Die Employee Experience am Arbeitsplatz der Zukunft – Vom Pandemieschock zum kulturellen Wandel

Einmal Home-Office für alle, bitte!

Das Thema Employee Experience gewann durch die Pandemie und das plötzliche Umstellen auf Home-Office deutlich an Relevanz. Unternehmen waren gezwungen innerhalb kürzester Zeit ihre Arbeitsmodelle auf die äußeren Umstände anzupassen und dementsprechend mit digitalen Kanälen vorliebzunehmen. Dieser Wechsel geschah unter Zeitdruck – Funktionalität stand im Vordergrund. Die Benutzerfreundlichkeit des neuen Arbeitsumfeldes wurde dabei häufig vernachlässigt.

In diesem Arbeitsumfeld fühlen sich immer mehr Mitarbeitende ausgebrannt, rund 70% verspüren höhere Stress-Level (New Working Paradigm Studie). Auch fühlen sich Mitarbeitende seit der Einführung von Home-Office vom Team und der Organisation distanziert (New Working Paradigm Studie). Die Verschlechterung des Wohlbefindens der Arbeitnehmenden aufgrund des neuen Arbeitsumfeldes übersetzt sich negativ auf den Unternehmenserfolg. Eine dem «New Normal» angepasste Employee Experience bildet dementsprechend das Fundament für langfristige Wettbewerbsfähigkeit.

“Clients do not come first. Employees come first. If you take care of your employees, they will take care of the clients.”

Sir Richard Branson, Unternehmer und Gründer der Virgin Gruppe

Aber wie zeichnet sich Employee Experience aus?

Mitarbeitende wollen dort arbeiten, wo sie wachsen und lernen können; wo sie sich als Teil eines größeren Ziels fühlen; und wo sie die Freiheit haben, ihre eigene Art zu arbeiten zu gestalten. Das ist Employee Experience (EX) und ist heute mehr denn je zu einem zentralen Unterscheidungsmerkmal von Unternehmen geworden. Es ist bekannt und nachgewiesen, dass glückliche Mitarbeitende deutlich produktiver sind.

Das Capgemini EX-Framework integriert hierbei sieben fundamentale EX-Faktoren entlang der drei Arbeitsplatz-Dimensionen People, Space und Technology. Diese Dimensionen schaffen den Gestaltungsraum rund um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden.

• Purpose & Trust: Mitarbeitende möchten sinnvolle Arbeit leisten und sowohl der Organisation, dem Leadership als auch Kolleg*innen vertrauen.
• Health & Wellbeing: Mitarbeitende möchten sich bei der Arbeit wohlfühlen und langfristig gesund bleiben.
• Belonging: Mitarbeitende möchten sich zugehörig fühlen.
• Growth & Self Development: Mitarbeitende möchten sich stetig weiterentwickeln und neues dazulernen.
• Tools & Equipment: Mitarbeitende möchten mit den richtigen Werkzeugen ausgerüstet sein, damit Aufgaben optimal erledigt werden können.
• Support & Enablement: Mitarbeitende möchten von Vorgesetzten und Teamkolleg*innen befähigt und unterstützt werden.
• Reward & Recognition: Mitarbeitende möchten, dass ihre Leistungen anerkannt sowie für ihre Leistungen fair kompensiert werden.

Wie kann durch Technologie die EX zu neuem Leben erweckt werden?

Um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu erfüllen und die Produktivität zu steigern, muss die Technologie benutzerzentriert eingesetzt werden. Technologie sollte den Mitarbeitenden helfen, sich zu verbinden, zu engagieren, zu lernen, Wissen zu vertiefen und die Arbeit auf die effizienteste Art und Weise zu erledigen.

Noch nie war der Bedarf an Technologie und Daten größer, um die Mitarbeitenden-Erfahrung zu verbessern. Technologie soll hierbei nicht mehr nur als funktionales Hilfsmittel verstanden werden, sondern als ein Muss, um zentrale Aspekte der sozialen Zusammenarbeit und das, wofür der physische Arbeitsplatz bisher bekannt war, zu übernehmen. Die sog. EX-Technologien sollen zudem Mitarbeitenden dabei helfen, Wohlbefinden und Produktivität in Einklang zu bringen sowie miteinander zu interagieren. Außerdem helfen EX-Technologien Führungskräften dabei, besser zu verstehen und zu beeinflussen, wie ihre Mitarbeitenden arbeiten, indem sie deren tägliches Verhalten analysieren. Es werden die Auswirkungen der Arbeit auf die Menschen und das Unternehmen quantifiziert, was es erlaubt, die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden besser zu balancieren.

In Zeiten von Remote-Arbeit und sozialer Distanzierung spielt Technologie folglich die zentrale Rolle für das Mitarbeitenden-Erlebnis. Dabei erwarten Mitarbeitende die gleiche User Experience wie auf ihren persönlichen Endgeräten: befähigend, nahtlos, konsistent, intuitiv und personalisiert.

