Beeinflussen Sie den Erfolg Ihrer S/4HANA Transformation bereits vor Projektstart

Anfang Februar 2015 veröffentlichte SAP ihre ERP-Suite der nächsten Generation – S/4HANA – welche den Nachfolger ihres bisherigen Kernproduktes R/3 darstellt.

Seit dem ersten Release gibt es nunmehr eine immer größer werdende Anzahl an Unternehmen, welche auf die neue Technologie setzten.

S/4HANA bietet zahlreiche neue Möglichkeiten zur Gestaltung neuer Geschäftsmodelle, neue Optionen für die Digitalisierung – Stichwort „Digital Core“ – sowie die Einführung neuer Geschäftsprozesse, um nur die wichtigsten zu nennen.

Bei einem Umstieg, sei es von einem alten R/3 oder eines non SAP Systems, handelt es sich nicht nur um ein einfaches Technologie-Upgrade, sondern um eine vielfältige „Transformation Journey“. Warum wird an dieser Stelle von einer „Journey“ und nicht nur von einem Upgrade gesprochen? Die beiden nachfolgend aufeinander bauenden Punkte verdeutlichen, wo der grundlegende Unterschied liegt und warum dies, für die Planung des Umstiegs entscheidend ist.

Im zweiten Teil dieses Artikels werden wir daher darauf eingehen, welche Aktivitäten bereits vor Projektstart abgeschlossen sein müssen, um den größten Herausforderungen entgegenzuwirken und die Projektdurchführung somit zu beschleunigen.

1. Back to the roots – die Tendenz geht stark in Richtung SAP Standard

Ein Großteil derer Unternehmen, der sich für die S/4HANA Transformation entschlossen hat, sieht damit verbunden, auch die einmalige Chance eine Bereinigung und Optimierung diverser Geschäftsprozesse durchzuführen. Hier gilt die Devise, so viel „SAP Standard“ wie möglich zu nutzen, um die über Jahre und teilweise Jahrzehnte hinweg gewachsenen kundenspezifischen Ausprägungen, in fast allen Geschäftsbereichen, zu bereinigen.

Ein guter Ansatz ist sich für eine Hybride-Lösung zu entscheiden – sozusagen einem „Fit to Standard“. Individuelle Erweiterungen werden mit standardisierten Lösungen aus dem Digital-Core verbunden, um Flexibilität und Agilität zu gewährleisten.

Dieser Punkt allein gibt bereits eine kurze Aussicht dazu, dass bei einem Umstieg nicht einfach nur die Hardware ausgetauscht und eine neue Software aufgespielt wird, sondern dass weitestgehend alle Bereiche eines Unternehmens davon betroffen sind.

2. Standard ist gut, aber wie erreicht er jeden Mitarbeiter?

Durch die Optimierung und Harmonisierung bestehender Geschäftsprozesse, gepaart mit den Vorteilen neuer Prozesse, ergeben sich teilweise neue Arbeitsabläufe, als auch Zuständigkeiten für Mitarbeiter. Aus diesem Grunde ist es von hoher Relevanz, diese Mitarbeiter bereits vorab tatkräftig mit in die Transformation einzubinden, so dass jene die neuen Prozesse und Abläufe mitgestalten können – die Akzeptanz wird somit erhöht.

Da hierzu allerdings meist nur ausgewählte Projektmitarbeiter zur Verfügung gestellt werden, kommen wir wieder zur Ausgangsfrage – wie erreicht der Standard nun jeden Mitarbeiter? Es ist wichtig, von Beginn an ein umfangreiches Change-Management zu betreiben, welches prozessuale/organisatorische Änderungen aufnimmt und entsprechend aufbereitet. Hieraus resultierende Trainings, Schulungen und Anweisungen können wiederum auf alle betroffenen Mitarbeiter verteilt werden.

Dieser Punkt ist somit ein weiteres Indiz dazu, dass es sich hierbei nicht nur um ein einfaches Technologie-Upgrade handelt.

Der S/4HANA Umstieg und seine Herausforderungen

Basierend auf den Zahlen des DSAG Investment Report 2020, planen immer mehr Unternehmen innerhalb der kommenden drei Jahre auf S/4HANA umzusteigen. Waren es 2018 noch rund 30%, sind es 2020 bereits beeindruckende 40%.

Rund 6% der Befragten geben an ihr bisheriges System weiter zu nutzen, wohingegen 13% immer noch ohne Entscheidung sind. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass fast 20% immer noch keine S/4HANA Strategie besitzen – trotz der aktuell herrschenden COVID-19 Pandemie ist davon auszugehen, dass sich jene Zahlen nur unwesentlich ändern werden.

Die Herausforderungen welche mit einem S/4HANA Umstieg verbunden sind, betreffen früher oder später alle Unternehmen – hierbei gilt es drei Haupt-Herausforderungen zu berücksichtigen:

• E2E Prozesse – Ein fehlender gesamtheitlicher Überblick über die internen End-to-End Geschäftsprozesse und die damit verbundenen Risiken einer Umstellung auf ein neues System.
• Zeit – Die Dauer der Umstellung (1-x Jahre), sowie die Verfügbarkeit interner und externer Ressourcen.
• Transformations-Strategie – Ohne die richtige Transformations-Strategie entsteht ein hohes Risiko für die Umstellung, aufgrund von teilweise falsch festgelegten Informationen und Vorgehen.

Darüber hinaus gibt es allerdings noch eine Vielzahl an technischen Punkten,, wie beispielsweise Eigenentwicklungen, Schnittstellenmanagement, Bereinigung von Altdaten, Berechtigungswesen oder die Datenmigration, welche große Herausforderungen darstellen.

