Przetwarzanie danych pracowniczych

Celem niniejszej  klauzuli informacyjnej jest wskazanie zakresu danych osobowych zbieranych i przetwarzanych przez Capgemini Polska Sp. z o. o., oraz wskazanie sposobów ochrony danych osobowych  przetwarzanych w związku z możliwością nawiązania lub istniejącym stosunkiem zatrudnienia w Capgemini Polska Sp. z o.o.

Klauzula informacyjna HR (PDF)

HR Data Privacy Policy EN

1. Kto dokonuje zbierania danych osobowych?

Capgemini Polska Sp. z o.o, z siedzibą w 00-807 Warszawa, al. Jerozolimskie 96 (dalej “Capgemini”) jest Administratorem Danych, a Inspektorem Ochrony Danych jest Edward Gołda (e-mail: dprequestpoland.pl@capgemini.com), który zobowiązany jest do zapewnienia ochrony prywatności.

2. Jakie dane osobowe podlegają gromadzeniu i przetwarzaniu?

Capgemini przetwarza dane osobowe kandydatów do pracy, pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej, zwanych łącznie dalej odpowiednio „Pracownikiem”, bądź „Pracownikami.”

Capgemini jest uprawniona do przetwarzania następujacych informacji:

·         Dane personalne, takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, płeć, wiek, adres, numery telefonów, adres e-mail, liczba dzieci, obywatelstwo, dane identyfikacyjne, dane wizowe, szczegóły pozwolenia na pracę, dane kontaktowe w nagłych wypadkach, dane na temat osób pozostających na utrzymaniu, stan cywilny, dane uposażonych z umów ubezpieczenia na życie, fotografie lub wizerunek;

·         Informacje finansowe dotyczące wynagrodzeń, świadczeń i ustaleń emerytalnych, takie jak szczegóły dotyczące płacy, rachunku bankowego, kodów podatkowych, kosztów podróży, opcji na akcje, planu zakupu akcji;

·         Informacje dotyczące rekrutacji, takie jak CV, formularz podania o pracę, notatki z rozmów kwalifikacyjnych, referencje (jeśli są rejestrowane), kwalifikacje, wyniki testów (jeśli dotyczy);

·         Informacje administracyjne dotyczące zatrudnienia, takie jak historia zatrudnienia i kariery zawodowej, stopnie zaszeregowania, dane przełożonych, szczegóły dotyczące umowy o pracę, dane dotyczące nieobecności, dane dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, dane dotyczące stanu zdrowia i chorób o ile przepisy prawa zezwalają na zbieranie takich danych, raporty z wypadków, oceny rozwoju osobistego, dane prawa jazdy i powiązanych dokumentów, informacje o kwalifikacjach, numery identyfikacyjne wydane przez organy państwowe;

·         Informacje o doświadczeniu zawodowym, takie jak życiorys zawodowy, kwalifikacje, szczegóły projektów, w których Pracownik uczestniczył, informacje o szkoleniach, informacje dotyczące mobilności;

·         Informacje na temat miejsca przebywania Pracowników na terenie obiektu Capgemini w zakresie, w jakim są rejestrowane przez systemy elektronicznych kart dostępu Capgemini oraz kamer wizyjnych;

·         Informacje IT i dane połączeń z systemami informatycznymi Capgemini;

3. W jaki sposób dane osobowe są pozyskiwane?

Capgemini zbiera i przetwarza dane osobowe dostarczone bezpośrednio przez  Pracownika. Capgemini pozyskuje część informacji poprzez utrwalenie zapisu interakcji Pracownika przy użyciu wszelkich platform wykorzystywanych przez HR oraz poprzez utrwalenie zapisu rejestrowanego przez systemy elektronicznych kart dostępu Capgemini oraz monitoring wizyjny.

