La business intelligence à l’heure du self-service

Doyenne de l’usage des données, la Business Intelligence (BI) continue de bien se porter dans les entreprises, où les informations qu’elle apporte restent indispensables à la prise de décision et au pilotage de la performance. Son développement continu s’accompagne aujourd’hui d’une évolution majeure avec l’essor de solutions en libre-service qui offrent davantage d’autonomie aux métiers.

Le self-service reporting permet aux utilisateurs métier de créer eux-mêmes des rapports dont la mise en œuvre effective est ensuite assurée par l’IT. Cette nécessaire intervention entraîne des délais liés aux cycles incompressibles des projets et, bien souvent, au déficit de compétences métier des équipes IT. Pour s’affranchir de cette contrainte, les métiers sont parfois tentés de développer seuls leur propre solution, mais ce « shadow IT », en marge des principes directeurs de la DSI, est une source importante de risques (sécurité, conformité…) et d’inefficiences (silos, coûts, dette technique…).

Pour réconcilier l’aspiration des métiers à davantage d’agilité et de rapidité, et le nécessaire contrôle des systèmes d’information, les entreprises investissent de plus en plus dans des solutions de self-service BI, adoubées par la DSI, qui permettent aux différents départements de l’organisation d’explorer, analyser et visualiser les données directement à la source et en toute autonomie.

Grâce au self-service BI, les métiers sont en mesure de construire et modifier eux-mêmes leurs tableaux de bord au rythme de leur activité : suivre les ventes d’un nouveau produit, créer un nouveau segment de clientèle, introduire un nouvel indicateur de performance… Plus proches de la donnée, les utilisateurs peuvent l’exploiter à leur guise, en tirer des connaissances nouvelles, et prendre plus vite des décisions plus pertinentes.

Toutefois, la mise en place d’un selfservice BI ne se résume pas à la simple implémentation d’un outil car, en arrière-plan, les enjeux de sécurité, de conformité, et de maîtrise (des technologies, des coûts, des données…) demeurent et doivent impérativement être traités.

Une nouvelle répartition des rôles entre IT et métiers

Le self-service BI ne signifie pas l’abandon par l’IT de toutes ses prérogatives au bénéfice des métiers, mais une répartition différente des rôles. L’IT reste en effet la garante de la plateforme. Elle en assure le déploiement, l’exploitation et la maintenance. Elle en réalise les évolutions techniques et fonctionnelles souhaitées par les utilisateurs. Elle met en place les règles et les contrôles de sécurité et de conformité. En phase de production, et particulièrement pour les solutions cloud, elle pilote l’optimisation dynamique des coûts et des infrastructures (FinOps), et surveille les éventuelles dérives. Elle assure par ailleurs la formation des utilisateurs à leurs nouveaux outils et les sensibilise à leurs possibilités comme à leurs limites. Elle joue aussi un rôle clé en amont dans la gouvernance des données et la gestion de leur qualité, gage de la fiabilité et de la valeur des résultats. Enfin, elle accompagne les métiers dans la mise en œuvre de leurs cas d’usage dans un rôle de support, d’expertise et de garde-fou.

Pour leur part, les métiers ont entièrement la main sur l’exploitation des données. Ils prennent donc en charge l’ensemble le cycle de l’analyse : identification des enjeux pour l’entreprise, traduction de ces enjeux en indicateurs de performance, construction de ces KPI à partir des données disponibles et mise en forme de la restitution et de la visualisation des résultats. Leur périmètre englobe donc à présent une importante composante technologique. Ceci suppose le développement de nouvelles compétences et la mise en place de nouveaux rôles afin d’être en mesure d’identifier, maîtriser et diffuser les nouveaux moyens d’analyse désormais à leur disposition, et ainsi pouvoir en exploiter tout le potentiel.

La gouvernance, pièce essentielle de la réussite

Dans le cadre d’un selfservice BI, IT et métiers ont donc des attributions très complémentaires et le succès de la plateforme tiendra à leur capacité à jouer leurs rôles en harmonie. C’est pourquoi il est essentiel de mettre en place une gouvernance globale afin d’encadrer et coordonner ce travail en commun autour de la plateforme. C’est à ce niveau qu’il conviendra de délimiter précisément les champs d’intervention et de responsabilité de chacun, de choisir les outils, de définir les règles et les paramètres généraux (de sécurité, de qualité de service…) et d’établir une feuille de route partagée. On mettra également en place un comité chargé de valider les cas d’usage envisagés au regard de critères à la fois techniques et métiers

« Le self-service BI ne signifie pas l’abandon par l’IT de toutes ses prérogatives au bénéfice des métiers, mais une répartition différente des rôles. »

Communication et agilité, les maîtres-mots de la collaboration

Initiée au niveau de la gouvernance, la collaboration étroite entre l’IT et les métiers doit se prolonger sur le terrain à l’occasion de la mise en œuvre des cas d’usage. Si les métiers sont désormais à la manœuvre, l’apport de l’IT reste essentiel pour accélérer et sécuriser les projets, et l’approche agile est idéale pour articuler cette complémentarité dans un environnement extrêmement changeant. Une bonne communication n’est seulement nécessaire entre l’IT et les métiers, mais aussi entre les métiers eux-mêmes. Bien souvent, chacun dispose d’une pièce du puzzle que les anciens silos empêchaient de réunir. Avec un self-service BI transverse, les différents services peuvent plus aisément mettre leurs connaissances en commun pour mieux analyser les situations et apporter une réponse optimale. La communication dans un cadre agile devient un vecteur de progrès pour l’entreprise.

En matière de Business Intelligence, self-service n’est donc pas synonyme de laisser-aller, bien au contraire ! En contrepartie de plus d’autonomie dans la gestion et la production de leurs indicateurs et de leurs tableaux de bord, les métiers ont à endosser des responsabilités accrues dans le cadre redéfini de leur coopération avec l’IT. Si cette relation fonctionne de manière fluide et efficace, alors les bénéfices seront indéniables : les décisions seront plus rapides et plus pertinentes, l’information sera mieux partagée et mieux exploitée, et les coûts comme les risques associés à la plateforme seront réduits et maîtrisés. Pour les métiers, ce sera aussi un vecteur important pour diffuser une culture de la donnée et une maturité sur les questions techniques qui pourra, par exemple, trouver son prolongement dans la mise en place d’un Data Mesh.

À retenir

1. Grâce au self-service BI, les utilisateurs métiers peuvent manipuler les données en toute autonomie, gagnant ainsi en agilité et en rapidité.
2. La responsabilité de la plateforme se partage entre les métiers, davantage impliqués, et l’IT, qui garde la main sur les grands enjeux techniques.
3. Encadrée par une gouvernance partagée, la collaboration entre IT et métier autour du self-service BI doit être agile et reposer sur une communication fluide.