Nowa generacja ERP, czyli jak bezpiecznie przejść na SAP S/4HANA w biznesie

Jakie są warunki pomyślnego wdrożenia S/4HANA we współczesnych firmach?

Sławomir Tarkowski
Business Transformation Manager w zespole IFAO Consulting w Business Services w Capgemini

W okresie wzmożonego postępu technologicznego, jaki obecnie obserwujemy, rezygnacja z digitalizacji i przetwarzania danych w czasie rzeczywistym jest trochę jak rezegnacja z używania prądu w XX wieku. Nasz zespół FPIA Consulting doskonale zdaje sobie z tego sprawę. Od lat współpracujemy z klientami z całego świata nad transformacją cyfrową ich biznesów, a częścią tej transformacji w ostatnim czasie jest wdrażanie systemu ERP nowej generacji – SAP S/4HANA. O migracji do nowego systemu firma SAP poinformowała klientów już w 2015 roku. Firma ogłosiła wtedy, że wcześniejsze wersje oprogramowania SAP-a, czyli R/3 czy ERP, będą utrzymywane tylko do 2025 roku. Oznacza to, że do tego czasu przedsiębiorstwa, które już używają apliakcji SAP-a, czyli zdecydowana większość dużych korporacji, powinny przejść na SAP S/4HANA, aby mogły dalej korzystać z dalszego wsparcia tego system w swoim rozwoju. Prowadzi to do finalnej konkluzji, że nie rozmawiamy już o tym czy warto migrować, ale kiedy jest najlepszy moment, aby to zrobić i jak to zrobić dobrze?

Zmiany są stałe. Tak, ale zachodzą coraz szybciej!

Ilość zmian oraz szybkość z jaką one zachodzą w otoczeniu firm ciągle się nasila. Innowacje, nowe technologie, zmiany społeczne oraz na rynku pracy, jak i wydarzenia związane ze zmianami klimatu czy ostatnio z pandemią, powodują, że świat nie zwalnia, a wręcz przeciwnie – przyśpiesza. Zmiany zachodzą nie tylko coraz szybciej, ale są coraz trudniejsze do przewidzenia i zaplanowania. Zwiększa to presję w zakresie podejmowania wielu decyzji w krótkim czasie, pomimo ich znacznej wagi i wpływu na dalsze losy firmy, jej pracowników jak i nas samych.

Wyobraź sobie na przykład, że jesteś dużym przedsiębiorcą, który prowadzi biznes w 20 krajach, gdzie ma sprzedaż stacjonarną – sklepy – oraz internetową – 3 fabryki – które produkują 60% oferowanego asortymentu (reszta pochodzi od innych dostawców) i zatrudnia łącznie 15 000 pracowników. I nagle z dnia na dzień prowadzenie tego biznesu staje się mocno ograniczone z powodu lockdownu związanego z pandemią. Co robisz?
Jedno jest pewne, na pewno będziesz potrzebował wielu informacji z wielu miejsc i różnych obszarów, żeby wiedzieć co dalej robić i jakie decyzje podjąć. Jak zareagowali klienci ? Jak kształtuje się sprzedaż w poszczególnych obszarach produktowych i kanałach sprzedaży? Czy pracownicy są w pracy czy na kwarantannie? Czy są problemy z dostawami ? Ile firma ma zasobów finansowych i na ile one wystarczą? Czy klienci spłacają normalnie zobowiązania czy też nie? Oraz wiele innych informacji. W takiej sytuacji czas otrzymania tych informacji zaczyna odgrywać kluczową rolę.

Czym jest SAP S/4HANA?

Zanim wrócimy do naszego przedsiębiorcy, chciałbym przybliżyć Wam czym jest SAP S/4HANA i jak ta nowa generacja systemu ERP może wpłynąć na sytuację naszego przedsiębiorcy.

