Agile Methoden in der öffentlichen Verwaltung – vom Grundlagenverständnis hin zur digitalen Behörde

Capgemini bietet neben agilem Coaching auch Workshopformate an, um agile Arbeitsweisen auf spielerische Weise kennenzulernen und anschließend die erlernten Vorgehensweisen direkt an einem fiktiven oder einem realen Projektbeispiel auszuprobieren. Solche Projektworkshops bleiben in Erinnerung und etablieren ein Teamgefühl, in dem ungeachtet von Behördenzugehörigkeiten, der gemeinsame Projektfortschritt im Vordergrund steht.

Herausforderung des Kunden:

Die Bundesbehörde hatte den Auftrag, gemeinsam mit Partnerverwaltungen eine Digitalisierungsleistung in kurzer Zeit zur Verfügung zu stellen. Der Kunde wollte im Rahmen eines dreitägigen Workshops agile Vorgehensweisen kennenlernen und in seinen Projektkontext übertragen.

Lösung:

Im Rahmen eines dreitägigen Workshops wurden dem Kunden die Grundlagen agiler Vorgehensweisen vorgestellt und Möglichkeiten gegeben, diese praktisch zu verproben und in den eigenen Projektkontext zu übertragen.

Ergebnisse:

Es wurde ein Produkt-Backlog für das Projekt aufgebaut und die darin definierten Anforderungen priorisiert. Dies lieferte die Grundlage, um im Anschluss an den Workshop den ersten Sprint zu starten, in dem User Stories abgearbeitet wurden. Durch die Einführung agiler Events, wie z. B. Sprint Review, Retrospektive, Planning und Daily wurde die neue Projektvorgehensweise begleitet.

Behördenübergreifender Workshop als Beitrag zur digitalen Verwaltung

Die Bundesbehörde hatte den Auftrag, gemeinsam mit Partnerverwaltungen Digitalisierungsleistungen zur Verfügung zu stellen. Eine Herausforderung im bisherigen Projektverlauf war die Klärung von Zuständigkeiten zwischen den beteiligten Behörden. Dies bremste zum einen die effektive und effiziente Aufgabenerledigung. Zum anderen hatte sich kein richtiges Teamgefühl etabliert, das gemeinsame Ziel durch partnerschaftliche Zusammenarbeit zu erreichen. Der Kunde hatte sich daher einen Workshop gewünscht, in dem er interaktiv die Grundlagen agiler Arbeitsweisen kennenlernen kann. Anschließend sollte das Gelernte im realen Umfeld des Projektes verprobt werden. Angestrebt wurde außerdem der Aufbau von transparenten Strukturen im Projekt.

Agiles Arbeiten durch Lego kennenlernen

Gemeinsam mit dem behördenübergreifenden Projektteam des Kunden wurden im Workshop drei Module durchlaufen. Nach einer kurzen theoretischen Einführung in das agile Mindset sowie in agile Rahmenwerke wurden die Teilnehmenden im ersten Modul in drei Teams aufgeteilt, um auf Basis diverser Anforderungen mit Legobausteinen eine Stadt zu bauen. Der Spaß kam dabei nicht zu kurz. Die Teilnehmenden konnten Agilität spielerisch erleben und die Theorie unmittelbar in die Praxis übertragen.

Im zweiten Modul wurden die Dimensionen agiler Planung von lang-, über mittel-, bis kurzfristig beleuchtet. Die Teilnehmenden erarbeiteten zunächst für ihr Projekt eine gemeinsame Vision und hielten diese in einem Product Vision Board fest. Sie leiteten eine Roadmap ab, sodass eine gemeinsame mittelfristige Planung auf Epic-Ebene vorlag.

Dem agilen Mindset folgend, wurden regelmäßig Retrospektiven durchgeführt, um jederzeit einen bedarfsorientierten Workshop für die Teilnehmenden sicherzustellen. Techniken wie die 4L Methode halfen dabei, Feedback von den Teilnehmenden einzuholen und ggf. Maßnahmen zur Justierung des Workshops abzuleiten.

Im Anschluss ermöglichte ein drittes Modul, speziell das Thema Anforderungsmanagement zu vertiefen sowie Team- und Meetingstrukturen zu erarbeiten. Direkt nach dem Workshop war das Projektteam in der Lage, den ersten Sprint zu starten und agile Events durchzuführen. So dienten beispielsweise im weiteren Projektverlauf regelmäßige Retrospektiven dazu, die behördenübergreifende Zusammenarbeit kontinuierlich zu reflektieren und Optimierungspotentiale zu identifizieren.

Übertragung in die Praxis

Im Rahmen des Workshops wurden:

• theoretische Grundlagen agiler Arbeitsweisen spielerisch und praxisnah kennengelernt
• agile Vorgehensweisen und Events im Projekt etabliert
• ein Produkt-Backlog aufgebaut
• transparente, behördenübergreifende Teamstrukturen im Projekt geschaffen

Der Workshop versetzte den Kunden in die Lage direkt mit seiner Projektarbeit unter Anwendung der erarbeiteten Vorgehensweisen und Strukturen fortzufahren. Den weiteren Weg des Projektteams hat Capgemini gerne mittels Coachings begleitet, um das Projektteam bei der weiteren Anwendung der agilen Arbeitsweisen zu unterstützen.