Praca zdalna a szkolenia wstępne, czyli onboarding online w pigułce

Publish date:

Jak wygląda proces zdalnego onboardingu w Capgemini?

Agnieszka Walencik,
Manager zespołu Learning & Developement w Capgemini

W czasie pandemii Capgemini wdrożyło zdalne szkolenia wprowadzające dla nowych pracowników. Wszystkie spotkania odbywały się online, aby zapewnić jak najlepsze bezpieczeństwo i komfort. Na pytania jak wygląda zdalny onboarding i co było jego największym wyzwaniem odpowiedziała menadżerka odpowiedzialna za wdrożenie nowego systemu w firmie. Wywiad przeprowadziła redakcja Puls HR do kompleksowego artykułu o zdalnym onboardingu, który można przeczytać tutaj.

 

W jaki sposób nowi pracownicy w Capgemini zostali wdrożeni zdalnie? 

O szkoleniach wprowadzających dla nowych pracowników w formie zdalnej nasz zespół HR, w tym zespół Learning & Developement, zajmujący się kompleksowo szkoleniami i rozwojem kompetencji zawodowych w Capgemini, myślał już przed okresem kwarantanny wprowadzonym w kraju. Pierwsze doniesienia o pandemii na świecie skłoniły nas do analizowania procesów i możliwości, które dotyczyły onboardingu online. Jednak niezależnie od sytuacji pandemicznej, myśleliśmy też nad rozwiązaniem, które pozwoliłoby nowym pracownikom w łatwy sposób zapoznać się z firmą, jej kulturą organizacyjną, oraz pozwalało zaangażować osoby, które znajdują się na etapie pomiędzy przyjęciem oferty, a rozpoczęciem pierwszego dnia pracy. Myśleliśmy jak wykorzystać ten czas na komunikację, która pozwalałaby budować związek z firmą. W tym celu, już pod koniec 2019 roku zaczęliśmy tworzyć platfromę „Be Ready” dla zespołów zlokalizowanych w Krakowie, Katowicach, Lublinie i Opolu, z indywidualnym dostępem dla każdego nowego pracownika, która zawierałaby ogólne informacje o organizacji, jej centrach biznesowych, o historii firmy, możliwościach rozwojowych czy benefitach. Pomysł zmaterializował się szczęśliwie i kompletnie akurat w czasie, kiedy wszyscy zostaliśmy zmuszeni do szybkiego przejścia na w pełni wirtualną rekrutację i onboarding. Na platformie, oprócz informacji o firmie, znalazł się też szczegółowy opis procesu onboardingu, zindywidualizowany harmonogram szkoleń dla danej osoby, oraz komunikator, który pozwala rozmawiać z innymi nowymi osobami i zadawać pytania. Odpowiedzi są udzielane przez ambasadorów firmy, wyłonionych z poszczególnych działów, którzy angażują przyszłych pracowników w życie firmy.

Jak wyglądał onboarding online – przestawienie nowego pracownika zespołowi, wdrożenie pracownika w jego obowiązki? Czym różnił się proces online od procesu przeprowadzonego w biurze?

Onboarding, prowadzony całkowicie zdalnie jest dużym wyzwaniem organizacyjnym, a na pewno komunikacyjnym. W przypadku, gdy brakuje kontaktu bezpośredniego, ogromny nacisk kładziemy na przejrzystą komunikację. Dlatego najpierw wysyłamy e-mail powitalny zawierający pełen harmonogram szkoleń i referencji do nich dla nowego pracownika. Opisujemy szczegółowo, gdzie pracownik ma się pojawić, co go tam czeka, gdzie może odebrać sprzęt IT. W pierwszy dzień nowa osoba korzystając z platformy wykonuje indywidualnie obowiązujące szkolenia z prawa pracy, przepisów BHP, cyberbezpieczeństwa, udostępnione w formie e-learningowej. Poznaje przełożonego i zespół, zapoznaje się też z planem onboardingu w swoim projekcie. Ze względów bezpieczeństwa, w okresie zaostrzonych warunków sanitarnych, wizyty w biurze były często ograniczone do odbioru laptopa czy karty wejściowej do budynku w ściśle określonych godzinach. Unikaliśmy wtedy spotkań, nawet z przełożonymi. Bywało, że zapoznanie z zespołem odbywało się całkowicie wirtualnie. Obecnie, kiedy powoli wracamy do biur, to w recepcji na nowych pracowników czeka członek zespołu lub przełożony, który wita, oprowadza po biurze, prowadzi do działu IT i zapoznaje z zespołem w biurze, a z tymi osobami, które nadal pracują z domu, także wirtualnie. W drugi dzień prowadzony jest wspólny program szkoleniowy z trenerami i wszystkimi nowymi pracownikami, którzy poznają się nawzajem, zapoznają się z wartościami firmy i szczegółowymi informacjami HR. Przez kolejny miesiąc nowa osoba wdraża się w projekt oraz realizuje w swoim tempie obowiązkowe szkolenia e-learningowe. Już po pierwszym tygodniu prowadzona jest ankieta ewaluacyjna szkoleń w formie zdalnej, a później jeszcze dwukrotnie do dwóch miesięcy od momentu wdrożenia, gdzie prosimy o feedback nowych pracowników. Cały ten proces jest więc prowadzony w dużej mierze przy pomocy narzędzi wirtualnych, choć oczywiście czas pandemii zwiększył zakres ich użycia.

