Waarom archiveren we?

Anno 2018 is het opslaan van ons werk een koud kunstje. Is het niet op de lokale (netwerk)schijf, dan is het wel in een daarvoor ingericht systeem. Dankzij zo’n (ECM-)systeem hebben wij vaak een goede grip op de dataflow richting het archief. De nieuwste innovaties laten zien dat contentmanagement in de bredere zin des woords altijd beter kan en dat de visie breder wordt. Immers spreken we tegenwoordig eerder van Enterprise Information Management (EIM) dan van Enterprise Content Management (ECM). Maar los van alle innovatie is het goed om eens stil te staan bij de kern. Waarom archiveren we eigenlijk?

Nut en noodzaak van archiveren

Archiveren is niet iets van de laatste jaren. Een beetje afhankelijk van de definitie ‘archief’ zijn de oudste vormen van archivering te vinden op kleitabletten uit Syrië, Egypte en Griekenland, die nu zo’n 4000 jaar oud zijn. Een iets modernere variant is te vinden in de vorm van de archieven van Frankrijk, die hun basis vinden in de Franse Revolutie van 1790 en zelfs records bevatten van zo’n 1400 jaar oud.

Ook toen was er dus al een wens om kennis (of beter gezegd, een optekening van een gebeurtenis) vast te leggen voor de toekomst. Maar waarom? Sentimentele waarde zou een reden kunnen zijn, maar de gevonden kleitabletten in Mesopotamië met daarop handelsverslagen hadden eerder een ander karakter: bewijs leveren. Een vastgelegd bewijs van een gedane zaak.

Dan kunnen we ons afvragen waarom dat bewijs nodig is … en daarmee komen we op een punt wat al duizenden jaren hetzelfde is. Met bewijs waarborgen we zaken als de goede naam, betrouwbaarheid. De waarheid. En daarmee waarborgen het voortbestaan van onze zaak. En daarmee zit er niet veel verschil tussen de graanhandelaar uit Mesopotamië of de multinational van de 21^e eeuw. Bedrijfscontinuïteit, dat is de drijfveer van het archiveren.

Het is dus in het belang van het bedrijf om het archiveringsproces goed op orde te hebben. Dit kan soms een lastige aangelegenheid lijken; archiveren is een vak apart en is meer dan zorg dragen voor een paar kartonnen dozen met papier. Maar is dat archiveringsproces nu echt zo moeilijk, als we naar de kern kijken?

Paperless, maar toch als papier

Wanneer ik het gesprek aanga over het archiveringsproces, dan trek ik vaak de vergelijking met een fysieke situatie. Over het algemeen lopen de meeste archiefprocessen, in de kern, exact hetzelfde:

Bovenstaand is een zeer simpel proces voor een brief, zij het op papier. Wanneer we de papieren termen vervangen door hun digitale versies is het proces redelijkerwijs ongewijzigd. Het is belangrijk te onderkennen dat dit de basis is. Alle overige opties en acties die moderne ECM-solutions bieden, dragen bij aan het makkelijker of beter kunnen managen van het archief, maar bouwen op een goed archiefproces. Zoals te zien is, is de basis van het proces zeker niet complex. Het is dan ook belangrijk het niet onnodig te compliceren. Aan de andere kant is het wel zo dat bovenstaande stappen (de life-cycle) volledig gesupport behoren te worden door het systeem, om zo de duurzaamheid van het archief te waarborgen. Immers, een titanium archiefkast met artistiek bronzen beslag is weinig waard, wanneer de laden vol zitten met een ongestructureerde puinhoop.

Is een perfect proces dan het antwoord op alle vragen? Is zo’n luxe ECM-systeem verder niet nodig? Nee, vanwege de complexiteit van archiveren buiten het kernproces om loont het zeker om te investeren in een goed systeem. Wet- en regelgeving, zoals de GDPR, moet nageleefd worden. Ook gebruiksgemak en security zijn goede redenen om een systeem in te richten die hierover de regie kan voeren. Bijkomstig kan een dergelijk systeem kansen ontsluiten in de vorm van e-discovery en analyse en zo een extra dimensie toevoegen aan de bestaande data. Daarmee verandert het archief, qua business value. Naast de traditionele kostenbesparing via compliance en business continuity, kan een archief met moderne mogelijkheden ingezet worden voor kennisvergaring, lead-generation en market prediction, uiteraard afhankelijk van de sector waarin het bedrijf zich bevindt.

Waarom we dus archiveren? Bedrijfscontinuïteit. Maar een stukje ‘added value’ mag zeker genoemd worden.

Berry Krouwel

Expert in Enterprise Content Management

I work as an ECM consultant and Scrum Professional to provide insight in the added value of structured Content Management within the company; I prefer to do so through an agile approach. Additionally, I coordinate the blogs from Insights and Data within Capgemini.