Meister der Transparenz: Wie Digital Champions die Zusammenarbeit zwischen Business und IT messbar gestalten

In den vorherigen Blogbeiträgen dieser Serie wurden die grundlegende Bedeutung der Technology Readiness, agile Betriebsmodelle, sowie die Rolle von Führung und Kultur betrachtet. Der folgende Beitrag zeigt, wie eine Digitale IT durch die Einführung dedizierter Performance-Metriken die Transparenz des Business Value maximiert und so ein effektives Management von Ressourcen, Systemen und strategischen Zielen ermöglicht.

Digital Champions entwickeln ein erfolgreiches Business Value Management indem sie:

1. Das Reporting an den Anforderungen der IT- & Geschäftsstrategie ausrichten
2. Passende Metriken zur Erfolgsmessung durch Key Performance Indikatoren auswählen
3. Ein Betriebsmodell und die technologische Basis für die prototypische Operationalisierung aufsetzen
4. Eine Roadmap für den schrittweisen Weg zum Business Value Management definieren
5. Business Value Management als Mediator zwischen IT & Geschäftsstrategie

Business Value Management digitaler Champions fokussiert fünf grundlegende Fähigkeiten innerhalb der Organisation:

• IT Business Partner
• End-to-end Demand Management
• IT Kostentransparenz
• Business Value Transparenz
• Dynamic Budgeting

Als (1) IT Business Partner unterstützt die IT-Organisation Fachbereiche nicht nur proaktiv durch Beratung mit klar definierten Kontaktstellen (z.B. durch ein Business Relationship Management), sondern agiert als Partner auf Augenhöhe. Im Kontext des (2) End-to-End Demand Managements kümmert sich die IT-Organisation um alle Geschäftsanforderungen über den gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Ableitung von IT-Anforderungen aus der Geschäftsstrategie, über die Entwicklung bis hin zum operativen Betrieb kundenspezifischer Lösungen. Außerdem gewährt die IT-Organisation (3) vollständige Transparenz über die IT-Kosten und verteilt diese basierend auf der Nutzung von IT Services. Digital Champions messen im Zuge der (4) Business Value Transparenz, welchen Mehrwert die IT durch die mit dem Business geteilten Kennzahlen liefert. Sie meistern auch die Fähigkeit (5) des Dynamic Budgeting, wobei IT-Projektbudgets basierend auf den aktuellen Anforderungen für jeden Geschäftsbereich vereinbart und bei geänderter Nachfrage flexibel angepasst werden.

Übergreifendes Ziel dieser Tätigkeiten ist es, Business & IT Strategie aufeinander abzustimmen und so ein einheitliches Verständnis von kurz- und langfristigen Zielen zu erreichen.

2. Erfolg von Business Value Management hängt von der Wahl der Key Performance Indikatoren ab

“If you can’t measure it, you can’t improve it” sagte schon Peter Drucker. Doch eine durchdachte Business Value Management Strategie umfasst mehr als das reine Erfassen von Kennzahlen. Denn es gilt ausgehend von der IT Strategie messbare Ziele abzuleiten (z.B. Kundenzufriedenheit, Geschwindigkeit, Kostenoptimierung) und diese in Abstimmung mit dem Business durch konkrete Zielgrößen zu untermauern. Bei der Auswahl der Kennzahlen sind deren Wirkung und Nutzen hinsichtlich der strategischen Ziele besonders zu berücksichtigen. So liefert beispielsweise die zentrale Erfassung von Zufriedenheitswerten oder Bearbeitungszeiten Transparenz über die empfundene Lieferqualität oder die Umsetzung von Maßnahmen. Gleichzeitig werden mit den Kennzahlen strategische Ambitionen wie Zufriedenheit und Geschwindigkeit adressiert.

Zur erfolgreichen Steuerung des Business Value Managements etablieren Digital Champions ein globales Leistungsmanagement auf Basis eines einheitlich definierten KPI-Katalogs entlang der strategischen Ziele des Unternehmens, sowie Prozesse zur Steuerung deren Umsetzung. Ausgangspunkt für den KPI-Katalog sind einheitliche Metriken einer Kennzahl. Metriken beschreiben die Berechnungslogik verschiedener KPIs, die eine oder mehrere Strategieziele als Zielgröße messbar machen. Metriken helfen dabei, ein einheitliches Verständnis von Kennzahlen zu schaffen und die Vergleichbarkeit über Organisationseinheiten hinweg zu maximieren.

Um die Aussagekraft und Wirksamkeit ausgewählter KPIs zu sichern, setzen Digital Champions auf klare Leitprinzipien. Sechs Leitprinzipien stellen sicher, dass ihr Reporting-Framework die Realisierung der IT Strategie effizient unterstützt und sie gleichzeitig Herr über Qualität und die schiere Erfassung von Kennzahlen bleiben.