S/4 HANA to skrót z języka angielskiego, gdzie „S” oznacza Simple – prosty, „4” – oznacza czwartą generację systemu SAP, a „HANA”  –  High performance ANalytic Appliance – wysoko wydajne narzędzie do analizy. Temat S/4HANA jest bardzo obszerny, natomiast na potrzeby tego artykułu skupimy się na jego najistotniejszej funkcjonalności – przetwarzaniu danych w czasie rzeczywistym z dużą prędkością i możliwością ich oglądania także na telefonie komórkowym. W praktyce oznacza to, że nasz przedsiębiorca oraz jego menedżerowie mogą w czasie rzeczywistym zobaczyć jak wygląda sytuacja w firmie oraz podległych im obszarach. Co więcej, mogą to zrobić w dowolnym momencie na smartfonie i otrzymać te dane niezależnie od innych działów.

Czym różni się SAP S/4HANA od SAP R/3 czy ERP lub wcześniejszejszych wersji tego systemu?

Zasadniczo, we wcześniejszych wersjach systemu SAP-a dane nie są przetwarzane w czasie rzeczywistym oraz nie są dostępne na smartfonie. Inna architektura systemu powoduje, że dane są zbierane w wielu miejscach (tabelach SAP-a), które następnie są integrowane w głównej bazie danych (business warehouse), z której następnie są wyciągane w formie raportów, w czym najczęściej wspiera menedżerów zwykle dział controllingu. Złożoność tego procesu powoduje, że wiele raportów przygotowywanych jest miesięcznie, czyli na początku miesiąca, po zamknięciu okresu za poprzedni miesiąc rozliczeniowy przez dział księgowy i controllingu. Raporty lub informacja o tym, że są one gotowe, są przesyłane mailowo do menedżerów.

W hipotetycznej sytuacji opisanej wcześniej, jak u naszego przedsiępiorcy, są to dane mocno historyczne, czyli jeszcze z czasu, kiedy wszystko działało normalnie. Inaczej mówiąc, dane te są mało użyteczne do podejmowania decyzji tu i teraz, w dynamicznie zmieniającym się z dnia na dzień otoczeniu biznesowym. Dodatkowo, otrzymanie tych danych zależne jest od zaangażowania różnych działów w ich przygotowanie. A co w przypadku, gdy kogoś nie ma, bo jest na przykład chory? Tracimy cenny czas, a poziom stresu rośnie. Konkurencja działa i jeśli wdrożyła S/4HANA może w takiej sytuacji zdobyć istotną przewagę rynkową i wyjść z sytuacji kryzysowej wzmocniona, gdyż jej pracownicy mają dostęp do bieżących informacji w czasie rzeczywistym, co pozwala podejmować im dużo szybciej prawidłowe decyzje. Dodatkowo, mają komfort korzystania z tych danych na smartfonie, co uniezależnia ich od dostępu do komputera, oszczędza czas i przyczynia się do lepszego work-life balance całego zespołu. Pracownicy mogą sobie przejrzeć te dane czekając na przykład w kolejce do lekarza lub w innej dogodnej dla nich chwili.

SAP S/4HANA jest super! Tak, zgadza się. Właśnie w oparciu o te funkcjonalności opisane powyżej, wiele firm decyduje się jak najszybciej wdrożyć ten system, aby stworzyć przewagę nad konkurencją i w pełni wykorzystać potencjał posiadanych danych, które istnieją w SAP-ie oraz innych aplikacjach. Szczególnie aplikacjach skierowanych do klientów, czyli CRM, które w oparciu o posiadane dane, powiązane tranzakcyjnie z systemem SAP (o ile nie są całkowicie zintegrowane), pozwalają zobaczyć jak kształtują się zachowania klientów w tych dynamicznych czasach. Czy klienci wstrzymują się z zakupami, czy też przeciwnie? Czy rośnie sprzedaż internetowa czy też nie, a jeśli tak, to jak szybko?  Jaka jest reakcja na promocje? Jak klienci regulują swoje zobowiązania? I wiele innych.

