Travel & Expense Erfassung ist jetzt schnell & einfach

Capgeminis Expense360 für SAP Concur wird Ihre Reisemanagementerfahrung verändern.

Travel & Expense – meistens komplex

Kennen sie das Gefühl, wenn die Reisekosten lange liegenbleiben, weil der Prozess abschreckend kompliziert ist? Fühlt es sich nach Verschwendung von Zeit und Papier an? Denken Sie die Software ist nicht zeitgemäß?

Wenn sie mindestens eine der obigen Fragen mit ja beantworten, dann könnte SAP Concur eine passende Lösung für Ihr Unternehmen sein. Mit SAP Concur ist der Zeitaufwand stark verringert und Prozesse werden verschlankt.

Was ist der Business Value von SAP Concur?

Während die digitale Transformation aufgrund der Pandemie für viele Unternehmen zur Notwendigkeit geworden ist, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass zwischenmenschliche Beziehungen immer noch entscheidend sind. Obwohl es jetzt alternative Möglichkeiten gibt, Meetings, Veranstaltungen und Konferenzen abzuhalten, besteht nach wie vor ein wachsender Bedarf an persönlichen Interaktionen. Hinzu kommt, das alte Systeme möglicherweise nicht agil genug sind, um sich an ändernde Umstände anzupassen.  Daher kann die digitale Transformation Unternehmen helfen, sich auf zukünftige globale Ereignisse vorzubereiten, indem sie eine erhöhte Einsicht und Kontrolle bietet.

Modell zur Übernahme von Travel & Expense Anwendungen (T&E)

Auswertungen zeigen, dass die Übernahme des T&E-Anwendungsmodells zu einem signifikanten Geschäftswert führen kann. Dies beinhaltet einen ROI von 628% über drei Jahre mit einer Amortisationszeit von nur 5,3 Monaten. Der Prozess der Erfassung und Abwicklung von Spesenabrechnungen wird um 36% effizienter, wodurch sich die Zeit für das eigentliche Ausfüllen einer Spesenabrechnung um 43% reduziert. Reise- und Spesenbenutzer werden dadruch um 48% effizienter, und es gibt eine 65%ige Zunahme an eingereichten konformen Spesenabrechnungen, da sich 32% mehr Mitarbeiter an die Reise- und Spesenvorschriften des Unternehmens halten*.

*Basierend auf einer IDC-Studie, Februar 2022

Wenn es um das Management von Reise- und Spesenausgaben geht, ist SAP Concur ein führender Anbieter in der digitalen Transformation. Dies liegt zum Großteil an ihrer beeindruckenden globalen Präsenz mit über 80 Millionen Nutzern in 150 Ländern. Zudem haben sie einen integrierten Ansatz verfolgt, indem sie in Technologie investiert haben, die nahtlose Konnektivität zwischen Reise-, Spesen- und Rechnungstools ermöglicht, die alle von einem einzigen Anbieter bereitgestellt werden. SAP Concurs umfangreiches ergänzendes Ökosystem, das über 300 Partner umfasst, stärkt ihre Fähigkeiten im Bereich Reise- und Spesenmanagement dabei noch weiter.

Falls Sie nach wie vor nicht überzeugt sind, dass SAP Concur die passende Lösung für Ihr Unternehmen darstellt oder sich unsicher sind, wo Sie beginnen sollen, dann könnte unser Feasibility Assessment genau das Richtige für Sie sein. Erfahren Sie mehr in unserem FactSheet!

Expense360 – ganzheitliche Umsetzung

Capgemini ist selbst mit über 300.000 Mitarbeitern einer der größten SAP Concur Anwender und kennt damit auch die Herausforderungen aus der Praxis.

Das hat uns für harmonisierte globale Rollouts unter Beachtung lokaler Gesetze und Vorschriften vorbereitet. Unser diverses Team aus über 50 Ländern überwindet sprachliche und kulturelle Hürden im Alltag. Wir verstehen uns als Full-Service Provider. Nach der Implementierung unterstützen wir weiter und haben auch Ressourcen, um Geschäftsprozesse im Bereich Travel & Expense zu übernehmen.

