Die E-Akte galt lange als Verwaltungsprojekt: Papier wird digitalisiert, Ordner werden zu Dateien, Schränke zu Servern. Diese Sicht greift 2026 zu kurz. Denn die E-Akte macht Verwaltungsvorgänge nachvollziehbar, prüfbar und anschlussfähig. Sie ist damit nicht nur Ablage, sondern eine wichtige Grundlage dafür, dass Verwaltung KI nutzen, Register verbinden und Leistungen medienbruchfrei erbringen kann.

Von der digitalen Akte zum digitalen Arbeiten

Der Rollout ist dabei nicht mehr die eigentliche Pointe. Laut ITZBund wurde der Rollout der E-Akte Bund Anfang 2025 offiziell beendet; seit Beginn der Maßnahme wurden über 120 Behörden ausgestattet.1 Entscheidend ist die nächste Reifestufe: Wird die E-Akte zur führenden Arbeitsgrundlage oder bleibt sie zusätzliche Ablage neben Fachverfahren, Postfach, Netzlaufwerk und Papier?

Dass dieser Übergang anspruchsvoll bleibt, zeigt der Blick in die Justiz. Dort müssen ab 1. Januar 2026 alle neu angelegten Akten elektronisch geführt werden.2 Zugleich wurde 2025 eine befristete Opt-out-Regelung beschrieben, nach der bestimmte papiergebundene Akten bis Ende 2026 möglich bleiben sollen, um Digitalisierungslücken zu vermeiden.3 Das zeigt: Es ist viel passiert, aber der Wechsel von digitaler Akte zu digitalem Arbeiten ist noch nicht überall abgeschlossen.

KI braucht eine verlässliche Datenbasis

Deshalb wird die E-Akte auch zu einem Kernthema für KI in der Verwaltung. Das Capgemini Research Institute zeigt: 64 Prozent der befragten Public-Sector-Organisationen explorieren oder nutzen GenAI, 90 Prozent wollen Agentic AI in den nächsten zwei bis drei Jahren explorieren, pilotieren oder umsetzen. Gleichzeitig sagen nur 21 Prozent, dass sie die notwendigen Daten zum Trainieren und Feintuning von KI-Modellen haben.4 Ohne vollständige Akten, klare Metadaten und angebundene Fachverfahren bleibt KI ein Pilot mit angezogener Handbremse.

Dass KI in der Verwaltung konkret wird, zeigt das BMDS-Projekt SPARK: Deutschland wurde beim World Government Summit für eine agentische KI in der Kategorie „Best Use of AI in Government Services“ ausgezeichnet.5 Capgemini beschreibt die mit BMDS und europäischen Partnern entwickelte Lösung als modulare, souveräne KI-Plattform für Genehmigungsverfahren mit nachvollziehbaren Ergebnissen.6 Für E-Akte-Projekte heißt das: KI braucht nicht mehr Ablagen, sondern bessere Aktenqualität.

E-Akte, OZG und Deutschland-Stack zusammendenken

Auch die Modernisierungsagenda führt zurück zur E-Akte. Das OZG-Änderungsgesetz verankert Once-Only, DeutschlandID und Ende-zu-Ende-Digitalisierung ohne Medienbrüche.7 Die Föderale Modernisierungsagenda umfasst über 200 Maßnahmen und nennt fast 100 von 223 Maßnahmen auf gutem Weg.8 Für diese Vorhaben ist entscheidend, dass Verwaltungsinformationen zuverlässig auffindbar, teilbar und prüfbar sind. Die E-Akte ist dafür nicht Beiwerk, sondern Infrastruktur.

Mit dem Deutschland-Stack kommt ein weiterer Anspruch hinzu: offene Standards, Open Source, Interoperabilität und europäische Souveränität.9 Damit wird die E-Akte zur Architekturfrage: Wie verbinden sich Akte, Fachverfahren, Register, KI und Cloud so, dass Behörden unabhängig und handlungsfähig bleiben? Capgemini positioniert sich hier als Beratungs- und Umsetzungspartner im öffentlichen Sektor, von Strategie über Prozesse und Change bis zur IT-Architektur.10

Die nächste Phase entscheidet sich deshalb nicht daran, ob Papier verschwindet. Sie entscheidet sich daran, ob die E-Akte Vorgänge führt, Systeme verbindet und Entscheidungen beschleunigt. Sprechen Sie mit Carolin Schöneck darüber, wie Ihre E-Akte zum Betriebssystem moderner Verwaltung wird.

1Informationstechnikzentrum Bund. (n.d.). Die E-Akte Bund.
https://www.itzbund.de/DE/itloesungen/egovernment/eakte/eakte.html

2 Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz. (n.d.). Digitalisierung der Justiz.
https://www.bmjv.de/DE/themen/digitales/digitalisierung_justiz/digitalisierung_justiz_node.html

3 Deutscher Bundestag. (2025). Befristete Opt-out-Regelung für papiergebundene Akten bis Ende 2026 (hib 455/2025).
https://www.bundestag.de/presse/hib/kurzmeldungen-1112368

4 Capgemini Research Institute. (20.05.2025). Nine in ten public sector organizations to focus on agentic AI in the next 2–3 years, but data readiness is still a challenge.
https://www.capgemini.com/news/press-releases/nine-in-ten-public-sector-organizations-to-focus-on-agentic-ai-in-the-next-2-3-years-but-data-readiness-is-still-a-challenge/

5 Bundesministerium für Wirtschaft und Energie. (04.02.2026). Deutschland gewinnt internationalen KI-Preis.
https://www.bundeswirtschaftsministerium.de/Redaktion/DE/Pressemitteilungen/2026/02/20260204-deutschland-gewinnt-internationalen-ki-preis.html

6 Capgemini. (n.d.). BMDS fast-tracks major infrastructure projects across Germany with open-source and agent-based AI.
https://www.capgemini.com/news/client-stories/bmds-fast-tracks-major-infrastructure-projects-across-germany-with-open-source-and-agent-based-ai/

7 Bundesministerium des Innern und für Heimat. (24.07.2024). OZG-Änderungsgesetz.
https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/kurzmeldungen/DE/2024/07/ozg.html

8 Bundesministerium für Digitalisierung und Staatsmodernisierung. (n.d.). Modernisierungsagenda Föderal.
https://bmds.bund.de/themen/staatsmodernisierung/modernisierungsagenda-foederal

9 Bundesministerium für Digitalisierung und Staatsmodernisierung. (n.d.). Deutschland-Stack.
https://bmds.bund.de/themen/digitaler-staat/deutschland-stack

10Capgemini. (n.d.). Public Sector Deutschland.
https://www.capgemini.com/de-de/branchen/public-sector/