Jak wyglądała komunikacja z nowymi pracownikami, kiedy nie ma możliwości przyjścia do biura?

Nasi pracownicy często pracują z międzynarodowymi klientami. Wiele operacji i projektów prowadzimy zdalnie, w rozproszonych po kraju i świecie zespołach, dlatego nasz model działania zakłada na stałe zdalną komunikację. Korzystamy z narzędzi do pracy online i komunikatorów, jak Skype, Microsoft Teams. Dzięki tym narzędziom robimy spotkania i videokonferencje z użyciem kamer, organizujemy tak również wydarzenia i szkolenia online. Spotkania zespołów projektowych też odbywają się regularnie w formie wirtualnej. Jeśli mamy część zespołu w Krakowie i część w Katowicach, a także w Paryżu czy Indiach, to nie mamy możliwości codziennego kontaktu, komunikujemy się zdalnie, prezentując online rozwiązania, dokumenty czy dopinając szczegóły projektów. Spotkania online to nasza codzienność. Dla nowych pracowników taki styl pracy może być nowością, na pewno spotkania bezpośrednie na początku wdrożenia w nowe środowisko pracy są potrzebne, ale alternatywa komunikacji zdalnej jest też coraz bardziej powszechna i coraz łatwiejsza w użyciu, dzięki rozwijającym się nowym technologiom. Korzystamy więc z tych udogonień.

Co było największym wyzwaniem, jeśli chodzi o onboarding online? Na co warto zwrócić uwagę?

Z dnia na dzień znaleźliśmy się w nowej sytuacji, musieliśmy natychmiastowo działać i dostosować się w szybkim tempie, zmieniając cały proces rekrutacji, przygotowując nowe plany komunikacyjne dla rekruterów, przełożonych, trenerów, oraz nowych pracowników. Ta nowa organizacja i komunikacja była największym wyzwaniem, tak, aby nowi pracownicy czuli się dobrze w całym procesie, mieli możliwość zadawania pytań i uzyskiwania szybko odpowiedzi. Trzeba wziąć pod uwage, że nie wszyscy nowi pracownicy do tej pory mieli szansę pracować z narzędziami zdalnymi, dlatego zrozumienie i cierpliwość w komunikacji to podstawa sukcesu.

Czy onboarding na stałe przeniesie się do sieci w całości? Jeśli nie, to może zostaną z nami jego elementy?

Myślę, że wiele elementów w procesie onboardingu można z sukcesem prowadzić zdalnie i jest to optymalne rozwiązanie dla pracodawcy i pracownika, które pozwala zaoszczędzić wiele czasu obu stronom. Ważne jest zachowanie proporcji w interakcjach z trenerami i zespołem oraz szkoleniach e-learningowych. Ten model zostanie z nami na dłużej, ale wymaga jeszcze pracy z naszej strony, ciągle usprawniamy cały proces, choćby poprzez niwelowanie minusów, takich właśnie jak wynikły ostatnio, czyli brak możliwości kontaktu z zespołem w czasie pandemii.

Powiązane posty

HR Blog

Dobre praktyki i rola działu HR w nowoczesnej organizacji

Date icon 2020-11-10

Jakie są niezbędne umiejętności i nowe wyzwania napędzające branżę HR?

HR Blog

Poradnik jak przygotować dobre CV

Date icon 2020-10-30

Przeczytaj kilka wskazówek i dowiedz się jak napisać CV, które da Ci pracę!