Neben unserer Erfahrung mit großen Projekten haben wir dieses Wissen auch in unsere Paketlösung Expense360 einfließen lassen. Mit Expense360 erhalten sie daher eine schlanke und hoch qualitative Reisekostenlösung zum Festpreis in minimaler Implementierungszeit. Neben der technischen Ausstattung erhalten sie optimierte Templates für Dokumentation, Kommunikation und Training.

Neben dieser Paketlösung bieten wir aber natürlich auch voll skalierbare Implementierungsprojekte an, sollten Ihre Anforderung umfangreicher sein.

Kosten senken – Zufriedenheit steigern

Bei den Betriebskosten amortisiert sich SAP Concur im Durchschnitt bereits im ersten Jahr. Verringern Sie kostspielige Fehler in den Reisekostenabrechnungen durch bessere Führung der Anwendenden, integrierte Buchungen und eine optimale Anbindung an die Kreditkartengesellschaften. Entdecken Sie Einsparungspotentiale und optimieren Sie die Mehrwertsteuerrückerstattung. Die übersichtliche Benutzeroberfläche und die App erfreuen alle Anwendenden.

Today’s „fuse-to-value“ is short. And the patience for long, drawn-out projects is over.

Bill McDermott
CEO ServiceNow, Former CEO SAP

Prozesse beschleunigen- Compliance verbessern

Das Verwalten der Reisen inkl. aller Informationen und Belege wird transparent in einer einzigen App möglich sein. Mit perfekt orchestrierten Prozessen ermöglichen wir Ihren Mitarbeitenden eine Erstattung der Reisekosten innerhalb von fünf Werktagen nach versenden der Abrechnung (abhängig von Ihren Zahlungsprozessen und entsprechenden Reaktionszeiten der einzelnen Anwender). Mit individuell anpassbaren und schnell konfigurierten Regeln bilden Sie neben den gesetzlichen Regelungen auch Ihre Reisekostenrichtlinie im System ab. Zur weiteren systematischen Optimierung kann durch randomisierte Auditierung Betrug entgegen gewirkt werden. Eine schnelle Implementierung, Usability und Mobilität sind für uns essenzielle Schwerpunkte.

Standards etablieren – Besonderheiten bewahren

Durch vorgefertigte Prozesse und Templates erhalten Sie bewährte und lokalen Gesetzen angepasste Standards. SAP Concur hält jedoch genügend Freiheiten bereit, um auch komplexe Betriebsvereinbarungen und Abläufe abzubilden. So kann SAP Concur schnell implementiert und agil verfeinert werden.

Vorgefertigt implementieren – Modular erweitern

Mit den ausgelieferten Bestandteilen ist die Einführung von SAP Concur schnell durchführbar. Die zwei voneinander unabhängig funktionalen Kernmodule Travel und Expense lassen sich erweitern. Sind in Ihrem Unternehmen Reiseanträge etabliert, können diese mit dem Standardmodul Request abgebildet werden. Die Erweiterungen durch Drittanbieter (auch Capgemini) bietet Möglichkeiten die Prozesse von der Beantragung bis zur Abrechnung auf Ihre eingebundenen Travel & Expense Management Partner auszurichten.

Reisen im Fokus – Abrechnungsprozesse automatisieren

Das Invoice Modul von SAP Concur minimiert die Zeit der Rechnungsstellung Ihrer Lieferanten bis zu deren Ausgleich. Mit Unterstützung von A.I. werden Rechnungen digitalisiert und intelligent erfasst. Auch hier bietet SAP Concur flexibel anpassbare Workflows, um die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu unterstützen und Ihr Kreditorenmanagement zu optimieren. Erfahren Sie eine signifikante Verringerung der Kosten durch hochgradig automatisierte Abläufe.

