Fokus schaffen, Wirkung entfalten

Der nächste entscheidende Schritt zu einer fortschrittlichen Verwaltung 

Die öffentliche Verwaltung in Deutschland steht vor einer tiefgreifenden, strukturellen Transformation, um auch künftig ihrem gesellschaftlichen Auftrag nachkommen zu können. Der demografische Wandel, historisch gewachsene und ineffiziente Strukturen, die schleichende Digitalisierung, fehlende Kommunikation zwischen Behörden sowie die noch immer zunehmende Bürokratisierung setzen Kommunen, Länder und den Bund unter Druck. Dabei sind erfolgreiche Ansätze für eine moderne, leistungsfähige und wirksame Verwaltung vorhanden. Sie müssen umgesetzt werden. 

Wir stellen Ihnen in unserem PoV vor, welchen Mehrwert die COO-Funktion bietet, worauf es bei der Einführung ankommt und welche Schritte jetzt dafür zu gehen sind.

Die COO-Funktion ist in der Privatwirtschaft, aber auch in den öffentlichen Einrichtungen anderer Länder, seit Langem etabliert – sie steht für operative Exzellenz, effiziente Steuerung und die konsequente Ausrichtung auf wertschöpfendes Handeln. Es sind genau diese Qualitäten, welche auch für die öffentliche Verwaltung in Deutschland maßgeblich sind. Moderne Verwaltung braucht eine zentrale Steuerungsfunktion, die Silos überwindet, die Zufriedenheit bei Mitarbeitenden erhöht, Effizienz steigert und bessere behördliche Leistungen ermöglicht. Die COO-Funktion ist dafür das organisatorische Rückgrat. Sie übernimmt Verantwortung für das „Wie“ von Verwaltung, damit sich Fachabteilungen auf das „Was“ konzentrieren können.

Die Mehrwerte einer zentralen, operativen Steuerung sind entlang typischer Aufgabenbereiche einer COO-Funktion messbar:

• Prozess- und Qualitätsmanagement: Durch Prozesskritik sowie klare Standards in Prozessen und Qualität die Bearbeitungszeiten um über 30% reduzieren
• Beschaffung: Durch Prüfung von Bagatellgrenzen, mit Standardkatalogen, digitalen Einkaufsplattformen und Rahmenverträgen die Beschaffungszeiten um über 30% und Beschaffungskosten um über 15% senken
• Portfoliomanagement: Durch klare Priorisierung und Verantwortlichkeit innovative Projekte zielgerichtet und um über 25 % schneller umsetzen, mit einer um über 20% verbesserten Auslastung für Mitarbeitende
• Reporting: Mit Transparenz im Berichtswesen und Standards in den Leistungskennzahlen die Steuerbarkeit im Verwaltungshandeln erhöhen
• Gebäudemanagement: Mit Shared Services und Potenzialen für die Zusammenarbeit mit externen Partnern den Fokus auf die Kernleistung stärken und Kosteneinsparungen von über 15% ermöglichen
• Nachhaltigkeit: Mit bereichsübergreifender Verantwortlichkeit u.a. EMAS konsequent umsetzen

Damit die die COO-Funktion ihre Wirkung entfalten kann, braucht es eine strukturierte Einführung, die gemeinsam mit der gesamten Organisation entwickelt und gelebt wird. Verschiedene Kernfragen sind dabei zu adressieren. Insbesondere die Ausgestaltung und die politisch-kulturelle Verankerung des Mandats sind bei der Einführung einer COO-Funktion erfolgskritisch. Wir beleuchten drei Schritte, welche die Einführung ermöglichen:

1. Ein notwendiges Mandat als Ausgangspunkt schaffen
2. Transparenz zum Status Quo und ein klares Zielbild in den ersten 100 Tagen herstellen
3. Wirksame Hebel für operative Exzellenz implementieren

Die Einführung einer COO-Funktion ist kein zusätzlicher Verwaltungsbaustein, sondern eine konsequente, strategische Weiterentwicklung. Sie schafft die Voraussetzungen für eine moderne, effiziente und wirkungsorientierte Verwaltung, die sich wieder voll auf ihren gesellschaftlichen Auftrag konzentrieren kann. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, diesen Schritt zu gehen. 

Laden Sie unser Point of View herunter und erfahren Sie mehr über die COO-Funktion als Schlüssel zu Verwaltungsmodernisierung!