Pour améliorer la préparation opérationnelle des forces et optimiser l’utilisation de ses ressources, le ministère britannique de la Défense s’est associé à Capgemini afin de moderniser ses processus d’achat au sein de plusieurs équipes. Développé sur Microsoft Power Platform, ADAPT remplace des processus manuels et fragmentés par un workflow unique associé à des tableaux de bord de pilotage. L’automatisation de 129 étapes a considérablement réduit les tâches manuelles au sein de RAF Commercial, multiplié par quatre la fiabilité des données et réduit de 60 % le temps consacré à la préparation des reportings.

Gagner en efficacité et mieux maîtriser les dépenses

Le ministère britannique de la Défense gère un large éventail d’activités d’achat au travers d’équipes dédiées à la Royal Navy, à l’Army, à la Royal Air Force (RAF) et à d’autres entités de la Défense. Auparavant, les demandes étaient adressées par e-mail ou par téléphone et pouvaient être traitées par une seule personne, sans processus homogène de qualification. Certaines pouvaient également manquer de précision, compliquant la définition des besoins et la priorisation des activités. Ce manque de visibilité rendait plus difficile l’identification des demandes déjà en cours, des éventuels doublons ou des demandes pouvant être interrompues ou réorientées suffisamment tôt.

Après avoir créé l’Accelerated Define and Procure Tool (ADAPT), initialement conçu comme une solution de gestion des workflows pour l’équipe commerciale de la RAF, le ministère britannique de la Défense s’est associé à Capgemini pour poursuivre son développement et étendre son déploiement à ses autres activités d’achat. L’objectif : structurer davantage la gestion des demandes et les processus d’achat, améliorer leur transparence et renforcer la gouvernance, tout en permettant aux équipes d’utiliser leur temps plus efficacement.

Un modèle de déploiement reproductible

Ensemble, le ministère britannique de la Défense et Capgemini ont fait évoluer ADAPT pour en faire un point d’accès numérique aux demandes, associé à un workflow permettant de les traiter selon des tâches et des étapes de validation clairement définies. Principalement développé sur Microsoft Power Platform, ADAPT permet aux équipes d’enregistrer les demandes de manière homogène, de suivre leur avancement et d’attribuer les différentes actions nécessaires, comme la préparation d’un business case, la collecte des informations requises ou l’obtention des validations. Le transfert vers un workflow partagé des étapes clés auparavant gérées par e-mail contribue à réduire les échanges inutiles et à améliorer la traçabilité.

Le ministère britannique de la Défense et Capgemini ont progressivement fait évoluer la solution au fil des différentes vagues de déploiement. Après une première mise en production réussie au sein de la RAF à l’été 2025, les partenaires ont continué à adapter leur approche afin d’accélérer le déploiement auprès d’autres équipes du ministère britannique de la Défense.

Capgemini a également accompagné la conduite du changement en mettant à disposition des guides utilisateurs destinés aux clients et aux responsables commerciaux, des tutoriels vidéo et une base de connaissances. L’équipe a par ailleurs organisé des formations en présentiel au sein des quartiers généraux de la Royal Navy, de l’Army et de la RAF, auprès de plus de 150 responsables commerciaux. Ces sessions ont permis de constituer un réseau de « super utilisateurs », capables d’adapter certains éléments de la solution selon les règles et recommandations définies, mais aussi de partager leurs connaissances et de s’entraider entre équipes.

Pour faciliter la prise de décision et le pilotage de la performance, Capgemini a également mis en place des tableaux de bord Power BI. Ces tableaux de bord offrent une visibilité sur l’activité de chaque équipe ainsi qu’une vue consolidée à l’échelle de l’organisation. Les équipes peuvent ainsi suivre leur charge de travail, la durée des cycles et les tâches nécessitant plus de temps que prévu. Elles disposent ainsi de données concrètes pour identifier les améliorations à apporter et les éventuels besoins de formation.

Grâce à une approche de déploiement reproductible et à des modèles de workflow réutilisables dans Power Platform, le ministère britannique de la Défense peut intégrer plus efficacement de nouvelles équipes tout en maintenant une gouvernance et une expérience utilisateur cohérentes. Alors que le premier déploiement auprès de la RAF avait nécessité 24 semaines, les déploiements suivants auprès de la Royal Navy, de l’Army et de Defence Digital ont pu capitaliser sur cette première expérience. Le délai de déploiement a ainsi été ramené à 13 semaines, pour un coût moyen inférieur de 30 à 40 % et une mise en œuvre 40 à 50 % plus rapide.

Plus de visibilité pour mieux piloter les achats

Avec ADAPT, les équipes peuvent visualiser dans un même système leur charge de travail à venir et l’état d’avancement de chaque processus d’achat. Elles disposent ainsi d’une meilleure visibilité pour planifier leurs activités et renforcer leur gouvernance.

Cette transparence permet d’identifier plus tôt les activités inutiles ou redondantes et d’y mettre un terme avant qu’elles ne viennent alourdir la charge de travail. Elle permet également aux responsables commerciaux de mieux repérer les éventuels besoins d’accompagnement ou de formation, grâce à une vision plus précise du temps consacré aux différentes tâches et des étapes auxquelles les demandes ont tendance à ralentir.

ADAPT est conçu pour répondre aux besoins d’un large éventail d’utilisateurs internes du ministère britannique de la Défense, parmi lesquels des fonctionnaires et des personnels en uniforme. Par exemple, lorsqu’une équipe souhaite renouveler un contrat portant sur des biens ou des services, elle peut soumettre sa demande dans le cadre d’un processus structuré plutôt que de s’appuyer sur des échanges informels par e-mail. Les responsables commerciaux peuvent également vérifier si un contrat est déjà en vigueur, contribuant ainsi à une meilleure utilisation des fonds publics et à la réduction des démarches d’achat évitables.

La prochaine phase du projet vise à intégrer ADAPT à Defence Digital, afin de dépasser les déploiements jusque-là réalisés dans les environnements numériques propres à chaque commandement. Defence Digital est l’organisation chargée de veiller à ce que les forces armées et les fonctions opérationnelles disposent des technologies numériques et des informations dont elles ont besoin.

L’objectif est de réunir les solutions des différents commandements au sein d’un service numérique unique. Cette évolution prévoit notamment des contrôles d’accès fondés sur les rôles : les demandeurs pourront consulter leurs propres achats, tandis que les équipes commerciales disposeront d’une visibilité sur un portefeuille plus large.

À mesure que l’adoption d’ADAPT progresse, le ministère britannique de la Défense peut continuer à s’appuyer sur ce socle commun de gestion des workflows, tout en conservant la possibilité de mettre à jour et d’affiner les recommandations par l’intermédiaire de ses super utilisateurs en fonction de l’évolution des règles.

« Dès le début, Capgemini s’est montré impliqué et à l’écoute. L’équipe a rapidement constaté que la mission était plus complexe que ce qui avait été présenté initialement lors de la phase de découverte et de la preuve de concept. Cela ne l’a toutefois jamais déstabilisée : elle a élaboré un plan de déploiement assorti de jalons clairement définis et d’un calendrier conforme aux attentes du client. »

« L’équipe a largement dépassé nos attentes en matière de réalisation. Son professionnalisme face aux différentes tâches et aux changements permanents a été exemplaire. À ce jour, le projet est une réussite grâce à cette approche, et l’engagement de l’équipe a été manifeste tout au long du projet. »

« Je suis extrêmement reconnaissant du travail accompli par toutes les personnes impliquées et j’espère vivement qu’ADAPT sera déployé plus largement. »

Andrew Trinick
Head of Air Commercial Major Projects
Royal Air Force