CX für Mitarbeitende = EX

Mögliche Anwendungsfälle, um durch Technologie möglichst optimal auf die EX-Faktoren einzugehen, können dabei folgendermaßen aussehen:

• Bottom-up Communication: Ein „Ask me Anything Channel“ kann eine großartige Alternative zu der klassischen Mitarbeitenden-Befragung darstellen. In einem organisationsinternen Chat können Mitarbeitende jegliche Fragen stellen, die schließlich vom CEO oder anderen Personen aus dem Leadership Team beantwortet werden. Dadurch können die gemeinsamen Werte und der «Raison d’Être» der Organisation vermittelt, kommuniziert und diskutiert werden.
• Knowledge Management: EX-Technologien sind in der Lage verschiedene Datenbanken unter ein Dach zu bringen. So können Mitarbeitende über Suchleisten genau das finden, was sie suchen. Falls bspw. das Formular für den Urlaubsantrag nicht gefunden wird, kann auch ein Chat-Bot aushelfen. Wertvoll sind zudem auch Weiterbildungskurse oder Trainings für New Joiner.
• Recognition System: Unternehmen können Kudos-Systeme etablieren, mit welchen individuelle Leistungen gewürdigt und öffentlich wertgeschätzt werden können. Auch Skills-Badges können an Mitarbeitende verteilt werden, die über Spezialkenntnisse in bestimmten Bereichen verfügen, wie z.B. «Chief Fun Officer».
• Productivity Optimization: Die Versorgung der Mitarbeitenden, Manager*innen und Führungskräfte mit wertvollen und personalisierten Erkenntnissen zu Produktivität sowie Wohlbefinden hilft dabei einen Zyklus der kontinuierlichen Verbesserung herbeizuführen. Erkenntnisse werden dabei durch die Analyse der Art und Weise, wie Menschen kommunizieren, zusammenarbeiten, sich vernetzen, durch Prozesse navigieren und Beziehungen aufbauen, gewonnen. Außerdem kann durch den Einsatz unterstützender Applikationen (u. a. Kanban Boards, To-Do-Listen) die Team- und Projektarbeit optimiert werden.
• Social Inclusion: Das Gefühl von Distanzierung aufgrund von Home-Office kann durch die Etablierung virtueller Communities gemindert werden. Interessensgruppen für den Austausch von Neuigkeiten, Trends und Erfahrungen können hierbei gar über Unternehmens- und Landesgrenzen hinweg eingerichtet werden. Dies bietet bisher nicht dagewesene Möglichkeiten zur Kollaboration und Co-Creation.
• Personalization: Berge von Mails zu irrelevanten Themen erhalten war gestern. Durch den gezielten Einsatz von Technologie können Mitarbeitende Inhalte und Informationen leichter filtern und sich so auf das Wesentliche konzentrieren. Mobile Funktionalität, um jederzeit und überall schnellen Zugriff auf Informationen zu erhalten, ein personalisierter Newsfeed sowie eine starke Suchfunktion bilden hierfür die Basis.
• Mindful Moments: Die Bereitstellung von Werkzeugen und Techniken zur Förderung eines gesunden, ausgewogenen Arbeitsumfelds. Themen umfassen hierbei gesundes Stressmanagement, Belastbarkeit im Home-Office und positive (Arbeits-)Beziehungen. ​ So können Organisationen ihren Mitarbeitenden bspw. Zugang zu virtuellen Yoga-Kursen oder auch Meditations-Apps wie Headspace ermöglichen.
• Team Building:Remote Work muss sich nicht wie einsames Arbeiten anfühlen. Mit ein wenig Planung und dem richtigen Einsatz von Technologie können die Lücken überbrückt und ein vernetztes Team gebildet werden. Neben klassischen Ritualen wie Video-Calls und regelmäßigen Team-Calls, können insbesondere kreative Team-Building-Spiele wie die Einführung von „wearing the same color on one day“, die Erstellung einer Team-Playlist auf Spotify oder auch ein Bilderwettbewerb helfen, das Team näher zusammenzubringen.

Technologie und das richtige Mindset – Zwei Geheimzutaten für die Employee Experience am Arbeitsplatz der Zukunft

Der Wandel als Antwort auf den Pandemieschock soll nicht bei der Einführung von Home-Office stehen bleiben. Ein hybrider Arbeitsmodus wird auch nach den Pandemie-Restriktionen bestehen bleiben. Entsprechend ist es wichtig die sieben EX-Faktoren so zu gestalten, dass sich daraus ein neues, innovatives und nachhaltiges Smart Working-Modell ergibt. Dieses soll sich durch größere Flexibilität und Autonomie bei der Wahl von Arbeitsraum, -zeit und -mitteln auszeichnen. Die Logik und Praktiken der traditionellen Arbeitsweise müssen überarbeitet werden!

EX in Zeiten von Remote Work bedeutet also nicht nur virtuelle After-Work-Drinks oder digitalisierte Trainingsmodule, es geht weit darüber hinaus. Organisationen benötigen eine Kultur der Resilienz, die Menschen und Organisationen befähigt, sich kontinuierlich anzupassen. Nur durch den richtigen Einsatz von Technologie sowie die Anpassung der Unternehmenskultur kann eine großartige Employee Experience geschaffen werden, welche sich auch nachhaltig auf die Gewinnung, Bindung und Aktivierung von Mitarbeitenden auswirkt.

Klar wird, Führungskräfte nehmen bei der Gestaltung der Employee Experience am Arbeitsplatz der Zukunft eine zentrale Rolle ein. Dies wird auch in unserem Bericht „Future of Work“ angesprochen, welcher neue hybride Arbeitsmodelle bewertet, die durch Digitalisierung und Analyse von Daten ermöglicht werden.

Capgemini Invent unterstützt Kund*innen bei allen Fragen zum Arbeitsplatz der Zukunft und bietet Strategie, Vision sowie Umsetzung aus einer Hand. Wenn Sie mehr über Employee Experience am Arbeitsplatz der Zukunft erfahren möchten, freuen wir uns über ein offenes Gespräch.

Vielen Dank an Gianmarco Steinhauer, Philipp Schullerus und Loris Vinci für die Unterstützung bei der Erstellung des Blogartikels.