Digitale Souveränität war lange ein Zukunftsthema für Strategiepapiere. Heute entscheidet sie, ob Behörden und öffentliche Einrichtungen überhaupt handlungsfähig bleiben. 

Ein internationaler Fall sorgte 2025 für Aufsehen: Im Zusammenhang mit Sanktionen gegen den Chefankläger des Internationalen Strafgerichtshofs (IStGH) berichteten Medien über Einschränkungen beim Zugang zu zentralen digitalen Arbeitsdiensten.1 Auch wenn die Ursachen und Bewertungen des Falls unterschiedlich eingeordnet werden, stellt sich eine grundsätzliche Frage: Wie abhängig ist die eigene Handlungsfähigkeit von der Rechtsordnung eines fremden Staates? Geopolitische Spannungen nehmen zu, regulatorische Anforderungen wachsen und viele Organisationen zahlen inzwischen mehr für ihre Softwarelizenzen als noch vor wenigen Jahren.2 Digitale Souveränität reicht damit längst über den Datenschutz hinaus. Sie entscheidet, ob Organisationen jederzeit arbeitsfähig bleiben, die Kontrolle über ihre Daten behalten und wirtschaftliche Entscheidungen selbst treffen – statt von einzelnen Anbietern abhängig zu sein. 

Für Behörden wiegt das besonders schwer. Sie verwalten sensible Informationen und tragen Verantwortung für das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger. Der digitale Arbeitsplatz wird damit selbst zum strategischen Bestandteil staatlicher Handlungsfähigkeit. Er muss nicht nur modern sein, sondern auch unter politischen, regulatorischen oder wirtschaftlichen Veränderungen zuverlässig funktionieren. 

Deutschland baut aus, ist aber noch nicht am Ziel 

Lange stand bei der Digitalisierung Effizienz im Vordergrund: Cloud-Dienste beschleunigten die Modernisierung, digitale Arbeitsplätze wurden zum Standard. Heute verschiebt sich der Blick. In der föderalen Modernisierungsagenda vom Dezember 2025 haben Bund und Länder beschlossen, bis zum 31. März 2027 digital souveräne Alternativen bereitzustellen.3 Initiativen wie openDesk vom Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS) übersetzen den Anspruch bereits in konkrete Projekte. Die BWI, das IT-Systemhaus der Bundeswehr, hat einen siebenjährigen Rahmenvertrag mit dem ZenDiS geschlossen.4 Das Robert-Koch-Institut integriert openDesk in seine Kollaborationsplattform Agora mit über 7.000 Nutzerinnen und Nutzern.5 Und auch das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung testet die Lösung an eigenen Arbeitsplätzen.6 Schleswig-Holstein geht einen anderen Weg und hat bereits Ende 2025 knapp 80 Prozent der Arbeitsplätze auf Open-Source-Software wie LibreOffice und Open-Xchange umgestellt.7 Deutschland steht damit nicht mehr am Anfang seiner Souveränitätsbestrebungen, befindet sich aber auch noch nicht am Ziel. 

Vier Voraussetzungen für den souveränen Arbeitsplatz 

Der digitale Arbeitsplatz umfasst weit mehr als eine einzelne Software: Er reicht von Office und Kollaboration (E-Mail, Kalender, Dokumente, Dateiablage, Chat, Video) über Identitätsmanagement und Client-Betriebssystem bis zum Betrieb selbst. Für einen souveränen digitalen Arbeitsplatz sind vier Aspekte von zentraler Bedeutung: 

  1. Datenkontrolle – Wo liegen Daten und wer kontrolliert Zugriff und Schlüssel? 
    Organisationen müssen jederzeit nachvollziehen können, wo ihre Daten gespeichert werden, wer darauf zugreifen darf und welchen rechtlichen Rahmenbedingungen sie unterliegen. Entscheidend ist, dass die Kontrolle über sensible Informationen dauerhaft bei der Organisation selbst verbleibt. 
  2. Technologische Unabhängigkeit – Wie offen, anpassbar und wechselbar ist die Architektur? 
    Offene Standards und interoperable Lösungen verhindern langfristige Herstellerabhängigkeiten. Sie schaffen die Möglichkeit, Anwendungen und Plattformen bei veränderten Anforderungen flexibel weiterzuentwickeln oder auszutauschen. 
  3. Betriebliche Resilienz – Wie eigenständig, transparent und ausfallsicher ist der Betrieb? 
    Kritische Dienste müssen auch unter veränderten politischen, rechtlichen oder technischen Rahmenbedingungen zuverlässig verfügbar bleiben. Transparente Betriebsmodelle und klare Verantwortlichkeiten stärken dabei die Resilienz der Organisation. 
  4. Wirtschaftliche Handlungsfreiheit – Wie abhängig ist die Organisation von Preis- und Vertragsentscheidungen einzelner Anbieter? 
    Technologieentscheidungen sollten aus der eigenen Strategie entstehen, nicht aus kurzfristigen Preiserhöhungen oder Vertragsbindungen. Transparente Kostenstrukturen und echte Wechseloptionen sichern dabei die wirtschaftliche Handlungsfähigkeit der Organisation.  

Digitale Souveränität bedeutet also weder Autarkie noch der Verzicht auf internationale Anbieter. Sie schafft Wahlfreiheit. 