Capgemini może także przetwarzać dane osobowe  uzyskane pośrednio, w szczególności:

·         Z zasobów globalnych w ramach Grupy Capgemini;

·         Od agentów/pośredników, dostawców usług, w tym agencji rekrutacyjnych;

·         Od podmiotów trzecich, które dostarczyły dane osobowe w ramach polecenia do procesu rekrutacyjnego;

·         Od Towarzystw Ubezpieczeniowych celem rozliczenia zdarzenia ubezpieczeniowego;

·         W zakresie danych osobowych wykorzystywanych w postępowaniach sądowych, roztrzyganiu sporów oraz wymaganych przez organy administracyjne;

·         Od agencji marketingowych lub eventowych w zakresie jakim są to dane wykorzystane do prowadzenia procesów rekrutacji;

·         Poprzez branżowe ogólnodostepne bazy danych takie jak Pracuj.pl, LinkedIn, Infopraca.pl i inne publicznie dostępne źródła takie jak np. katalogi internetowe i telefonicznie.

4. Dla jakich celów Capgemini zbiera, przechowuje i przetwarza dane osobowe?

Cele, dla których Capgemini przetwarza dane osobowe Pracowników obejmują w szczególności następujące czynności:

·         Rekrutację, w tym rekrutacje przyszłe oraz weryfikację kandydatów zgodnie z przepisami krajowymi;

·         Ocenę wyników pracy i szkolenia;

·         Obsługę wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych (w tym opcji na akcje, planu nabycia akcji pracowniczych lub innych planów/świadczeń firmowych);

·         Rutynowe czynności zarządcze, takie jak przydzielanie do projektów, awanse, działania dyscyplinarne, rozpatrywanie skarg;

·         Oferowanie profesjonalnych usług konsultantów potencjalnym klientom Capgemini (np. poprzez dostarczanie informacji o doświadczeniach z poprzednich projektów);

·         Obsługę bieżących świadczeń, w tym osobistego planu emerytalnego Capgemini, programu ubezpieczeń na życie, systemu prywatnych ubezpieczeń zdrowotnych;

·         Analizę zatrudnienia, np. porównanie skuteczności różnych programów rekrutacji i/lub utrzymania Pracowników;

·         Przestrzeganie przepisów BHP i innych obowiązków Capgemini jako pracodawcy;

·         W razie potrzeby przetwarzanie w celu umożliwienia Capgemini korzystania ze swoich praw i/lub realizacji obowiązków pracodawcy, o ile wymagają tego przepisy prawa kraju, w którym ma siedzibę Administrator Danych;

·         IT, bezpieczeństwo, bezpieczeństwo cybernetyczne i kontrola dostępu;

·         Zarządzanie zasobami ludzkimi, zarządzanie karierą i mobilność także przy użyciu automatyczniego przetwarzania w tym profilowania;

·         Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna;

·         Zarządzanie zasobami Capgemini;

·         Monitoring wizyjny i elektroniczny w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa Pracowników ze względu na sposób, ilość i jakość wykonywanych czynności;

·         Dziełania prewencyjne w zakresie zabezpieczenia mienia Capgemini przed np. kradzieżą bądź zniszczeniem jak również nieautoryzowanym wyciekiem danych i ujawnieniem tajemnicy przedsiębiorstwa, bądź dostępem do nich osób nieupoważnionych;

·         Kontrole i statystyka.

5. Na jakiej podstawie prawnej zbierane są dane osobowe?

Capgemini przetwarza dane osobowe na podstawie:

·       W celu realizacji obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze danych osobowych

·       W celu wykonania umowy, której stroną jest Pracownik;

·       Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora danych osobowych, tj.:

 Prawa osób zatrudnionych

§   Uzasadnione oczekiwanie osoby w zakresie przetwarzania jej danych osobowych;

§   Zarządzanie danymi w ramach obsługi zapytań i realizacji uprawnień osób których dane dotyczą (z wyłączeniem procesowania danych po zgłoszeniu żądania do usunięcia danych osobowych);

§   Archiwizacja baz danych osobowych;

§   Profilowanie w celach analitycznych;

§   Realizacje dodatkowych uprawnień  pracowniczych (benefity, kursy, szkolenia itp);

§   Przechowywanie dokumentów pracowniczych na wypadek roszczeń pracowniczych;

§   Przechowywanie dokumentów i plików z nagrań;

