ProRail wendbaarder door overstap op SAP S/4HANA®

Klantuitdaging: ProRail wilde zijn SAP-landschap vernieuwen en de organisatie van zijn applicatiebeheer transformeren om de gebruiksvriendelijkheid te verbeteren, gestandaardiseerde en flexibelere werkwijzen te introduceren en nieuwe bedrijfsdoelstellingen te ondersteunen.

Oplossing: In samenwerking met Capgemini introduceerde ProRail SAP S/4HANA op de Microsoft Azure Cloud en implementeerde het bedrijf een nieuwe benadering van applicatiebeheer.

Voordelen:

• Meer gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit
• Betere betrouwbaarheid van het systeem
• Verbeterde schaalbaarheid
• Uitgebreider inzicht in gegevens

Een beter systeem voor betere bedrijfsprocessen

Elke dag maken reizigers in Nederland gezamenlijk miljoenen treinreizen. Wanneer we daar de enorme hoeveelheden vracht bij optellen die ook over het spoor worden vervoerd, dan heeft goed onderhoud van het landelijke spoornetwerk een behoorlijke impact op de Nederlandse economie en het dagelijkse leven van werkenden en reizigers. ProRail neemt het beheer en onderhoud van de ruim 7.000 kilometer aan spoor dan ook uiterst serieus. Toen de bestaande SAP-systemen voor de financiële processen en alle gerelateerde backofficeprocessen moeite kregen om aan de moderne ondersteuningseisen te voldoen, kwam het bedrijf dan ook snel in actie om hier een oplossing voor te vinden.

Dit leidde ertoe dat ProRail de beslissing nam om zijn SAP-systemen over te zetten op SAP S/4HANA en de Microsoft Azure Cloud in te voeren. Het bedrijf begreep dat een dergelijke onderneming de nodige expertise en ervaring vereiste en besloot dan ook om de handen ineen te slaan met Capgemini. Het partnerschap richtte zich daarbij enerzijds op de implementatie en anderzijds op het beheer op de lange termijn van ProRails applicatielandschap.

De migratie naar SAP S/4HANA

Doordat ProRail en Capgemini al heel wat jaren hadden samengewerkt aan verschillende applicaties, voelde de overstap naar SAP S/4HANA op de Azure Cloud direct bij aanvang al goed. Voortbouwend op hun gedeelde kennis van de bestaande processen en technologie deden de partners verder onderzoek naar ProRails applicatielandschap om erachter te komen waar de kansen voor verbetering lagen en op welke specifieke behoeften het project zich moest richten.

ProRail en Capgemini gingen aan de slag met de transitie, waarbij ze de doelstellingen en uitdagingen van het project geen moment uit het oog verloren. Binnen vier maanden leverden ze een nieuw platform op voor SAP S/4HANA op de Microsoft Azure Cloud. Daar ging een grootschalige gegevensoverdracht van het bestaande systeem naar SAP S/4HANA aan vooraf om de continuïteit ook na de overstap te waarborgen. Met het nieuwe platform werden de tools en processen van ProRail voor de belangrijkste backofficeprocessen – zoals financiën, inkoop, projectmanagement en verslaglegging – gebruiksvriendelijker, flexibeler en over het algemeen beter afgestemd op de behoeften van de medewerkers van het bedrijf. De invoering van SAP S/4HANA was echter nog maar de eerste stap van een veel grotere operatie om ook andere verouderde systemen naar SAP S/4HANA te migreren en om flexibele en innovatieve werkwijzen bij ProRail te introduceren.

Een nieuwe aanpak voor applicatiebeheer

Na de invoering van SAP S/4HANA en de Microsoft Azure Cloud namen ProRail en Capgemini het doorlopende applicatiebeheer onder de loep. Door ook aan deze dienst samen te werken, wilden de organisaties de continuïteit blijven waarborgen om de overstap naar het nieuwe systeem te vereenvoudigen en ProRail voor te bereiden op een snelle invoering van flexibelere werkwijzen. De partners stelden in korte tijd een team samen voor het beheer van ProRails volledige applicatielandschap, met inbegrip van zowel de nieuwe als de verouderde technologie.

Met SAP S/4HANA als platform voor dit landschap konden de partners makkelijker ondersteuning bieden aan bestaande applicaties en beschikten ze tegelijkertijd over een betere basis voor de ontwikkeling van nieuwe tools. Het nieuwe team voor applicatiebeheer zorgde er ook voor dat ProRail zijn doorlooptijden kon verkorten dankzij betere communicatie tussen interne en externe partijen. Door een wendbaarder beheer van het applicatielandschap en met SAP S/4HANA en Microsoft Azure als basis profiteert ProRail nu van meer schaalbaarheid en verbeterde datagestuurde inzichten.

Met dit stevige fundament voor voortdurende transformatie en de introductie van nieuwe werkwijzen binnen het applicatielandschap is ProRail klaar voor een innovatieve toekomst. Terwijl ProRail doorwerkt aan de ontwikkeling van nieuwe, krachtiger tools voor het onderhoud van het spoor, is de organisatie nu beter in staat de vele reizigers en bedrijven die dagelijks van het spoor afhankelijk zijn te ondersteunen. ProRail en Capgemini vervolgen hun samenwerking om flexibelere werkwijzen te introduceren en ervoor te zorgen dat het onderhoud en de uitbreiding van het spoor in Nederland effectiever verloopt.