Was der Markt heute bietet 

Der Markt für souveräne Arbeitsplatzlösungen entwickelt sich zunehmend weiter. Dabei lassen sich derzeit drei grundlegende Ansätze unterscheiden:  

  1. Staatlich kuratierte Open-Source-Suite 
    Lösungen wie openDesk verfolgen das Ziel, eine offene und möglichst herstellerunabhängige Arbeitsplatzumgebung für die öffentliche Verwaltung bereitzustellen. Sie kombinieren etablierte Open-Source-Komponenten für Dokumentenbearbeitung, Kommunikation und Zusammenarbeit und werden gezielt auf die Anforderungen von Behörden ausgerichtet. 
  2. Eigene Open-Source-Stacks und Hersteller-Suiten 
    Daneben setzen einzelne Bundesländer, IT-Dienstleister und Hersteller auf eigene Open-Source-Stacks. Beispiele hierfür sind die Open-Source-Strategie des Landes Schleswig-Holstein sowie Angebote auf Basis von Lösungen wie Nextcloud. Im Fokus stehen dabei Transparenz, Anpassbarkeit und die Reduzierung von Herstellerabhängigkeiten. 
  3. Souveräne Betriebsmodelle für etablierte Technologien 
    Ein dritter Ansatz setzt auf etablierte Technologien, die durch modifizierte Betriebs- und Governance-Modelle stärker an nationale oder europäische Anforderungen angepasst werden. Ziel ist es, die Vorteile weit verbreiteter Plattformen mit höheren Anforderungen an Datenschutz, Compliance und Kontrolle zu verbinden, ohne bestehende Ökosysteme vollständig ersetzen zu müssen. 

Welche Variante sinnvoll ist, hängt von Schutzbedarf, Betriebsmodell, Wirtschaftlichkeit und Transformationsfähigkeit der jeweiligen Organisation ab. Entscheidend ist nicht der Anbietername oder dessen Herkunftsland, sondern ob eine Lösung dauerhaft Kontrolle, Handlungsfähigkeit und Wahlfreiheit sichert. 

Wie wir den Markt aktuell einschätzen 

Über die ersten Schritte eines souveränen Arbeitsplatzes redet inzwischen jeder. Standard-Office und E-Mail sind gelöste Probleme, wie Schleswig-Holstein zeigt: Nahezu 80 Prozent der Arbeitsplätze außerhalb der Steuerverwaltung sind dort bereits umgestellt.8 Interessant wird es überall dort, wo Arbeitsplatzsoftware und über Jahrzehnte gewachsene Fachverfahren eng miteinander verzahnt sind. Das erschwert den Umstieg oder schließt ihn teilweise ganz aus. Genau deshalb ist digitale Souveränität kein Schalter, den man umlegt, sondern ein Portfolio, das man aktiv steuert: Wo lohnt sich der Wechsel jetzt, wo erst in zwei Jahren, und wo vielleicht nie? Wer diese Landkarte einmal hat, trifft souveräne Entscheidungen – unabhängig davon, wie viel am Ende tatsächlich migriert wird. Und selbst dort, wo (noch) nicht migriert wird, zahlt sich die Übung aus: Sobald eine Organisation glaubwürdig zeigt, dass ein Wechsel technisch und organisatorisch möglich ist, verändert sich die nächste Lizenzverhandlung von Grund auf. 

Jetzt anfangen zahlt sich aus 

Ein souveräner digitaler Arbeitsplatz entsteht nicht über Nacht. Er wächst aus technologischen, organisatorischen und wirtschaftlichen Entscheidungen, die zusammenspielen müssen. Wer jetzt beginnt, gewinnt Zeit und Verhandlungsspielraum, statt vom nächsten Lizenzsprung oder einer geopolitischen Verschärfung zum Handeln gezwungen zu werden. 

Capgemini Invent unterstützt Behörden und öffentliche Einrichtungen mit einem strukturierten Assessment dabei, eine belastbare Landkarte für den souveränen Arbeitsplatz zu erarbeiten: eine konkrete Übersicht, welche Bereiche sich sofort migrieren lassen, welche mittelfristig folgen können und wo Arbeitsplatzsoftware und Fachverfahren zunächst eng miteinander verzahnt bleiben und sich erst schrittweise entkoppeln lassen. Daraus leiten wir gemeinsam ein klares Zielbild für den souveränen Arbeitsplatz ab, mitsamt priorisierter Handlungsempfehlungen und konkreten nächsten Schritten. Damit verlässt die Organisation das Assessment nicht mit einer Diagnose, sondern mit einem klaren Fahrplan, den sie aktiv umsetzen kann. 

Unsere Erfahrung aus realen Public Sector Transformationen zeigt: Digitale Souveränität gelingt dort, wo sie mit Produktivität, Wirtschaftlichkeit und Akzeptanz in Einklang gebracht wird. So wird digitale Souveränität nicht nur konzipiert, sondern auch nachhaltig in die Praxis umgesetzt. 

Vielen Dank an den Co-Autor Roland Philippi sowie an Doris Förtschbeck, Benjamin Nickel und Michael Siegl-Picker für ihre Unterstützung. 

1 Strafgerichtshof: Microsofts E-Mail-Sperre als Weckruf für digitale Souveränität

2 Bund zahlt in einem Jahr 500 Millionen Euro für Microsoft-Lizenzen

3 AG Staatsmodernisierung

4 https://www.zendis.de/media/pages/newsroom/presse/bwi-und-zendis-schliessen-rahmenvertrag-ueber-sou…

5 https://www.zendis.de/media/pages/newsroom/presse/zendis-und-rki-schliessen-vertrag-ueber-nutzung-v…

6 Bund stellt ZenDiS strategisch neu auf

7,8 https://www.schleswig-holstein.de/DE/landesregierung/ministerien-behoerden/I/Presse/PI/2025/cds/251…