Aktivitäten für die Beschleunigung der Projektdurchführung

Der Grundstein für die erfolgreiche Durchführung einer S/4HANA Transformation wird bereits vor dem eigentlichen Projektstart gelegt, um innerhalb der darauffolgenden Realisierungsphase einen erheblichen Zeitgewinn zu erlangen. Dieser Zeitgewinn wird durch vier Aktivitäten erzielt, welche vor dem Projekt-Kick-Off abgeschlossen sein müssen. Die durchzuführenden Aktivitäten wirken hierbei den zuvor genannten Haupt-Herausforderungen entgegen und haben neben dem Zeitgewinn eine Minderung von Risiken zur Folge, die während des Projektes auftreten.

Lassen Sie uns im nachfolgenden auf jede einzelne der vier Aktivitäten zusammen eingehen:

1. Ambitionen für die Transformation setzen

In den meisten Fällen sind lediglich entscheidungsbefugte Mitarbeiter, oder einzelne Abteilungen, in eine Transformation mit eingebunden. Oftmals wird hier von einer klar definierten und einheitlichen Vision abgesehen, oder gar überhaupt nicht beachtet. Das „Big-Picture“, was mit der Transformation erreicht werden soll und wie jene durchgeführt wird, fehlt in diesen Fällen.

Um eine erfolgreiche S/4HANA Transformation zu gewährleisten, ist es bereits zu Beginn von höchster Bedeutung, eine klare Vision und Strategie festzulegen. Ebenso wichtig wie das Festlegen der Vision selbst, ist auch das Vertreten und die Verbreitung jener. Hierzu ist es wichtig „Top-Executives“ (CxO‘s) mit einzubinden. Jene müssen mit der Vision, als auch der Strategie, absolut im Einklang sein – dies ermöglicht es im späteren Verlaufe eines Projektes, mitunter schnellere Entscheidungen herbeizuführen und etwaige Diskussionsrunden zu vermeiden.

Das Vorleben der Vision muss von oben nach unten, sprich von CxO Level bis zum einzelnen Mitarbeiter einer Abteilung herab, erfolgen. Nur so kann jedem das „Big-Picture“ vor Augen gelegt werden.

2. Einblick in Geschäfts-/ und Datenmodelle

Zu Beginn des Projekt Kick-Off, sollten alle von der Transformation betroffenen End-to-End Geschäftsprozesse je Geschäftsbereich vorliegen. Der Hintergrund hierbei ist folgender – wurde das Projekt erst einmal gestartet, vereinfacht es die Planung für abgestimmte E2E Prozesse und den Fokus der einzelnen Workshop-Serien enorm, da bereits eine Vorevaluierung stattgefunden hat. Sowohl die „Deep-Dives“, als auch die Detaillierung der einzelnen Prozesse, werden erst in den Workshop-Serien selbst vorgenommen.

Neben der Möglichkeit Workshops besser und genauer planen zu können, bietet die Vorevaluierung der End-to-End Geschäftsprozesse noch einen zweiten, weitaus größeren Vorteil. S/4HANA ist ein hochintegratives System, in welchem unterschiedlichste Geschäftsbereiche mit einander verzahnt sind. Die gesamtheitliche Übersicht an Prozessen bietet internen, als auch externen Mitarbeitern die Option, ein schnelles Verständnis über die Funktionsweise des Unternehmens aufzubauen. Dies spart somit Zeit und Analysen.

3. Festlegen des Operating-Models

Eingangs wurde bereits darauf hingewiesen, dass S/4HANA Möglichkeiten für komplett neue, oder Verbesserungen bestehender Geschäftsmodelle bietet. Unabhängig davon, ob für ein Unternehmen neue Geschäftsmodelle definiert werden, oder das bisherige Geschäftsmodell weiterhin zum Tragen kommt, muss diese Information zum Projektstart zur Verfügung stehen. Sämtliche Workshop-Serien müssen sich daran orientieren können, wie ein Unternehmen zukünftig aufgestellt sein wird.

Das Aufzeigen des aktuellen/zukünftigen Operating-Models, wird von Unternehmen weitaus unterschätzt. Können Sie Ihr aktuelles Operating-Model aufzeigen, sofern Sie jemand danach fragen würde?

4. Festlegen der Transformations-Strategie

Es ist essenziell von Beginn an eine starke und nachhaltige Strategie zu entwerfen, welche von oben nach unten vorgelebt, als auch vertreten wird. Eine erfolgreiche S/4HANA Transformations-Strategie, besteht ausfolgenden sechs Kernelementen:

Neben den hier aufgeführten Elementen spielen allerdings noch weitere Punkte eine wichtige Rolle, um die Strategie zu vervollständigen. Hierzu zählen unter anderem das Festlegen des Vorgehensmodells für das Change-Management, die Ermittlung der Projekt-Methodologie (Wasserfall, Agil, Hybrid), als auch die Erstellung eines Business-Case mit Inhalten wie Kostenschätzungen, Kosten-Nutzen-Rechnung, Bewertung der Geschäftsfelder, sowie Unternehmensprioritäten.

Fazit

Eine starke Vision, gepaart mit der richtigen Transformations-Strategie, abgestimmten End-to-End Prozessen, als auch einem festgelegten Operating-Model, bilden den Grundstein einer erfolgreichen S/4HANA Transformation. Die Projektdurchführung wir somit deutlich beschleunigt.

Lesen Sie hier die Weiterführung zu diesem Blog-Artikel, welche sich mit dem Thema „Value Driven Transformation Approach“ auseinandersetzt.

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Vielen Dank an den Co-Autoren Alexander Werner, Manager Operations Transformation, für die maßgebliche Erstellung des Blogs.