§   Dozwolony monitoring pracowniczy;

Przeciwdziałanie korupcji

§   Działania prewencyjne w ramach organizacji wdrożone na podstawie wewnętrznych polityk Capgemini;

§   Zarządzanie Ryzykiem Zgodności;

Sieć IT i zapewnienie cyberbezpieczeństwa

§   Sieci IT i bezpieczeństwo informacji w odniesieniu do zarządzania profilami, zakresem uprawnień, hasłami pracowników;

§   Wykorzystanie sztucznej inteligencji w procesach analitycznych i związanych z podejmowaniem zautomatyzowanych decyzji;

Podanie danych osobowych jest wymagane przepisami prawa, albo niezbędne do wykonania obowiazków umownych. W sytaucji braku dostarczenia danych osobowych nie będzie możliwym:

·         Wykonanie obowiązków Administatora na rzecz osoby, której dane dotyczą w zakresie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego, przepisów podatkowych i ochrony socjalnej

·         Przesyłanie komunikacji marketingowej lub informacji handlowych ( w tym związanych z procesem rekrutacyjnym) i weryfikacja aplikacji rekutacyjnych.

·         Profilowanie pracowników lub kandydatów w celu przygotowania odpowiedniej dla nich oferty rekrutacyjnej;

·         Analiza mająca na celu przeciwdziałanie korupcji;

·         Weryfikacja i zapewnianie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa Pracowników i ochrony mienia Capgemini.

6. Jak długo dane osobowe bedą przetwarzane?

Capgemini bedzie uprawnione do przechowywania danych osobowych tak długo jak wymagają tego obowiązujace przepisy prawa albo przez okres, w którym niezbędne jest przetwarzanie danych osobowych dla celów określonych w niniejszej  Klauzuli Informacyjnej, jednak nie dłużej niż 10 lat liczonych od daty rozwiązania zatrudnienia.

W zakresie monitoringu wizyjnego: Capgemini bedzie uprawnione do przechowywania danych osobowych standardowo 30 dni od wykonania nagrania, a w sytuacji gdy nagranie stanowi dowód zaistnienia czynu zabronionego nie dłużej niż 10 lat liczonych od daty wykonania nagrania.

Po zakończeniu przetwarzania, dane osobowe i kopie dokumentów zawierających te dane zostaną zanonimizowane lub usunięte z wszelkich urządzeń elektronicznych, natomiast kopie papierowe zostaną zniszczone. W zakresie obowiązków Pracodawcy dot. archiwizacji kartotek pracowniczych Capgemini będzie postepować w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa.

7. Komu zostaną udostępnione dane osobowe?

Capgemini nie udostępnia danych osobowych Pracowników podmiotom trzecim w sprzeczności z obowiązującymi przepisami prawnymi.

Spółki zależne Capgemini badź jej Partnerów Strategicznych

Capgemini może powierzać dane osobowe swoim Spółkom Zależnym (spółki kontrolowane bezpośrednio lub pośrednio przez Capgemini SE) oraz Partnerom Strategicznym współpracującym z Capgemini w ramach świadczenia usług i towarów.

Podwykonawcy

Capgemini może powierzać dane osobowe swoim podwykonawcom świadczącym usługi w ramach przetwarzania informacji, obsługi zamówień, świadczenia obsługi klienta, przeprowdzenia badań/analizy potrzeb rynkowych bądź przeprowadzenia ankiety satysfakcji. Podwykonawcy bedą zobowiązaniu do zachowania odpowiedniego poziomu ochrony bezpieczeństwa informacji poufności danych.

Organy administracyjne i rządowe

Jeśli bedzie to wymaganym na mocy przepisów prawa, w związku z prowadzonymi sporami sądowymi lub na wniosek organów administracyjnych i rządowych skierowany do Capgemini z wezwaniem do udostępnienia danych osobowych, Capgemini zobowiązana jest do ujawnienia tych danych w zakresie zdefiniowanym przez te podmioty przy uwzględnieniu celów bezpieczeństwa narodowego, egzekwowania  przepisów prawa lub innych celów o znaczeniu publicznym, jeśli to ujawnienie jest konieczne lub uzasadnione.

