterliegende Prozessstruktur, die alle Beziehungen und Abläufe steuert. Jeder Bereich trägt mit einem effizienten Prozessdurchlauf dazu bei, dass das gesamte Unternehmen sicher und flexibel navigieren kann. Mit seinen vielen Berührungspunkten zum externen Netzwerk, verkörpert der Einkauf einen wertstiftenden Bereich im Unternehmen. Er trägt die Verantwortung für eine effektive Durchführung der Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen, um im Unternehmen nicht nur einen reibungslosen Ablauf des Kerngeschäftes zu unterstützen, sondern auch Einsparungen zu generieren, Risiko zu managen, Innovation zu fördern und die Qualität der Produkte und Leistungen zu sichern.

Die erforderliche Transparenz und Performance in Verantwortlichkeiten, Aktivitäten und Abläufen wird durch die Einführung von Process Mining und die nachfolgende Analyse der Daten auf ein neues Level gehoben. Unserem Kunden hat ermöglicht versteckte Prozessineffizienzen zu identifizieren und seinen Purchase-to-Pay Prozess zu rationalisieren. Das zurückgewonnene Prozessverständnis ermöglicht dem Bereich, und somit auch dem Unternehmen, proaktiver und resilienter zu agieren.

Vielen Dank an meine Co-Autoren Pia Steffes und Thorben Riske.