Una città a un punto di svolta digitale

Il Comune di Milano è una delle amministrazioni locali più grandi e complesse d’Italia e serve una popolazione di circa 1,4 milioni di abitanti. All’interno del Comune, 14.000 dipendenti distribuiti in 20 direzioni gestiscono un’ampia gamma di processi amministrativi, finanziari e contabili. Tuttavia, fino a poco tempo fa, la frammentazione dei sistemi finanziari e contabili impediva di operare con piena efficienza, efficacia e trasparenza. Inoltre, il software in uso da vent’anni non riusciva più a rispondere alle esigenze moderne né ai requisiti contabili.

Per questo motivo, nel 2018 il Comune ha avviato un programma strutturato per modernizzare e integrare i principali processi amministrativi, contabili e di controllo su un’unica piattaforma SAP S/4HANA. L’obiettivo era garantire coerenza, tracciabilità e conformità. Il perimetro comprendeva la contabilità finanziaria ed economica, la pianificazione di bilancio, la gestione immobiliare e la gestione del portafoglio e dei progetti.

Questa implementazione avrebbe messo a disposizione di tutti i dipendenti un’unica fonte attendibile per i dati operativi, consentendo di prendere decisioni e svolgere analisi in tempo reale. Tuttavia, modernizzare software finanziari e contabili altamente personalizzati e migrarli a SAP S/4HANA rappresentava una sfida complessa, che richiedeva competenze e conoscenze di alto livello. Ciò era particolarmente rilevante perché Milano sarebbe stato il primo Comune italiano a implementare SAP S/4HANA e il progetto sarebbe diventato un esempio per altre amministrazioni.

Cinque anni dopo, l’amministrazione ha avviato la ricerca di partner dotati dell’esperienza e delle competenze necessarie per portare a termine con successo l’iniziativa. A seguito di una gara competitiva, ha scelto Capgemini per guidare un consorzio di fornitori nello sviluppo di un sistema moderno e pienamente conforme per la gestione dei processi finanziari e contabili del Comune. La competenza di Capgemini in SAP Funds Management (FM), la conoscenza della normativa locale e l’approccio collaborativo hanno reso l’azienda la scelta più adatta per questo progetto pionieristico.

Scegliere la qualità invece della velocità

Il progetto si è sviluppato nell’arco di poco meno di due anni attraverso diverse fasi strutturate: Assessment, Foundation, Build, Test, Deploy e Go Live and Support.

Durante la fase di “Assessment”, iniziata a febbraio 2023, il team ha condotto una valutazione approfondita della durata di tre mesi per comprendere e analizzare pienamente i processi e i software esistenti. Questo ha permesso di definire con chiarezza il perimetro e le tempistiche delle fasi successive del progetto.

Per esempio, l’obiettivo iniziale prevedeva il go-live il 1° gennaio 2024. Tuttavia, invece di accelerare per rispettare quella scadenza, entrambe le parti hanno scelto di privilegiare la qualità rispetto alla velocità, concordando un piano di progetto sostenibile che ha posticipato la scadenza di un anno.

Successivamente, durante la fase “Foundation”, durata sette mesi, Capgemini ha adottato la propria metodologia iCaptivate, un approccio ibrido agile/waterfall progettato per accelerare l’adozione di SAP S/4HANA. Il metodo pone l’accento sul dialogo continuo tra cliente e fornitore e su un processo iterativo costante, finalizzato a individuare ciò che funziona e ciò che deve essere migliorato.

Dopo un ampio confronto, Capgemini e il Comune hanno concordato di sviluppare la soluzione per fasi. Questo approccio ha trasformato un’implementazione complessa in componenti più facilmente gestibili.

Un approccio sistematico porta al successo

Durante la fase “Build”, il team ha supportato la migrazione progressiva della soluzione SAP S/4HANA a RISE, la piattaforma cloud di SAP. Il lavoro è iniziato dalla componente più importante della soluzione, ovvero le funzionalità di bilancio, che includevano il bilancio principale e il bilancio previsionale. Successivamente, il team ha operato in modo sistematico per includere l’intera gamma dei processi contabili, tra cui il bilancio per competenza e le funzionalità relative a entrate e spese.

La componente di bilancio presentava due sfide. La prima riguardava l’integrazione dei processi chiave necessari ad alimentare il flusso di lavoro del bilancio. La seconda derivava dal fatto che il settore pubblico italiano utilizza la contabilità finanziaria ed economica, non pienamente supportata da SAP Funds Management. Di conseguenza, la soluzione ha richiesto una personalizzazione significativa per adattarsi allo specifico contesto.

