Value-adding Business & Transformation Services heben Shared Services auf die nächste Stufe

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Stellen Sie sich vor, Shared Service Organisationen werden zu Innovationstreibern und Business Enablern, die Ihr Unternehmen mit erstklassigen Services und virtueller Arbeitskraft unterstützen

Der Druck steigt

Shared Services sind in der Regel bereits ein wichtiges Element auf der Agenda von CxOs, aber das heutige wirtschaftliche Umfeld macht es unerlässlich, sie noch stärker zu priorisieren. Von Logistik über Versicherungen bis hin zu Produktion und Handel: In allen wichtigen Branchen setzt der globale Wettbewerb, teilweise gepaart mit zunehmender Regulierung, Unternehmen unter Zugzwang. Mehr denn je müssen Unternehmen handeln und die Potenziale einer effizienten Organisation, schlanker Prozesse und verbesserter Serviceleistungen ausschöpfen und die nahezu unendliche, aber immer noch wachsende Zahl digitaler Lösungen nutzen. Effizienz und Qualität, die unterstützt durch klare E2E-Verantwortlichkeiten (End-to-End) von Backoffice-Prozessen in die Kernprozesse wirken, können Margen nachhaltig steigern.

Shared Service Organisationen als Lösung

SSOs (Shared Service Organisationen) sind der Schlüssel zur Realisierung dieser Potenziale über Geschäftseinheiten und Regionen hinweg. Während sich SSOs in früheren Zeiten oft auf funktionsorientierte & transaktionale Dienstleistungen beschränkten, haben sich SSOs kontinuierlich weiterentwickelt und wurden professionalisiert. Die Erweiterung des SSO-Spektrums auf „Kern“-Funktionen wie Einkauf oder Vertrieb, die Integration in weltweit standardisierte E2E-Prozesse oder der verstärkte Einsatz von Automatisierungslösungen zeigen, dass SSOs eine Evolution vollziehen (Abbildung 1 zeigt aktuelle Shared Service Trends sowie SSO Reifegrade).

Abbildung 1: Aktuelle Shared Service Trends sowie SSO Reifegrade

Die nächste SSO-Stufe: Value-adding Business & Transformation Services

Capgemini Invent bringt SSOs auf die nächste Reifegradstufe und positioniert sie als Treiber und Enabler für kontinuierliche Innovation und Transformation im Unternehmen. Wir definieren die nächste Stufe von SSOs als Value-adding Business & Transformation Services (VBTS), die durch vier wesentliche Säulen gekennzeichnet sind (Abbildung 2 zeigt die wichtigsten Bausteine von VBTS):

  1. Globaler Sourcing Mix: Ein globales Service-Netzwerk mit hybridem Sourcing (Multi-Tower Captive Shared Services und Outsourcing) ermöglicht eine optimale Serviceabdeckung im Gleichgewicht zwischen Kostenoptimierung und Kundenzufriedenheit.
  2. End-to-End-Sicht: Eine vollständige SSO-Integration in globale, „horizontale“ E2E-Prozesse (z.B. P2P, O2C, A2R, etc.), inkl. standardisierter Metriken & Datenanalysen, ermöglicht eine harmonisierte Service Level-Differenzierung und verbessert die Delivery Performance durch klare Verantwortlichkeiten.
  3. Digitale Ausrichtung: Die SSO orientiert sich stets an der optimalen Kombination von menschlichen und virtuellen Mitarbeitern unter Verwendung verschiedener Hilfsmittel wie RPA oder AI, die eine nahtlose Prozesslieferung auf globaler Ebene ermöglichen.
  4. Autonomie: Die Positionierung der SSO als gleichberechtigter und autonomer Geschäftspartner innerhalb des Unternehmens (und darüber hinaus) unter einem globalen Head of E2E-Services ermöglicht wertschöpfende Dienstleistungen, schafft Flexibilität und bietet weitere Skalierungsmöglichkeiten (z.B. Drittanbieter-Dienstleistungen).