Jak należy się przygotować do wdrożenia SAP S/4HANA, aby w pełni wykorzystać potencjał tego systemu

W celu efektywnego wykorzystania funkcjonalności SAP S/4HANA nie wystarczy tylko wdrożyć system. Jednocześnie, a jeszcze lepiej wcześniej, czyli przed wdrożeniem, należy zadbać o ujednolicenie i standaryzację procesów w ramach których te dane są przetwarzane. Przygotować i przeszkolić w tym zakresie pracowników, oraz zmienić podejście pracowników, którzy wcześniej pracowali w trybie zamknięcia miesiąca. Przy danych przetwarzanych w czasie rzeczywistym trzeba zapewnić aktualność i poprawność danych na bieżąco. Jest to duża zmiana dla pracowników działu księgowości, controllingu oraz innych pracowników, mających wpływ na raportowane dane.

Szczególnie jakość procesów związanych z master data (zakładanie i aktualizacja) oraz szybkość z jaką są procesowane te zmiany, zaczynają być kluczowe. Dlaczego? Master Data (klient, product, profit center, cost center, konto, itd.) są potrzebne do procesowania transakcji biznesowych (np. sprzedaży, przepływu materiałów, kosztów). Jeśli master data nie istnieją w systemie, to transakcja nie może się odbyć, a jeśli te dane są niepoprawne, to raport będzie zawierał niepełne lub zniekształcone dane. Dodatkowo, master data mają wiele atrybutów, które w powiązaniu ze sobą mają istotne znaczenie na to, jak pokazywane są dane w raportach. Klient na przykład może być przypisany do regionu, za który odpowiada dany handlowiec, a produkt do segmentu, co w kombinacji klient/produkt pojawia się w konkretnych miejscach w raportach, za które odpowiada handlowiec, czy też szef sprzedaży i na podstawie których podejmują oni decyzje. Jeśli te dane nie będą poprawne i wiarygodne, to stają się mało użyteczne w podejmowaniu biznesowych decyzji.

Drugą kwestią jest standaryzacja tych danych, tak, aby dane w różnych krajach znaczyły to samo. W tym celu pola, które należy wypełnić w systemie, muszą być używane w ten sam sposób. Wbrew pozorom nie jest to takie oczywiste, gdyż jeśli ktoś nie poświęcił temu tematowi wcześniej czasu, aby stworzyć jednolitą politykę dla całej firmy, a najlepiej scentralizować przetwarzanie tych danych w jednym miejscu, to należy się spodziewać wielu różnic w podejściu do ich wypełniania. Szczególnie, że w wielu firmach na potrzeby wcześniejszych baz danych (business warehose) używanych offline stosowano ich mapowanie, przez co dane lokalne są konwertowane na potrzeby raportowania danej grupy. Dobrym przykładem są tu lokalne plany kont, które na potrzeby raportów finansowych (IFRS lub US GAAP) są mapowane do kont grupowych, aby zapewnić ich poprawną prezentację w raporcie. Na tym poziomie są one ujednolicone, natomiast jak zejdziemy głębiej zaczynają się przysłowiowe schody, gdyż często nawet numeracja kont jest bardzo różna w poszczególnych krajach, nie wspominając o ujednoliconej analityce stosowania poszczególnych kont. No właśnie, a żeby podjąć właściwą dezycję, potrzebujemy tych informacji na dużo bardziej szczegółowym poziomie, często z możliwością zejścia do konkretnej transakcji.

Jeśli więc zbudujemy standardowe raporty dla menedżerów, aby mogli z nich korzystać w podejmowaniu decyzji w różnych krajach, to będzie to możliwe pod warunkiem, że mamy zestandaryzowane master data i procesy, które przetwarzają te dane. Wtedy osiągamy pełnię korzyści, gdyż liczba raportów jest ograniczona, dane można łatwo agregować nie tylko na poziomie kraju, ale również regionu lub globalnie. Menedżerowie mają dostęp do raportów, które prezentują wiarygodne informacje.

Kluczem do sukcesu jest standaryzacja procesów, ale też ujednolicenie organizacji

Standaryzacja master data, oraz procesów przetwarzających te dane, to jeden z najważniejszych warunków sukcesu dla wdrożenia SAP S/4HANA, ale również każdego innego systemu, który chcemy skalować na wiele rynków. Ale czy jedyny?