Funktionen ergänzen & Unterstützen – Abläufe integrieren

Mit SAP Concur verlagern Sie die Prozesse rund um Geschäftsreisen in die Cloud. Bei Bedarf lagern Sie nicht nur die Software, sondern auch die formelle Prüfung von Reisekosten an Capgemini aus. Mit dem von uns unterstützten Prozess steht der digitalen Aufbewahrung von Belegen nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) nichts im Weg. Die Anwendung ist schnell in Ihre Finanz – und Personalsysteme durch standardisierte und bewerte Interfaces nahtlos integriert und lässt sich, wenn nötig auch an sehr spezielle Anforderungen individuell perfektionieren.

Haben Sie bereits SAP Concur implementiert, sind jedoch der Meinung, dass es Ihren Anforderungen nicht ausreichend entspricht? Haben Sie Schwierigkeiten, im Laufe der Zeit eine klare Übersicht über das System zu behalten? Wünschen Sie sich einen reibungsloseren und effizienteren Reise- und Spesenabrechnungsprozess? Unser Service Review könnte die richtige Lösung für Sie sein. Erfahren Sie mehr in unserem FactSheet!

WalkMe einsetzen – User Experience steigern

Durch den Einsatz der Digital Adoption Platform WalkMe lassen sich die Mehrwerte von Concur weiter steigern, in dem Mitarbeiter*innen schneller in die Lösung eingeführt werden können ohne aufwendige Trainings Sessions. Die User Experience und damit auch die Zufriedenheit steigert sich enorm durch die verschiedensten bereitgestellten Lösung, wie zum Beispiel einer OnScreen Hilfe. Dies minimiert Supportaufwände und steigert dadurch auch den Return on Invest. Wir als zertifzierter WalkMe-Implementierungspartner führen hier nicht nur eine kurzfristige Implementierung (auch bei einer bereits implementierten Concur-Lösung) durch, sondern betrachten die Umsetzung ganzheitlich, um den meisten Mehrwert aus dieser innovativen Lösung zu holen.

Warum Capgemini?

Capgemini People & Technology – Der nachhaltige Implementierungspartner

Wir sind stolz darauf, offizieller Concur-Implementierungspartner zu sein und Sie dabei zu unterstützen, Veränderungen und Innovationen in Ihrem Unternehmen voranzutreiben. Unsere zertifizierten Berater arbeiten eng mit SAP Concur zusammen, um eine qualitativ hochwertige und auf Best Practices basierende Implementierung zu gewährleisten. Das macht Capgemini zu einem wichtigen und zuverlässigen Partner für Sie und Ihr Unternehmen.

Gehen Sie mit uns Ihren Schritt in die Zukunft und profitieren von einer agileren und engagierten Partnerschaft. Wir bieten Ihnen eine Beratung, Implementierung und Betreuung, die stets den Fokus auf Ihre Bedürfnisse hat. Global oder regional – unser Ziel ist es, die Software und zugehörigen Prozesse perfekt auf Ihr Unternehmen zuzuschneiden. Durch die steigende Komplexität und dem Wunsch von nachhaltigem Handeln, wächst auch zeitgleich die Anforderung im Reisekostenmanagement. Entlasten Sie ihr Reisekostenmanagement und verschlanken Sie die Prozesse. Wir wissen was die von uns angebotene Software kann – und wir sprechen auch offen an was nicht und wie wir dies lösen können. Wir suchen das Gespräch auf Augenhöhe, um einen optimalen End-to-End Prozess zu erreichen. Unsere Zertifizierten Mitarbeiter begleiten Sie während des gesamten Projektes und stehen Ihnen mit langjähriger Erfahrung im Bereich Human Capital Management und Change-Management zur Seite. Unsere Mitarbeiter sind sowohl für Vor-Ort-Workshops wie auch digitale Meetings und hybride Modelle bestens vorbereitet. Wir gewährleisten Ihnen eine umfassende HCM Landschaft mit der Integration von SAP-Concur Produkten und individuellen Lösungen für Ihr Unternehmen. Digitalisieren Sie ihre Reisekostenprozesse mit SAP Concur und Capgemini!