L’accueil des nouveaux arrivants, un enjeu clé de rétention pour les administrations

L’onboarding, un enjeu clé tant pour les employeurs privés que publics

Derrière l’anglicisme onboarding (« faire monter à bord », accueillir), se trouve l’ensemble du processus d’intégration mis en place à l’arrivée d’une nouvelle recrue. L’objectif est de permettre à la personne recrutée de comprendre son nouvel environnement et de faciliter sa prise de poste. La période d’accueil s’étend du recrutement – et donc avant même l’arrivée en poste – jusqu’aux premiers mois en poste.

Participant de la « marque employeur », un accueil réussi permet à l’employeur de véhiculer une image positive ainsi que de susciter la motivation et le sentiment d’appartenance des nouveaux arrivants. L’intégration des nouveaux arrivants n’est pas l’apanage des entreprises. Près de 9% des agents de la fonction publique effectuent une mobilité chaque année (soit plus d’un million de personnes par an). Outre l’intégration des primo-affectés en sortie de concours, il est dès lors clé pour les employeurs publics de fidéliser les agents ayant réalisé une mobilité.

Le secteur privé déploie de nombreux outils et bonnes pratiques

Si les univers professionnels publics et privés sont différents, certaines problématiques et réponses sont largement transposables.

L’enjeu est d’adopter une posture managériale accueillante et reposant sur des rituels. De nombreuses actions peuvent ainsi être mises en place : journée « vis ma vie » en amont, rapport d’étonnement à 1 et 3 mois, compagnonnage autour d’un binôme nouvel arrivant / ancien ou encore mise en place de packs physiques de bienvenue. Toutes ces actions sont à même d’enclencher un sentiment d’appartenance.

Les entreprises mobilisent également les collaborateurs lors de la phase d’intégration, en favorisant un sentiment de responsabilité collective. Ainsi, chacun peut et doit œuvrer au bon accueil. Par exemple, il est possible de planifier des rencontres avec les services supports ou encore de partager en interne le parcours professionnel du nouvel arrivant et ses missions à venir.

Des dynamiques à l’œuvre dans les administrations centrales et locales

Les administrations se sont pleinement emparées de ces outils et pratiques au cours des dernières années. En premier lieu, il peut être cité la boite à outils mise à disposition par la direction générale de l’administration et de la fonction publique (DGAFP). Sous forme de fiches-actions, cette boite à outils recense et synthétise les bonnes pratiques ministérielles en matière d’accueil, d’intégration et d’accompagnement des primo-arrivants.

A titre d’illustration, La Fabrique RH, laboratoire d’innovation RH de la préfecture de région d’Ile-de-France, a créé une fiche-réflexe permettant aux managers d’avoir à l’esprit toutes les actions à prévoir pour assurer l’accueil du nouvel arrivant (ex : logistique, information du service…). De même, La Fabrique RH a réalisé, à destination des managers, une vidéo humoristique sur « les erreurs à ne pas commettre ». Ces outils ont été conçus à l’occasion d’un atelier avec un panel de nouveaux arrivants qui ont pu faire leur retour d’expérience et proposer des pistes d’amélioration.

Dans le contexte du Covid puis de l’accroissement de la pratique du télétravail, l’importance accrue du onboarding a été soulignée récemment par un article de La Gazette des communes qui retrace la dynamique à l’œuvre au sein des collectivités territoriales.

De nouvelles approchent permettent d’aller plus loin

Pour aller plus loin, c’est sous l’angle du « pré-accueil » que doit être pensée l’arrivée du nouvel agent. C’est-à-dire pour les activités se situant entre le recrutement et l’arrivée de l’agent à son poste. Par exemple, il est possible de créer une plateforme de pré-embarquement et d’apprentissage afin de familiariser les nouveaux entrants avec leur écosystème. Cette approche permet de donner au recruté, avant même son arrivée, un sentiment d’appartenance à la structure, de minimiser les risques de non-présentation le jour J ainsi que de répondre à de premières questions simples.

Plus largement, il s’agit de porter une attention particulière aux « moments clés » de l’expérience de l’agent : de la candidature au départ de ses fonctions, en passant par la formation. Pour comprendre finement les attentes des agents et ainsi les traduire dans les moments clés, des méthodologies telles que l’ethnographie peuvent être mobilisées. Ces approches qualitatives permettent d’identifier ce qui est spécifique à chaque administration et d’ainsi mettre en place un plan d’action « sur-mesure » s’appuyant également sur les perceptions de nouveaux agents récents.