O ile powyższy warunek jest dosyć oczywisty i wiele firm ma tego świadomość, to pojawiają się jeszcze inne kwestie, które grają niemniej istotną rolę – ujednolicenie struktury organizacyjnej oraz change management, co wiąże się ze zmianą podejścia przez pracowników do przetwarzania danych.

Dlaczego ujednolicenie struktury organizacyjnej jest istotne w zdigitalizowanej firmie?

Otóż systemy, w tym SAP S/4HANA, wymagają nadania użytkownikom systemu autoryzacji, aby mogli oni wykonywać swoje obowiązki. Jeśli te same dane są przetwarzane przez różne działy w różnych krajach, albo procesy, które powinny być w Centrum Usług Wspólnych nadal są wykonywane lokalnie, to w zderzeniu z faktem, że autoryzacje są skonfigurowane w określony sposób globalnie dla systemu, mamy dwa rozwiązania. Pierwsze, nadać części użytkownikom bardzo szerokie uprawnienia, tak, aby autoryzacje nie ograniczały możliwości wykonywania zadań. Drugie, ujednolicić i uprościć strukturę organizacyjną. Zdecydowanie odradzam pierwsze rozwiązanie, ponieważ oprócz problemu z ryzykiem związanym z brakiem podziału obowiązków (segregation of duties), co jest sprzeczne z regulacjami SOX dla spółek notowanych na giełdzie NYSE w Nowym Jorku, dochodzi jeszcze problem właściwego przepływu komunikacji.

Globalne funkcje, czyli właściciele procesów, komunikują zmiany w ramach swoich funkcji, a to oznacza, że jeśli zmiana dotyczy np. działu księgowości, to ten dział ją otrzyma, ale jeśli niektóre zadania wykonuje np. controlling albo logistyka, to te działy mogą nie zostać o tym poinformowane i dalej wykonywać swoją pracę tak, jak robiły dotychczas. Prowadzi to często do chaosu, a w najlepszym wypadku wymaga dodatkowego czasu, aby taka komunikacja dotarła tam, gdzie trzeba i każdy wiedział, czego się od niego oczekuje w ramach przetwarzania danych w konkretnym procesie. Ten dodatkowy czas to opóźnienie we wprowadzeniu zmiany, a jeśli dane są przetwarzane w systemie w czasie rzeczywistym, to brak ich wprowadzenia zgodnie z harmonogramem zniekształca je i obniża ich jakość.

Z mojego doświadczenia i obserwacji wynika, że są to często najtrudniejsze zmiany do przeprowadzenia. Często wiążą się one bowiem z dużymi zmianami dla długoletnich i zasłużonych pracowników. Nie jest to proste do zakomunikowania przez ich przełożonych, którzy niejedno razem przeszli i często te osoby są w tych rolach dzięki świetnej pracy osób, których ta zmiana dotyczy. Jest to obszerny i delikatny temat, natomiast kluczowy dla firmy, aby wejść na wyższy poziom rozwoju z wykorzystaniem takich systemów jak SAP S/4HANA.