Podmioty zlokalizowane w państwach trzecich, zlokalizowanych poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Capgemini zapewni, iż przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego zlokalizowanego poza Europejskim Obszarem Gospodarczym dokonane będzie w zgodności z wymogami Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych i z odpowiednim poziomem zabezpieczeń bezpieczeństwa informacji. Pracownik może w każdej chwili zażądać uzyskania informacji odnośnie zakresu danych osobowych przetwarzanych przez niniejsze podmioty, a także uzyskać listę podmiotów, którym udostępniono dane osobowe poprzez wysłanie zapytania na adres mailowy: dprequestpoland.pl@capgemini.com.

Podmioty zlokalizowane w państwach trzecich zapewnią ochronę bezpieczeństwa danych osobowych na poziomie nie niższym aniżeli poziom zabezpieczeń stosowany przez Capgemini i będą związane odpowiednimi umowami o zachowaniu poufności.

8. W jaki sposób dane osobowe będą zabezpieczone?

W celu zapobiegania nieautoryzownemu dostępowi lub ujawnieniu danych osobowych, wprowadzone zostały w Capgemini procedury zabezpieczeń fizycznych, elektronicznych  i organizacyjnych mające na celu ochronę zbieranych danych osobowych oraz stosuje się praktyki i standardy branżowe przy wdrażaniu procedur i systemów zapobiegania udostępnianiu danych osobowych nieupoważnionym osobom oraz ich przypadkowej utracie, uszkodzeniu lub zniszczeniu.

Wszystkie Spółki Zależne Capgemini są zobowiązane do przestrzegania norm bezpieczeństwa ustanowionych przez Capgemini SE oraz odpwowiednio monitorowanych.

Zgodnie z art. 33 i 34 RODO, biorąc pod uwagę poziom ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, Capgemini zgłasza naruszenia danych osobowych władzom i/lub Pracownikom, w przypadku stwierdzenia naruszenia ich bezpieczeństwa, poufności lub integralności.

9. W jaki sposób pracownik może zarządzać swoimi danymi osobowymi?

Capgemini jest zobowiązana do utrzymywania poprawności danych osobowych. Capgemini umożliwia dostęp do  danych osobowych w zakresie wyświetlania, aktualizacji poprzez platformę TETA HRM lub za pośrednictwem dprequestpoland.pl@capgemini.com.

Pracownik może zgłosić wniosek za pośrednictwem adresu mailowego dprequestpoland.pl@capgemini.com w zakresie usunięcie własnych danych osobowych, zażądania informacji o zakresie danych osobowych przetwarzanych przez Capgemini na swój temat oraz zażądania dostarczenia kopii tych informacji w formie dokumentu w powszechnie używanym formacie.

Pracownik może zażądać ograniczenia przetwarzania danych osobowych lub zakresu przetwarzanych danych osobowych. Pracownik może zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych i jak również wobec przekazywania danych osobowych do innych Spółek Zależnych.

Dane osobowe mogą podlegać czynnościom zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania. Prosimy zwrócić uwagę, iż Pracownik może w każdym czasie zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych w drodze zautomatyzowanego podejmowania decyzji,  w tym profilowania.

W przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prywatności i ochrony biezpieczeństwa infromacji, osoba ktorej dane dotyczą jest uprawniona do złożenia skargi do Prezesa UODO.

10. Jak skontaktować się z Capgemini?

W celu uzyskania szerszych informacji w zakresie sposobu przetwarzania i korzystania z danych osobowych przez Capgemini zapraszamy do odwiedzenia strony internetowej lub do kontaktu za pośrednictwem poczty elektronicznej: dprequestpoland.pl@capgemini.com

Klauzula informacyjna HR (PDF)

HR Data Privacy Policy (English page)

Polityka prywatności

W przypadku niezgodności pomiędzy wersją polską i angielską niniejszej klauzuli informacjnej, wersja polska będzie miała pierwszeństwo stosowania.