A partire da luglio 2024, la fase “Test” ha coinvolto oltre 100 persone. Le attività di change management hanno aiutato il team a organizzare gli User Acceptance Test e si sono rivelate fondamentali per l’attuazione di un piano formativo integrato rivolto a tutti gli utenti. Sono state realizzate più di 100 sessioni formative virtuali e in presenza, concluse quattro mesi dopo il go-live. Il team ha inoltre fornito un supporto efficace a tutte le persone che utilizzavano il nuovo sistema SAP, attraverso guide operative, contenuti formativi brevi e training on the job.

Durante la fase “Deploy”, il team ha migrato i dati principali e implementato tutti gli elementi della soluzione che avevano superato con successo i test. La riconciliazione contabile è stata l’aspetto più complesso di questo processo, a causa della presenza di dati non strutturati nel sistema legacy, in particolare in ambiti come la gestione dei lavori in corso.

Infine, la fase “Go live and Support” è iniziata il 18 gennaio 2025. Da quel giorno, tutti i 1.400 utenti del Comune hanno potuto lavorare sul nuovo sistema SAP S/4HANA.

Un sistema all’altezza della città che serve

La nuova piattaforma è entrata in funzione, come previsto, il 1° gennaio 2025. Invece di confrontarsi con sistemi frammentati e obsoleti, gli utenti possono ora accedere a tutti gli aspetti finanziari e contabili dei principali processi amministrativi attraverso una piattaforma moderna e unificata. Ciò ha trasformato profondamente il modo di operare dell’organizzazione, offrendo agli utenti una visibilità e un controllo senza precedenti sui processi quotidiani.

I benefici includono:

  • Dati centralizzati, elaborazione e analisi in tempo reale per una maggiore trasparenza e un maggiore controllo, decisioni più efficaci e piena conformità.
  • Processi automatizzati e standardizzati che riducono il lavoro e gli errori.
  • L’integrazione sicura con altri sistemi della Pubblica Amministrazione, per consentire uno scambio fluido dei dati, ridurre le duplicazioni e aumentare l’efficienza.
  • La possibilità di centralizzare o decentralizzare le funzioni, affinché le diverse direzioni possano gestire autonomamente i propri budget e le operazioni finanziarie, mantenendo al contempo coerenza e uniformità.

Ogni utente dispone inoltre di ruoli e autorizzazioni specifici, definiti in base alle proprie responsabilità nei diversi processi finanziari e amministrativi. Questo accesso basato sui ruoli garantisce un utilizzo del sistema sicuro, efficiente e mirato nelle diverse direzioni.

Grazie a una solida base tecnologica, il Comune può ora concentrarsi sull’aggiunta di nuove funzionalità e capacità, invece di dedicarsi alla manutenzione di sistemi obsoleti. Un aspetto fondamentale è la certezza che il sistema sia conforme oggi e possa evolvere per continuare a esserlo anche in futuro.

Con il 20% del perimetro contrattuale ancora da completare, la prossima fase della collaborazione si concentrerà sul consolidamento nel sistema delle applicazioni esterne. Tra queste rientrano la gestione digitale dei documenti e i processi di governance attualmente gestiti tramite strumenti separati.

Seguirà un aggiornamento alla versione successiva di SAP S/4HANA. Come durante l’implementazione principale, il team lavorerà in modo iterativo e collaborativo, anticipando e risolvendo rapidamente i problemi, affinché non interrompano le attività degli utenti e dei cittadini.

Ma il vero successo va oltre la tecnologia. Grazie all’implementazione di SAP S/4HANA, l’amministrazione ha ricostruito la fiducia interna nella trasformazione digitale, rafforzando al contempo la fiducia dei cittadini nella capacità della città di rispondere alle loro esigenze. Soprattutto, in qualità di primo Comune italiano ad aver implementato SAP S/4HANA, Milano si è posizionata come leader nella trasformazione digitale del settore pubblico. Il progetto dimostra che, con le persone e l’approccio giusti, anche le implementazioni più complesse possono avere successo.

“In qualità di primo Comune italiano ad aver implementato SAP S/4HANA, Milano si è posizionata come leader nella trasformazione digitale del settore pubblico.”

Guido Arnone
CTO, Direttore Innovazione Tecnologica e Digitale, Comune di Milano