KI-Initiativen außer Kontrolle? In sechs Schritten zum erfolgreichen Portfoliomanagement!

Besonders Initiativen zu Künstlicher Intelligenz (KI) nehmen im Rahmen umfassender unternehmerischer Neuausrichtungen Fahrt auf: 93 % der Unternehmen haben seit 2023 ihre Investitionen erhöht. Die Zahl der Unternehmen mit funktionsübergreifender KI-Integration hat sich zudem vervierfacht. Dabei stehen Führungskräfte vor komplexen Anforderungen:

• KI-Vorhaben müssen an präzisen Zielen ausgerichtet werden
• Die Vielzahl an Vorhaben muss überblickt werden
• Um Budget sinnvoll einzusetzen, muss priorisiert in Anwendungsfälle (Use Cases) mit nachhaltbarem Mehrwert investiert werden
• Vertrauen in KI ist 2024 deutlich gesunken. Zwar pilotiert jedes vierte Unternehmen KI-Agenten, allerdings sind sechs von zehn Organisationen in der tatsächlichen Anwendung von KI-Agenten zurückhaltend. Die Lücke zwischen Ambition und Praxis muss überwunden werden.

Ganzheitliches Portfoliomanagement als Schlüssel

Die Lösung hier: Portfoliomanagement. Jede Initiative des gesamten Portfolios wird hinsichtlich einheitlicher Bewertungskriterien und einer konsistenten Aufwand-Nutzen Gegenüberstellung untersucht. Das ermöglicht fundierte Entscheidungen und nachvollziehbare Nutzenargumente unter Einbeziehung der Endanwender. Führungskräfte können so Ressourcen gezielt einsetzen und den Geschäftswert maximieren.

Warum ein strukturierter Ansatz entscheidend ist

Zielkriterien zur Evaluierung des Portfolios schaffen direkten Bezug zur Unternehmensstrategie. Jede Initiative wird mit einer standardisierten wirkkettenbasierten Nutzenanalyse bewertet. Außerdem wird der Umsetzungsaufwand geschätzt. Hieraus ergibt sich pro Initiative eine Priorisierungskennzahl, auf Basis derer faktenbasiert Entscheidungen getroffen werden können. Kontinuierliches Tracking und die regelmäßige Evaluierung des realisierten Nutzens stellen Stabilität und Lernschleifen sicher. So werden Investitionen dorthin kanalisiert, wo der größte monetäre und strategische Nutzen zu erwarten ist.

Praxisnutzen für Entscheider

Portfoliomanagement beschleunigt die Time-to-Value, indem Transformationsvorhaben mit geringem Nutzenpotential frühzeitig gestoppt und Ressourcen auf skalierbare, nutzenbringende Initiativen verlagert werden. Klare Abhängigkeitszuordnungen reduzieren Risiken und datenbasierte Portfolioszenarien verbessern die Planbarkeit. So entsteht eine belastbare Grundlage für die Budget- und Kapazitätssteuerung, welche ein entscheidender Faktor für nachhaltigen Geschäftserfolg ist.

Strategisches Portfoliomanagement läuft in sechs Schritten ab:

• Ideenerfassung und ‑bewertung
  → Erste Projekte aufnehmen und anhand klarer Kriterien vorbewerten.
• Konsolidierung
  → Synergien, Abhängigkeiten und Überschneidungen identifizieren und bündeln.
• Detaillierte Bewertung und Validierung
  → Nutzen, Aufwand und Risiken entlang von Wirkketten transparent belegen.
• Priorisierung und Projektranking
  → Ranglisten auf Basis der Priorisierungskennzahl objektiv vorbereiten und entscheiden.
• Umsetzungsbegleitung und Tracking
  → Meilensteine synchronisieren, Fortschritt überwachen und gezielt nachsteuern.
• Wirkungssicherung
  → Realisierten Nutzen verifizieren und Erkenntnisse ins Portfolio zurückspielen.

Wie unterstützen digitale Tools? 

