De digitale werkplek van de toekomst

Er wordt steeds meer waarde gehecht aan de informatiehuishouding van de overheid, de beschikbaarheid van deze informatie voor de burger en het interne belang van de overheid bij het bewaren van deze informatie.  De overheid beheert miljoenen documenten en dossiers; die moeten altijd volledig toegankelijk gemaakt kunnen worden, zonder dat daarbij de bescherming van gegevens in het gedrang komt. De informatiehuishouding van onze overheid moet flink op de schop om aan alle bestaande en nieuwe eisen en wetgeving te voldoen. En dat gebeurt ook, bijvoorbeeld in het programma Open Op Orde.

Als Capgemini dragen wij actief bij aan het op orde brengen van de informatiehuishouding bij onze klanten. We richten ons op het centraliseren en opslaan van informatie en data in een beperkt aantal applicaties. Ons streven is het beheer van informatieobjecten te borgen binnen een dedicated systeem.

Dit vindt z’n doorvertaling in de digitale werkplek van de toekomst. Daarmee zijn organisaties beter in staat om invulling te geven aan de eisen en wetgeving. En het mooie is: die toekomst is dichterbij dan je denkt.

Naadloos

Hoe ziet die werkplek er dan uit? In onze visie: een volledig digitale werkplek met alles wat je als medewerker nodig hebt binnen (digitaal) handbereik. Met systemen en applicaties die naadloos met elkaar en met jou samenwerken, zodat je optimaal invulling kunt geven aan je rol. Systemen die je bovendien in staat stellen beter en effectiever samen te werken met collega’s binnen en buiten jouw organisatie. Waarin gegevensbronnen met elkaar zijn gekoppeld, zonder dubbelingen, en met effectief versiebeheer en heldere, veilige autorisatieprocessen. Met, uiteraard, daarboven een GenAI-applicatie die op jouw prompt – of uit zichzelf – de juiste informatie serveert, combineert en transformeert.Kortom: een werkplek die een solide basis biedt van waaruit de Overheid zijn taken kan uitvoeren, op het gebied van informatie en de ontsluiting en beveiliging daarvan.

Besef

Voor veel organisaties klinkt dat inderdaad als toekomstmuziek. De realiteit is vaak anders: een wirwar aan Document- en Dossiermanagementsystemen en processystemen. Uitsluitend lokale opslag, en lokale implementaties. Data die verspreid staat opgeslagen. Ontbrekende koppelingen, bijvoorbeeld tussen BPM- en ERP-systemen. Beperkte mogelijkheden voor (online) samenwerken met je collega’s, en een gebrek aan transparante autorisatie.

Met zo’n werkomgeving wordt het heel lastig voor de overheid om te voldoen aan de steeds strengere eisen. De Wet Open Overheid (Woo), bijvoorbeeld, verplicht overheden om de juiste informatie te kunnen verschaffen aan iedereen die een verzoek indient. En de overheid heeft de plicht om informatie zoals convenanten of jaarplannen actief te openbaren.

Het besef dat het anders moet is er ook. Wij mogen inmiddels een aantal ministeries, overheidsorganisaties en vitale organisaties tot onze klanten rekenen. En we komen steeds dichter in de buurt van die ideale werkplek van de toekomst. Vooral de afgelopen paar jaar gaat het – sinds de opkomst van GenAI – hard.

OpenText

In de ongeveer 20+ jaar dat we ons met Enterprise Content Management (ECM) bezighouden, hebben we veel ervaring opgedaan met de producten van OpenText. Onze ervaring met OpenText kent zijn oorsprong in het documentbeheer, workflow en inputmanagement, maar in de laatste 8 jaar richten we ons steeds meer op procesmanagement en zaakgericht werken.

Sinds 2018 zijn wij als Capgemini betrokken bij verschillende implementaties van – zoals OpenText het noemt – ‘The Digital Government’, of kortweg het ‘DigiGov’-platform. OpenText vervangt daarbij niet zozeer het al aanwezige IT-landschap. Het platform verzorgt de vereiste koppelingen en integraties – ook bijvoorbeeld met SAP, of met Microsoft Sharepoint, Teams en Office. Je hoeft dus bijvoorbeeld niet meer te switchen tussen verschillende applicaties, om verschillende bronnen te benaderen; alles gaat via het DMS OpenText Content Management en de basisinrichting binnen de folderstructuur van OpenText.

De belofte van Agentic AI

OpenText is continu in ontwikkeling. En ook de AI-trend gaat uiteraard niet aan OpenText voorbij. Het platform kent in OpenText Aviator z’n eigen AI-applicatie. Aviator kan documenten samenvatten, vragen beantwoorden over documenten en specifieke acties uitvoeren op documenten. OpenText ontwikkelt in dit product momenteel zijn eigen AI Agent. Straks kan die agent taken oppakken zoals de automatisering van het life cycle management, of het toepassen van specifieke regels op basis van de selectielijsten en bewaartermijnen. De agent kan ook een rol spelen in procesmanagement; ervoor zorgen dat een documentproces de juiste stappen doorloopt, of dat de juiste mensen om goedkeuring of een handtekening wordt gevraagd. En meer: de agent kan voorstellen doen voor andere stappen in autorisatie, of andere potentiële betrokkenen.

Maatwerk

De ontwikkelingen gaan nog steeds razendsnel, maar zeker binnen de overheid is het van belang om een specifieke en op maat gemaakte oplossing te creëren voor de opslag van de dossiers en documenten. OpenText biedt deze oplossing, bijvoorbeeld door te voorzien in koppelingen die verder gaan dan standaard-koppelingen tussen standaard-applicaties. En door vrijheid te bieden als het gaat om opslag op de juiste locaties. Waar sommige concurrenten zich volledig richten op de cloud, blijft on premise bij OpenText ook mogelijk. Dat kan gezien de vaak grote gevoeligheid van overheidsinformatie van groot belang zijn, en al helemaal in de huidige, onzekere geopolitieke omstandigheden.

AI gaat ons enorm helpen, bij het efficiënter en effectiever maken van werkprocessen en besluitvorming. Het is daarmee een belangrijke driver van de digitale transformatie die wij voor ogen hebben. Maar wat ons betreft geldt altijd: technologie is belangrijk, maar is niet zaligmakend. Zeker binnen de overheid is een behoedzame strategie gepast, met oog voor de mogelijke keerzijdes van moderne technologie.

De digitale werkplek van de toekomst is daarmee bij uitstek een plek waar de superslimme samenleving zoals wij die voor ons zien tot uiting komt. Effectiever en efficiënter dan ooit, maar altijd vanuit de menselijke maat.