Jak zorganizować dobrą współpracę zdalną

Publish date:

Wirtualna współpraca staje się koniecznością i firmy muszą teraz stawić czoła nowym wyzwaniom w organizacji życia zawodowego.

Efektywne przejście zespołu na pracę zdalną

Liczba firm, które umożliwiają swoim pracownikom pracę na odległość, rośnie z roku na rok, ponieważ firmy wszelkiego rodzaju i wielkości reagują na potrzeby swoich pracowników. Wiele firm wykorzystuje narzędzia i techniki, które mogą ułatwić produktywną współpracę w miarę jak paradygmat zmienia się w kierunku coraz bardziej zdalnej i rozproszonej pracy.

Wzrost znaczenia pracy zdalnej jest napędzany przez wytyczne dotyczące podróży zorientowanych na koszty, rosnącą świadomość ekologiczną i politykę zrównoważonego rozwoju, presję na minimalizowanie powierzchni biurowej i zmieniające się oczekiwania pracowników. Znajdujemy się w punkcie zwrotnym, w którym dla wielu osób praca zdalna staje się normą, a nie luksusem – a organizacje muszą działać w tym kierunku, proaktywnie wprowadzając kulturę współpracy wirtualnej.

Współpraca zdalna zwiększa produktywność firm dzięki wykorzystaniu narzędzi cyfrowej współpracy, które umożliwiają pracownikom wspólną pracę na cyfrowych tablicach, wspólną edycję dokumentów i wirtualne prowadzenie prac projektowych. Aby przejść od zwykłej pracy zdalnej do kwitnącej kultury współpracy wirtualnej, firmy muszą zbudować stabilną infrastrukturę, osadzić cyfrowy sposób myślenia wśród swoich pracowników, stworzyć kulturę organizacyjną opartą na zaufaniu, promować umiejętności istotne w świecie cyfrowym i przenieść współpracę na wyższy poziom.

Jak to często bywa, wszystkie początki są trudne. A jak działa udana współpraca wirtualna? Jakie są dla niej niezbędne warunki? Istnieje kilka obszarów, którymi należy się zająć, aby rozpocząć współpracę.

Source

Infrastruktura i narzędzia cyfrowe

Warunkiem wstępnym dla nawiązania wirtualnej współpracy jest silna infrastruktura cyfrowa. Dostęp do sieci firmowej o stabilnym połączeniu z dowolnego miejsca nie jest w każdej firmie regułą. Jest to jednak jeden z warunków koniecznych.

Niezwykle ważne jest również korzystanie z odpowiednich narzędzi cyfrowych – łatwych do zarządzania, intuicyjnych rozwiązań, które sprawiają, że wirtualna współpraca jest tak realna i bezproblemowa, jak to tylko możliwe, a jednocześnie sprawia przyjemność. Uznane na rynku oferty to Microsoft Teams, Slack, Asana, Jira, Trello, SharePoint i Deon. Narzędzia te umożliwiają wspólną i jednoczesną pracę nad dokumentami; tablice online zastępują klasyczny flipchart; pokoje wirtualne oferują niemal nieograniczone możliwości kreatywnej i interaktywnej pracy ze sobą; a głosowanie na żywo lub ankiety ad-hoc aktywnie angażują wszystkich uczestników. Dzięki tym i wielu innym funkcjom, praca wirtualna jest niezwykle zbliżona do pracy we wspólnym biurze, a to może jeszcze bardziej zwiększyć wydajność.

Niezbędne jest silne zaangażowanie i właściwe zarządzanie 

Nawiązanie wirtualnej współpracy jest wysiłkiem długofalowym, dlatego tak ważne są dobre relacje i wzorce do naśladowania na wszystkich szczeblach zarządzania. Widoczne zaangażowanie i zarządzanie oczekiwaniami ze strony najwyższych rangą liderów zachęcają do skutecznego wdrażania i zmian kulturowych w całej organizacji.

Menedżerowie muszą być w stanie zainspirować siebie i swoich pracowników z entuzjazmem do nowego sposobu pracy, wzbudzić ciekawość i czerpać radość ze wspólnej pracy. Wzajemne wsparcie, komunikacja, cierpliwość i wysoki poziom zaufania są niezbędne w tym procesie.

Dwie rzeczy są szczególnie ważne w budowaniu wysokiego poziomu zaufania w wirtualnym zespole i w jak najlepszym wykorzystaniu dostępnych możliwości technicznych: doskonałe umiejętności moderacji oraz profesjonalne przygotowanie wirtualnych spotkań lub warsztatów.

Zaczynamy od małych kroków

Organizacja pracy zdalnej na małą skalę jest sposobem na wystartowanie. Ważne jest, aby najpierw określić, jakie narzędzia już istnieją w firmie, jak często są wykorzystywane, czy pracownicy mają do nich dostęp i wiedzą, jak z nich korzystać, oraz jakie możliwości oferują. Kolejnym krokiem jest zakomunikowanie istnienia tych narzędzi w całej organizacji oraz – co ważniejsze – przeszkolenie i podjęcie działań mających na celu umożliwienie pracownikom korzystania z nich – oczywiście praktycznie. Wymaga to pewnego stopnia elastyczności, ale w czasach zwinności organizacyjnej to właśnie sposób, w jaki organizacja ewoluuje, dostosowując się do zmian. Ambasadorzy w firmie, korzystający już z konkretnych narzędzi cyfrowych, mogą przyczynić się do tego, aby ich przyjęcie stało się łatwiejsze, i tu ważną rolę odgrywa zaangażowanie i pokazanie najlepszych praktyk.

Tworzenie atrybutu z konieczności szansą na rozwój

Wirtualna współpraca oznacza nie tylko zdalną pracę nad codziennymi procesami. Polega również na prowadzeniu warsztatów wirtualnie – od spotkań, po duże imprezy grupowe, w których uczestniczy ponad 200 osób. Jak to ma działać? Powinno się kierować jasnymi potrzebami biznesowymi, właściwym nastawieniem, odpowiednimi narzędziami, a także skrupulatnym przygotowaniem, organizacją i wdrożeniem. Korzyści z wirtualnych warsztatów i spotkań są oczywiste: oszczędzają koszty podróży i czas, można znacznie zwiększyć efektywność zespołów.

Osadzenie kultury wirtualnej współpracy powinno znaleźć się w strategicznym programie każdej organizacji. To nie tylko czyni je bardziej atrakcyjnym pracodawcą dla nowej puli talentów, odpowiadającego na potrzeby nowego pokolenia, ale także wzmacnia więź z dotychczasowymi pracownikami, pokładając w nich większe zaufanie i czyniąc codzienne życie zawodowe bardziej elastycznym. Zwiększa to ich efektywność, umożliwiając ludziom bycie produktywnymi bez względu na to gdzie się znajdują. Kluczem do sukcesu jest dobór odpowiednich technologii i narzędzi oraz ich kreatywna aranżacja.

Powiązane posty

Capgemini Invent

MLOps use case

Date icon 2021-10-15

Why do we need MLOps?

HR Blog

Rola managera w motywowaniu zespołu w czasach pandemii COVID-19

Date icon 2021-10-05

Jakimi cechami, w dzisiejszych czasach, powinny wykazywać się osoby zarządzające...