Von der ersten Idee bis zur Wirkungssicherung schafft jeder der genannten Prozessschritte Klarheit und Vergleichbarkeit. Dabei helfen digitale Tools. Spürbare Synergieeffekte ergeben sich vor allem, wenn Portfolio- und Projektmanagement (PPM) in einem gemeinsamen Tool verbunden werden. Führende Plattformen mit Fokus auf PPM, wie beispielsweise cplace, unterstützen systemseitig die Umsetzung des skizzierten Prozesses. Durch individuell konfigurierbare Ansichten und Analysen ermöglichen sie einen detaillierten Blick auf die Portfoliozusammensetzung, beispielsweise über integrierte Portfolio-Dashboards, Abhängigkeits- und Risikokarten oder Szenario-Simulationen. Automatisierte Workflows, ein konsistentes Datenmodell und lückenloses Reporting sämtlicher Änderungen erhöhen Effizienz, Nachvollziehbarkeit und Governance.

Durchgängige Datenbasis statt Excel-Chaos

Insbesondere im Zuge der Nutzenbewertung, beispielsweise von KI-Initiativen, ist eine einheitliche Datenbasis als „Single Source of Truth“ essenziell. Sie bildet die Grundlage für eine konsistente Priorisierung und das Nachhalten der Nutzenrealisierung nach Projektabschluss. Durch die Toolunterstützung entfallen manuelle Aufwände, wie beispielsweise das Zusammentragen von inkonsistenten Excel-Tabellen. Stattdessen wird der Fokus auf die strategische Entscheidungsfindung gerichtet. Die Sichtbarkeit und Bearbeitbarkeit der Daten kann durch ein hinterlegtes Rollen- und Berechtigungskonzepte gesteuert werden.

KI-gestützte Features für smarte Entscheidungen

Der Einsatz von KI selbst schärft diese Potenziale noch weiter, indem smarte Tool-Features wie zum Beispiel KI-gestützte Mustererkennung angewendet werden können. In der Folge werden datenbasiert Abhängigkeiten aufgezeigt und Risiken frühzeitig sichtbar gemacht. Zudem sind relevante Informationen für die Business-Case-Bewertung je Projekt beschleunigt verfügbar. Darüber hinaus werden automatisierte Vorschläge zur Konsolidierung ähnlicher Projekte aufgezeigt.

Flexibilität von No-Code bis Pro-Code

Der Anpassungsgrad und damit verbundene Implementierungsaufwand solcher digitalen PPM-Tools hängt oftmals stark von Anwendungsbereichen, Umfang und Individualisierungswünschen ab. Typischerweise bieten Plattformlösungen eine Bandbreite an No-Code-Modulen an, die flexibel ohne Entwicklungsfähigkeiten eingesetzt werden können. Einfache Anpassungen lassen sich oftmals über Low-Code Ansätze integrieren. Eine vollständige Individualisierung der Tools ist zum Teil durch Pro-Code-Erweiterungen gewährleistet. Insgesamt wird digitales Portfoliomanagement unter Berücksichtigung unternehmensspezifischer Anforderungen zum zentralen Treiber einer datenbasierten, agilen und wirkungsorientierten Unternehmenssteuerung.

Portfoliomanagement ist ein strategischer Hebel

Um in der Dynamik digitaler Innovationen den Überblick zu behalten, Doppelarbeit zu vermeiden und Investitionen auf die wirksamsten Transformationsvorhaben zu lenken, ist Portfoliomanagement das zentrale Steuerungsinstrument. Der beschriebene sechsstufige Prozess schafft die Brücke von der Strategie bis zur Umsetzung und macht den Geschäftsnutzen greifbar. So entsteht eine skalierbare, datengetriebene Steuerung für fundierte Entscheidungen.

Digitale Tools verstärken diesen Effekt, indem sie Standards und Richtlinien sichern, eine zentrale Übersicht über alle Projekte bieten und eine konsistente Datenbasis schaffen. Die gesteigerte Transparenz unter der Nutzung von Synergien und eine klare Nutzenausweisung jeder Initiative helfen, genau den Herausforderungen zu begegnen, die Unternehmen heute bei der Steuerung ihrer KI‑ und Transformationsvorhaben haben.

Letztendlich rücken hierbei die Nutzer in den Mittelpunkt der Betrachtung: Tools liefern Daten und Transparenz, aber die Entscheidung über Prioritäten und Investitionen wird von Menschen mit Unterstützung durch klare Prozesse und Technologie getroffen. Mit den richtigen Partnern gelingt Unternehmen, aus komplexen Transformationsprogrammen und KI-Initiativen steuerbare, wirkungsorientierte Portfolios zu formen – für mehr Transparenz, Fokus und Geschwindigkeit.

Vielen Dank an meine Co-Autoren Maximilian Banek, Hendrik Wechmann und Anna Nann.