Im Vergleich zu den Kernbereichen des operativen Geschäfts, die oft andere Prioritäten haben, profitieren Value-adding Business & Transformation Services (VBTS) von intelligenter Spezialisierung, wachsender integrierter Prozessverantwortung und einer plattformbasierten sowie digitalisierten Infrastruktur. VBTS sind als Datenknotenpunkte der Interaktionsmotor zwischen Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten und fördern somit eine erkenntnisorientierte Benutzerorientierung sowie -bindung. Beispiele für Wertschöpfung über die reinen Transaktionen hinaus sind z.B. die Pilotierung neuer digitaler Lösungen (z.B. Chatbots, Process Mining, etc.), die Unterstützung einer unternehmensweiten Implementierung, der Betrieb von Innovationszentren für die Produkt- und Dienstleistungsentwicklung sowie -Verbesserung und das Angebot von Post-Merger-Integrationsleistungen. VBTS können die Evolution eines ganzen Unternehmens vorantreiben und es im Wettbewerb führend positionieren.

Abbildung 2: Die Bausteine von VBTS

VBTS-Effizienztreiber

VBTS eröffnen enorme Effizienzpotenziale und unterstützen gleichzeitig den nachhaltigen Erfolg des Kerngeschäfts. Sie setzen auf verschiedene Optimierungsfaktoren des SSO-Target Operating Models, wie z.B. Smart Sourcing, skalierte Technologie, optimierte Governance und ein professionelles Demand- und Servicemanagement. Die Ausschöpfung dieser Potenziale erlaubt Unternehmen eine Senkung der Betriebskosten um bis zu 40% (Abbildung 3 zeigt typische VBTS-Effizienztreiber).

Abbildung 3: Die Effizienztreiber von VBTS

Individuell, pragmatisch & nachhaltig – Der Capgemini SSO-Transformations-Ansatz

Unsere Erfahrungen mit bestehenden und neuen Kontakten in den verschiedenen Industrien zeigen, dass es stets Raum für messbare Optimierungen gibt. Mit dem Ziel, den höchsten Mehrwert für unsere Kunden zu schaffen, passen wir unser Vorgehen an ihren individuellen SSO-Reifegrad an (vgl. Abbildung 1).

Unser Ansatz differenziert sich durch drei elementare Prinzipien:

  • Target Operating Model ist das Fundament: Ein TOM ist das zentrale Element und der Steuerungsrahmen einer jeden SSO. Wir greifen auf bewährte und innovative Tools sowie Methoden wie das Guide-Deliver-Receive-Framework zurück, um die Implementierung eines effizienten TOM sicherzustellen.
  • Der Einsatz von „Insights-Driven“ Tools quantifiziert Effizienzpotenziale: Wir nutzen verschiedene erkenntnisorientierte und digitale Tools (z.B. den Cost Discovery Scan oder Process Mining), um auf Basis kundenspezifischer Daten schnell Transparenz über Optimierungspotenziale zu schaffen.
  • Automation@Scale maximiert Effizienzpotenziale: Die Digitalisierung spielt bei modernen SSOs eine große Rolle. Wir bieten skalierbare Automatisierungslösungen (z.B. durch Nutzung von RPA oder Chat Bots) und ermöglichen somit langfristigen Erfolg und Effizienz.

VBTS auf einen Blick:

  • Shared Services sind der Schlüssel für Unternehmen verschiedenster Branchen, um in einem dynamischen wirtschaftlichen Umfeld die Effizienz deutlich zu steigern
  • Aktuelle Trends im Shared Service Umfeld, getrieben durch Digitalisierung, ermöglichen die Weiterentwicklung von SSOs
  • VBTS sind die nächste SSO-Stufe, die einen globalen Sourcing Mix, eine konsequente End-to-End-Sicht, Digital Enablement & Autonomie kombiniert, um Shared Services zu Innovationstreibern und Business Enablern zu machen
  • VBTS ermöglichen Einsparpotenziale von bis zu 40%
  • Der Capgemini-Ansatz für eine Transformation von Shared Service Organisationen hin zu Value-adding Business & Transformation Services (VBTS) wird durch TOM Excellence, Insights-Driven Analysis & Automation@Scale bestimmt

Wenn Sie Fragen haben oder mit uns im Detail über Shared Services diskutieren möchten, zögern Sie bitte nicht, die Autoren Jannis Kachel und Max Scheuermann zu kontaktieren.

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