Zmienia się rola Centrum Usług Wspólnych

Warunkiem do wdrożenia SAP S/4HANA z sukcesem jest również posiadanie przez fimę Centrum Usług Wspólnych (CUW, GBS – Global Business Services) oraz Centrum Kompetencji (CK, CoE – Center of Excellence). O ile jeszcze 10 lat temu tworzenie CUW było głównie podyktowane optymalizacją kosztową w oparciu o lokalizacje mające niższe koszty pracy i osiągnięcie efektu synergii poprzez ekonomię skali. O tyle obecnie należy przedefiniować rolę CUW/CK. Organizacje te stają się motorem optymalizacji w oparciu o digitilizację procesów i przez to tworzą przewagę konkurencyjną firmy. Z tego powodu stają się również warunkiem koniecznym do wdrożenia SAP S/4HANA. Z jedną istotną zmianą, część transakcyjna CUW mocno ulega redukcji poprzez digitalizację, a Centrum Kompetencji staje się głównym elementem tej organizacji, coraz bardziej projektując procesy end-to-end z uwzględnieniem procesów wykonywanych lokalnie. Zmienia więc swój charakter z funkcji produkcyjnej (production) w funkcję rozwojową (research and development), a dokładniej zmieniają się mocno proporcje tych funkcji. W tych warunkach CK powinno wziąć na siebie jeszcze jedną ważną rolę – bycie Centrum Zarządzania Wiedzą (CZW) o procesach dla całej firmy. Podstawową rolą w tym zakresie powinno być dokumentowanie wiedzy o procesach w formie pisemnej, dostępnej w formie elektronicznej dla wszystkich stakeholderów procesu. Wykorzystuje się do tego takie aplikacje, jak BusinessOptix, MS Visio, Salesforce lub inne. Jak również zorganizowanie wraz z właścicielami procesów efektywnej komunikacji zmian w tych procesach, tak, aby w momencie kiedy zachodzi zmiana, wszystkie zaangażowane w dany proces osoby były o tym poinformowane na odpowiednim etapie, aby móc się do nich przygotować i je wdrożyć. Ten element nawiązuje do wcześniejszej części tego artykułu – ważne jest w tym celu ujednolicenie organizacji.

Jest to olbrzymia zmiana, która jest kluczowa do przeprowadzenia dla firm, które chcą z sukcesem wdrożyć rozwiązania oparte o digitalizację i SAP S/4HANA i w pełni wykorzystać potencjał, który w nich drzemie. Jest ona o tyle trudna, że CUW, które jeszcze kilka lat temu były często komunikowane w organizacji jako jednostka administracyjna i usługowa z zachowaniem głównej roli w podejmowaniu decyzji odnośnie procesów na szczeblu lokalnym, czyli w krajach, zmienia się. Decydujący wpływ na to jak mają wyglądać przyszłe procesy w całej organizacji przejmują Centra Kompetencji, które będąc częścią CUW, mają dużo lepszy obraz działania procesów na poziomie globalnym, czyli w przekroju przez wszystkie kraje. Ta zmiana nadal wymaga ścisłej współpracy pomiędzy CUW a działami lokalnymi, ale CK przejmuje tu rolę lidera. Potrzebne jest więc zarządzenie tą zmianą, co stanowi kolejny element całego projektu.

Czy to się opłaca?

Często pojawia się pytanie – czy warto? I jest to trudne pytanie do skwantyfikowania w liczbach na poziomie szczegółowym, gdyż tego rodzaju zmiany mają wpływ na całą organizację. Przyjmuje się jednak, że wdrożenie w całości tych zmian, powinno wygenerować efekt w postaci kilku procent wartości całej sprzedaży firmy.

Czyli jeśli firma ma na przykład przychody na poziomie 5 miliardów dolarów i przyjmiemy 2%, to mówimy o poziomie poprawy wyniku na poziomie 100 milionów dolarów rocznie, a jeśli organizacja startuje z niskiego poziomu rozwoju procesów, to efekty mogą być jeszcze lepsze.

Jak to mówią “gra jest warta świeczki”. Natomiast nie jest to łatwa zmiana. Wymaga ona dużego przekształcenia organizacji, w co muszą być również mocno zaangażowani główni stakeholderzy firmy, np. CEO i CFO, jak również muszą wspierać ją główni akcjonariusze, gdyż te zmiany wymagają na początku nakładów, również liczonych w milionach dolarów w skali całej firmy, a dodatkowo będą budziły emocje podczas ich wprowadzania, nie tylko wśród pracowników liniowych, ale również na wyższych szczeblach zarządzania. Dlatego istotne jest, aby sponsorzy takiego projektu byli od początku świadomi, zarówno jaki może być efekt tych zmian (przyjemniejsza część) jak i rozmiaru pracy, którą trzeba wykonać, aby wdrożyć zmiany (trudniejsza część) i byli zgodni odnośnie ich wdrożenia.

Chcesz wiedzieć na czym polega doradztwo biznesowe w zespole FPIA Consulting? Przeczytaj kolejny artykuł >>>