Van Zand tot Klant: SAP S/4 HANA transformatie bij het Defensie

Defensie moderniseert met de implementatie van SAP S/4 HANA haar bedrijfsvoering. Dankzij de unieke samenwerking tussen drie partners: Capgemini, CGI en Ordina, zijn eind 2025 zeven van de acht Lines of Business succesvol gemigreerd.

Defensie moderniseert met de implementatie van SAP S/4 HANA haar bedrijfsvoering. Dankzij de unieke samenwerking tussen drie partners: Capgemini, CGI en Ordina, zijn eind 2025 zeven van de acht Lines of Business succesvol gemigreerd. Dit nieuwe ERP-systeem verbetert de efficiëntie en effectiviteit van de logistieke en financiële processen en ondersteunt 17.000 gebruikers op 60 locaties wereldwijd. Hierdoor is Defensie beter voorbereid op toekomstige missies en oefeningen.

De uitdaging

Defensie gebruikt sinds jaar en dag SAP voor de ondersteuning van logistieke en financiële bedrijfsvoering. Dit zorgt ervoor dat de juiste spullen worden ingekocht, de magazijnen vol liggen en de eenheden worden bevoorraad. Het onderhoud aan de wapensystemen kan worden uitgevoerd en de spullen worden tijdig en efficiënt getransporteerd naar de gebruikers. Tevens zorgt het SAP-systeem voor de gehele financiële verantwoording.

Ook voor ERP systemen, zoals SAP, staat de wereld niet stil. Ook SAP moet moderniseren om te overleven in een wereld waar digitalisering centraal staat. S/4 HANA is een moderne ERP-oplossing met een hoge mate van gebruikersvriendelijkheid, biedt veel slimme en innovatieve ondersteuning bij gebruik en informatievoorziening en is klaar voor verdere doorontwikkeling. SAP S/4 HANA is een oplossing welke helpt bij het realiseren van de Defensie visie 2035 en ondersteunend is aan de huidige uitdaging van Defensie.

De bedrijfsvoering van Defensie is afhankelijk van SAP en daarom is er gekozen voor een gecontroleerde aanpak. Deze aanpak zorgt er automatisch voor dat Defensie klaar moet zijn voor eind 2025, omdat dan de ondersteuning van SAP stopt op het oude platform. Dat risico is te groot voor de continuïteit.

De oplossing

Defensie heeft ervoor gekozen om in juli 2022 de on-premise SAP-variant te converteren naar SAP S/4 HANA. Na de conversie was het systeemtechnisch een S/4 HANA oplossing, maar de gebruikers zagen nog de bekende en gebruikelijke schermen, zodat er geen directe veranderimpact was. Deze werkwijze blijft tot eind 2025, waarna alle gebruikers met S/4 HANA zullen werken. De tussenliggende periode is gebruikt om de bedrijfsprocessen met S/4 HANA te standaardiseren, te optimaliseren en te implementeren. Defensie heeft dit programma opgeknipt in 8 Lines of Business, welke weer zijn verdeeld in meerdere deelprojecten.

Defensie kon dit niet alleen en wist dat zij een groot beslag zouden doen op de beschikbare capaciteit in de markt. Ze wisten ook dat er geen enkele marktpartij zou zijn die dit gehele programma alleen zou kunnen uitvoeren. Defensie heeft daarom de markt gevraagd zich te organiseren in consortia die elk in staat moesten zijn de gehele scope af te dekken. Hoe de leveranciers zich moesten organiseren heeft Defensie in het midden gelaten.

Capgemini, CGI en Ordina hebben samen één team gevormd dat het meest succesvol blijkt te zijn. Het grote voordeel van deze samenwerking is dat alle partijen al vele jaren samenwerken met Defensie en daarmee vertrouwde partners zijn. In de samenwerking werden zij nog sterker, omdat er altijd werd gezocht naar het best te leveren team, waarbij de mensen vanuit de drie bedrijven bij elkaar werden gezet. Het heeft uiteindelijk geresulteerd in goed resultaat waarbij 7 van de 8 Lines of Business aan ons consortium zijn gegund.

De samenwerking is hecht en geïntegreerd in alle lagen van de organisatie. Zowel met het programma management als in de diverse projectgroepen waar nauw wordt samengewerkt met het IT-bedrijf van Defensie. Daarnaast staat het consortium in direct contact met de eindgebruikers. Dit zorgt voor een beter begrip van de wensen en een soepelere implementatie.

De voordelen

Defensie heeft de projectmethodiek voorgeschreven, welke Roger Activate wordt genoemd. Deze methodiek is gebaseerd op de standaard SAP-methodiek met een kleine Defensie twist. Binnen deze kaders is het consortium verantwoordelijk van “zand tot klant”. Er is betrokkenheid vanaf de architectuur van de oplossing tot en met de implementatie en hypercare. Ons consortium heeft alle expertise in huis om Defensie hierin te ontzorgen. Daarnaast voelt het consortium zich verantwoordelijk voor het resultaat van het gehele programma en zet zich maximaal in voor alle integratievraagstukken.

De impact

Hoewel het programma Roger nog loopt, zijn de resultaten tot nu toe positief. De deelprojecten worden tijdig en naar volle tevredenheid van Defensie opgeleverd. De gebruikers zijn tevreden met de nieuwe gebruikersinterfaces en de geoptimaliseerde processen. Ook de eerste grote depots hebben nu de beschikking over S/4 HANA en zij zien een significante verbetering van hun bedrijfsvoering.

Het systeem wordt gebruikt door 17.000 eindgebruikers, op meer dan 60 locaties in 5 verschillende tijdzones. De S/4 HANA implementatie raakt iedereen. Dit gemoderniseerde ERP systeem zorgt ervoor dat de processen efficiënter en effectiever kunnen worden uitgevoerd. Defensie kan missies en oefeningen nog beter plannen, voorbereiden en uitvoeren, aldus Staatssecretaris Christophe van der Maat, in zijn terugkoppeling over het rapport van AcICT. Een voordeel dat in tijden van dreiging goed van pas komt.

Het S/4 HANA systeem heeft als voordeel dat het ondersteunend is aan de strategische doelstellingen van Defensie. Zo helpt het systeem onder andere mee om een informatiegestuurde bedrijfsvoering te realiseren en helpt het de interoperabiliteit met andere NATO-partners te verbeteren. Het nieuwe platform zorgt er ook voor dat veranderingen makkelijker kunnen worden gerealiseerd, doordat er meer met standaarden wordt gewerkt en dus minder maatwerk nodig is. Dit komt het adoptievermogen van Defensie ten goede.

Dit programma kan niet slagen zonder goede partners die zich samen echt confirmeren aan de doelstellingen en tijdslijnen. We zijn er nog niet, maar we zijn een eind op weg naar een mooi succes en een schitterende toekomst.