E-Akte – Traum oder Trauma? Wie Behörden ihre Digitalisierung wirklich voranbringen 

Die E-Akte ist in vielen Behörden bereits eingeführt, wird aber oft nicht als strategisches Werkzeug genutzt. Erfahren Sie, wie Sie Medienbrüche vermeiden, Prozesse digitalisieren und das volle Potenzial der E-Akte für eine moderne Verwaltung ausschöpfen.

Zwischen Anspruch und Wirklichkeit: Die E-Akte als ungenutztes Potenzial

Ein Blick hinter die Kulissen vieler Behörden zeigt, dass die E-Akte häufig nicht in dem Maße genutzt wird, wie es für eine moderne, digitale Verwaltung notwendig wäre. Oft bleibt die E-Akte ein isoliertes System, das weder mit Fachverfahren noch mit zentralen digitalen Diensten verbunden ist. Dokumente werden digital abgelegt, aber nicht strukturiert verarbeitet; Prozesse laufen weiterhin parallel auf Papier oder in unterschiedlichen Systemen. Die Folgen sind Medienbrüche, zeitlicher Mehraufwand und Missmut der Beschäftigten.

Um erfolgreich zu sein, muss die E-Akte mit einem Kulturwandel und einer durchdachten Einbettung in bestehende Strukturen einhergehen. Als das E-Akte-Team von Capgemini begleiten wir Behörden auf diesem Weg – von der ersten Idee, über Konzeption, Pilotierung und Rollout bis hin zum erfolgreichen Betrieb und der Anbindung technischer Schnittstellen. Basierend auf unseren Erfahrungswerten erfahren Sie in diesem Beitrag, wie die Einführung und Nutzung der E-Akte gelingen.

Hand aufs Herz: Wie steht es um die E-Akte in Ihrer Behörde?

In wenigen Minuten erhalten Sie einen Überblick über den Reifegrad Ihrer Lösung und konkrete Empfehlungen für die nächsten Schritte. Ob Sie gerade erst starten, mitten im Rollout stecken oder bereits erste Erfahrungen gesammelt haben: Der Healthcheck hilft Ihnen, die aktuelle Lage realistisch einzuschätzen – und zeigt, wo Sie gezielt ansetzen können, um die E-Akte als strategisches Werkzeug zu nutzen.

Mehr als eine Ablage: Die E-Akte als Fundament der Digitalisierung

Erst wenn digitale Informationen strukturiert und zentral vorliegen, entfaltet die E-Akte ihr volles Potenzial. Sie bildet die Grundlage für effiziente Prozesse, fundierte Entscheidungen und den Einsatz moderner Technologien wie Künstlicher Intelligenz. Wer die E-Akte nur als Ablage nutzt, verschenkt diese Möglichkeiten und stiftet unnötige Mehrbelastung für die ohnehin schon ausgelasteten Beschäftigten.

Die E-Akte kann deutlich mehr leisten, wenn sie als strategisches Werkzeug verstanden und eingesetzt wird. Die ganzheitliche Abbildung der Geschäftsgänge – von Eingang bis Ausgang über die eigenen Behördengrenzen hinweg – wird so ermöglicht. Ebenso die Integration von Schnittstellen zu Fachverfahren: Es entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess, der die Effizienz steigert, Beschäftigte entlastet und gleichzeitig die Einhaltung von Geschäftsgangprozessen sicherstellt. Die E-Akte kann als Konnektor zwischen digitalen Diensten fungieren und sollte als Herzstück der Digitalstrategie einer Behörde angesiedelt werden.

Wenn die Lösung nicht gelebt wird: Warum Beschäftigte oft keinen Nutzen sehen

Viele Behörden schöpfen das Potenzial der E-Akte noch lange nicht aus. Vielmehr wird die
E-Akte häufig nicht konsequent in die Organisation bzw. IT-Strategie eingebettet und die Digitalisierung in vielen Behörden damit ausgebremst. Anstatt Lösungen um die E-Akte „herumzustricken“, muss eine ganzheitliche Einbindung und Ausrichtung an den tatsächlichen Bedarfen stattfinden. Wird dies nicht getan, entstehen langfristig Mehrkosten – beispielsweise bei der Umsetzung von Schnittstellen aus einzelnen Fachverfahren zu anderen Institutionen, wie zur Justiz oder Archiven.

In der Folge wird die E-Akte-Lösung nicht aktiv weiterentwickelt, sondern eher „ertragen“. Beschäftigte sehen keinen Nutzen, weil Prozesse für sie nicht einfacher, sondern komplexer und umständlicher werden. Die E-Akte wird oft nur als lästige zusätzliche Ablageverpflichtung gesehen – und entwickelt sich vom erhofften Traum zum Trauma.

Drei Phasen zur echten Nutzung: So gelingt die Weiterentwicklung Ihrer E-Akte

Phase 1: Analyse und Strategieentwicklung als Grundlage

Um die E-Akte gezielt weiterzuentwickeln, besteht der erste Schritt in einer ehrlichen Bestandsaufnahme: Wie wird die E-Akte aktuell genutzt? Welche Prozesse werden digital abgebildet, und wo gibt es Medienbrüche? Bei dieser ersten Analyse ist die Einbindung der Führungskräfte aller Abteilungen notwendig. Denn der Geschäftsgang in den Fachabteilungen weicht oft erheblich von dem der Zentralabteilung ab.