Sind die KPIs auf Basis der Metriken definiert, gilt es diese zu operationalisieren und damit die IT-Leistungserbringung im Modus Run, Change & Transform gegenüber dem Business an klare Parameter zu binden (z.B. durch SLAs). Diese Operationalisierung ermöglicht erst eine Erfolgsmessung und geht unweigerlich mit einer positiven (z.B. Boni bei Einhaltung) und negativen (z.B. Pönalen bei Verletzung der Leistungsparameter) Incentivierung einher.

Eine damit verbundene organisatorische Voraussetzung von Digital Champions ist ein mit dem Business abgestimmter Servicekatalog der IT-Leistungen und eine Verrechnungsstruktur innerhalb einer klar definierten Governance für das globale Leistungsmanagement. Auf technologischer Ebene haben Digital Champions die Fähigkeit, vorhandene Daten einheitlich zugänglich zu machen, aufzubereiten und zu analysieren. Denn erst durch die Synthese und Aufbereitung der vorhandenen Informationen gelingt es, die Datenqualität zu steigern, KPIs zu bündeln, Synergieeffekte zu heben und neue Potentiale aufzudecken.

3. Die Aufbereitung von KPIs in Dashboards stellt die Steuerung der Leistungserbringung her

Nach diesen durchdachten Prinzipien sind KPIs zur Überwachung und Steuerung des Strategiefortschritts aufzubauen und die KPIs über prototypische Dashboards zu implementieren. Auch hier gilt: Große Ziele – kleine Schritte. Denn Digital Champions starten klein mit Mockups, auf welche erste Dashboards folgen, die auf bereits vorhandenen Daten aufbauen.

Durch die Einführung von Dashboards schaffen Unternehmen nicht nur die notwendige Transparenz über etwaige Geschäftsprozesse, sondern liefern hierdurch vor allem die Möglichkeit zur effektiven Steuerung jener Prozesse. Durch Aufbereitung und Visualisierung der erarbeiten Kennzahlen ergeben sich drei Schritte zur Steuerung der Leistungserbringung von Produkten und Services:

1. Planung
2. Messung und Analyse
3. Maßnahmen

Capgemini Invent – Business Value Steering cycle

Für einen effektiven Einsatz der neu implementierten Steuerungshebel gilt es nicht nur das Management innerhalb der IT entsprechend zu definieren, sondern auch das Betriebsmodell hinsichtlich der neuen Möglichkeiten anzupassen. Ziele und Umfang, Strukturen und Rollen, Prozesse und Gremien, aber auch unterstützende Tools müssen in der Form angepasst werden, sodass aus den vorhandenen Kennzahlen im Gesamt-Reporting die richtigen Maßnahmen erschlossen, aber vor allem effektiv umgesetzt werden können.

Effizientes Business Value Management differenziert darüber hinaus zwischen:

• Funktionalen Reporting zum Erkenntnisgewinn auf Basis von Data Analytics
• Operativem Reporting zur Fortschritts- und Zustandsmessung für dedizierte Zielgruppen

Erreicht Business Value Management in der IT einen höheren Reifegrad, werden Kennzahlen auch als Service für das Business zentral als Kompetenzcenter oder Self-Service bereitgestellt.

In der Praxis entwickelt sich durch die Zentralisierung eine höhere Aussagekraft des Reportings, mehr Effizienz bei der Reporterstellung durch die Vermeidung von Doppelreports und schlussendlich eine erhöhte Steuerungsfähigkeit in der IT.

4. Way forward – Schrittweiser Weg zum Business Value Management

Die vielen einzelnen Variablen innerhalb der Organisation machen es unabdinglich, dass der Weg zum Business Value Management schrittweise erfolgt. Eine Roadmap bei der Einführung von Business Value Management Programmen umfasst in der Regel vier Stufen vom MVP bis zur unternehmensweiten Skalierung. Einen Startpunkt bildet oft das erwähnte Dashboard-Prototyping von relevanten Kennzahlen auf Basis bereits verfügbarer Daten. Eine sukzessive Pilotierung der ersten Dashboards sind wegbereitend für die Überführung der Daten in einen unternehmens-einheitlichen Data Integration Layer (auch bekannt als Data Lake). Während der Implementierung wird vor allem die Harmonisierung der KPIs zwischen Business & IT fokussiert, sodass klare Leitlinien für Entwicklung und Design des initialen Dashboards entstehen und neue Erkenntnisse direkt in den Aufbau eines Business Value Managements einfließen können.

Welche dieser Fähigkeiten besitzt Ihre IT bereits?

Vielen Dank an die Co-Autor*innen Mathis Kunz, Merrit Kühne und.