Ebenso wichtig ist die Frage, wie die Beschäftigten die Lösung derzeit erleben und ob sie tatsächlich eine Entlastung erfahren bzw. die E-Akte überhaupt nutzen. Capgemini begleitet Behörden in dieser Phase mit einem strukturierten Reifegrad-Check, der organisatorische Rahmenbedingungen, bestehende Prozesse, die technische Systemlandschaft und die kulturelle Offenheit für Veränderungen berücksichtigt.

Daran anschließend folgt die gemeinsame Definition eines Zielbilds: Dieses beschreibt konkret, welchen strategischen Nutzen die E-Akte in der Behörde entfalten soll – etwa durchgängige digitale Prozesse, Schnittstellenfähigkeit oder datenbasierte Entscheidungsunterstützung.

Die Planungs- und Vorbereitungsphase wird häufig als mühsam empfunden; dabei ist gerade die gründliche Vorbereitung von zentraler Bedeutung für die erfolgreiche Weiterentwicklung der E-Akte. Oft treten hier grundlegende Herausforderungen zutage, die weit über die technische Umsetzung hinausgehen: Unklare Geschäftsprozesse, fehlende Governance-Strukturen, Überlastung der Führungskräfte in Flaschenhalsprozessen oder eine heterogene IT-Landschaft können das Potenzial der E-Akte erheblich limitieren. Eine sorgfältige Analyse deckt diese Stolpersteine frühzeitig auf und schafft die Basis für eine tragfähige Lösung.

Phase 2: Neukonfiguration der aktuellen Lösung

Anschließend an diese Bestandsaufnahme kann die Neukonfiguration bzw. Weiterentwicklung der bestehenden Lösung gemeinsam angegangen werden. Als produktneutraler Partner kennt Capgemini die Stärken und Schwächen verschiedener Systeme. Wir helfen dabei, die Lösung so zu konfigurieren, dass den individuellen Anforderungen der jeweiligen Behörde am besten entsprochen werden kann und das festgelegte Zielbild erreicht wird.

Dabei wird keine standardmäßige Checkliste stumpf abgearbeitet, sondern gezielt auf die individuellen Rahmenbedingungen der Behörde geschaut. Was sich auf Papier schön liest, ist oft in der Praxis nicht anwendbar. Gemeinsam mit Ihnen gehen wir ins Detail – organisatorisch und technisch – und überlegen, wie die E-Akte in Ihrer Behörde optimal genutzt werden kann.

Phase 3: Betrieb, Schulung und Schnittstellenintegration

Zentraler Erfolgsfaktor der E-Akte ist die aktive und frühe Einbindung der Führungskräfte und Beschäftigten. Zielgruppenspezifische Schulungskonzepte, die Basisschulungen, Video-Tutorials, Sprechstundenformate oder digitale Lernplattformen umfassen, tragen wesentlich dazu bei, Berührungsängste abzubauen und die Akzeptanz zu fördern. Ergänzend können KI-gestützte Chatbots eine kontinuierliche Unterstützung der Beschäftigten bieten. Wichtig ist, dass die Schulungs- und Begleitangebote so konzipiert sind, dass sie auch im Regelbetrieb dauerhaft nutzbar bleiben.

Zusätzlich kann in dieser Phase die Integration relevanter Schnittstellen angegangen werden. Nur durch diese Integration entsteht ein durchgängiger digitaler Geschäftsgang, der Medienbrüche vermeidet und die E-Akte als zentrales Steuerungselement der Verwaltung etabliert.

Interesse geweckt?

Stehen Sie kurz vor, mitten im, oder am Ende Ihrer Kräfte beim Rollout der E-Akte und benötigen Unterstützung? Kommen Sie gerne jederzeit auf uns zu und wir tauschen uns unverbindlich aus: e-akte.de@capgemini.com

Capgemini konnte bereits zahlreiche Behörden bei der erfolgreichen Einführung einer integrierten E-Akte-Lösung unterstützen. Mit Praxis-Erfahrung, Produktneutralität und einem klaren Blick auf Ihre individuellen Bedürfnisse stehen wir Ihnen gerne bei Seite.

Unsicher, wie es um Ihre E-Akte steht?

Sie möchten wissen, wie weit Ihre Behörde auf dem Weg zur digitalen Aktenführung wirklich ist? Finden Sie dies anhand unseres E-Akte-Healthchecks heraus. Der Check bietet einen schnellen Überblick über den aktuellen Reifegrad und liefert Ihnen konkrete Empfehlungen für die nächsten Schritte.

E-Akte-Healthcheck

Zu diesem Blogartikel haben maßgeblich die Co-Autor:innen Kirsti Grund, Anika König und Jonathan Beierl beigetragen.

Zum E-Akte-Healthcheck haben maßgeblich Felicitas Maurer, Ina Kässens und Priya George beigetragen.