Ratgeber-Artikel 2: Per Du in der Verwaltung – Kommunikation im agilen Arbeitsumfeld

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Artikel 2 der Ratgeberreihe „Agilität für die Transformation der öffentlichen Verwaltung“

Per Du in der Verwaltung – Kommunikation im agilen Arbeitsumfeld

In einem agilen Arbeitsumfeld sollte die Kommunikation stehts ohne Umwege, kontextorientiert, zeitnah, persönlich, vertrauensvoll, transparent und mit geringen Hürden erfolgen. Dies stellte Antonia Borkenhagen, Mitarbeiterin von Capgemini, im Rahmen Ihrer Masterarbeit fest. Hierfür befragte Sie Projektleiter, die bereits agile Projekte innerhalb der öffentlichen Verwaltung leiteten, sowie Experten agiler Methoden, die ebenfalls einen Bezug zur Verwaltung aufwiesen.

Doch lassen sich die vordefinierten Kommunikationswege, die durch Geschäftsbereiche und feste Zuständigkeiten klar geregelt sind, überhaupt aufbrechen? Wie eine agile Kommunikationskultur in der öffentlichen Verwaltung umgesetzt werden kann und welche Herausforderungen dabei entstehen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Für viele Verwaltungsmitarbeiter/-innen wird Kommunikation oft als hierarchischer Austausch von Informationen empfunden. Je mehr Hierarchiestufen diese durchlaufen, bevor sie bei dem Entscheider ankommen, desto mehr weichen diese Informationen von der ursprünglichen Nachricht ab. Gründe dafür sind, dass Probleme innerhalb eines Sachverhalts oder Projekts bei der Kommunikation mit Vorgesetzten weichgespült werden oder relevante Informationen versehentlich unterschlagen werden, da nicht immer ersichtlich ist, welche Informationen die Entscheidungsträger benötigen. Diese Effekte verstärken sich, je mehr Personen die Informationen durchlaufen, bevor eine Entscheidung getroffen wird.

Austausch auf Augenhöhe

Ein agiles Arbeitsumfeld ermöglicht es, diese Hürden zu senken und die Informationsweitergabe effizienter zu gestalten. Typisch hierfür sind eine „Du-Kultur“ sowie das Fehlen von Hierarchien. Hier ist die Kommunikation persönlich, vertrauensvoll und durch kurze Wege sowie einen hohen Grad an Transparenz gekennzeichnet. Die Kommunikation erfolgt, anders als bei klassischen Kommunikationsstrukturen, nach dem Pull-Prinzip. Das bedeutet, dass Informationen nicht von Person zu Person weitergegeben werden, bis sie den Empfänger erreichen (Push-Prinzip). Sondern diejenigen, die Informationen benötigen, diese gezielt von der Informationsquelle ziehen (Pull-Prinzip).

Um dies zu ermöglichen, empfehlen die befragten Experten, sich an den Meetingstrukturen agiler Methoden, wie beispielsweise in Scrum, zu orientieren. Hier werden über tägliche Meetings, mehrwöchige Sprints und monatlichen oder vierteljährigen Reviews die Grundlagen geschaffen, um Informationssicherheit zu gewährleisten, sich gemeinsame Ziele zu setzen und eine stetige Verbesserung der Arbeitsergebnisse zu ermöglichen.

Die täglichen Meetings sorgen dafür, dass alle Teammitglieder über den aktuellen Arbeitsstand ihrer Kollegen/-innen informiert sind und wissen, wer bei Problemen der richtige Ansprechpartner/-in ist. In den Meetings wird auf bestehende Hierarchien verzichtet, da jedes Teammitglied verantwortlich für einen eigenen Aufgabenbereich ist und so alle als selbständige Teile eines großen Teams auftreten. In den Sprints einigt sich das Team gemeinsam auf realistische Ziele. Dabei spielt die Einschätzung eines jeden Teammitglieds eine gleichwertige Rolle. Verschiedene Projektleiter/-innen innerhalb von Capgemini berichten, dass „Planning Poker“ sowie „Fist of Five“ effektive Methoden sind, um Aufwände spielerisch zu schätzen. Grundlegend geht es jeweils darum, dass alle Teammitglieder den Aufwand der Arbeitspakete evaluieren und dann gemeinsam entscheiden, wie hoch der Aufwand zu bewerten ist. Der direkte Einbezug der Mitarbeiter/-innen führte hier zu einer erhöhten Motivation, die gesetzten Ziele zu erreichen. Eine anschließende Retrospektive dient der Selbstreflektion der vergangenen Wochen und bietet die Möglichkeit, die bestehenden Prozesse anzupassen und zu verbessern.

Geschützte Räume mit Transparenz nach außen

Natürlich ist es nicht notwendig, vorhandene Kommunikationswege gänzlich zu verwerfen. Vielmehr geht es darum, einen geschützten Raum zu schaffen, in dem eine hierarchiefreie, persönliche und situative Kommunikation ermöglicht wird.

Für einen umfassenden Kommunikations- und Informationsaustausch nach dem Pull-Prinzip zeigte sich in der Praxis eine Ergänzung der informellen Wege um gruppenübergreifende Teamrunden als empfehlenswert. Dadurch werden Informationen aus übergeordneten Bereichen weitergegeben und der Product Owner kann sich gezielt über den Stand des Projektes informieren. So ist er im Vorfeld nicht nur besser informiert, sondern kennt bei Bedarf auch die genauen Ansprechpersonen für spezifische Rückfragen.

Weiterhin zeigte es sich förderlich, wenn dem Team eine räumliche Nähe geboten wurde. So werden die Kommunikationswege noch einmal kürzer und persönlicher. Außerdem fördert die räumliche Nähe das Teamgefühl, was einen zusätzlichen Vorteil darstellt.

Der Product Owner benötigt stets einen guten Überblick über die aktiven Arbeitsprozesse und Aufgaben, sowie die Aufgabenverteilung, d. h.  wer setzt sich mit welchem Thema auseinander. Dies kann z. B. über ein geteiltes Kanbanboard geschehen.
Daraus ergibt sich ein großer Vorteil: Der Product Owner kann sich die benötigten Informationen von Ansprechpersonen oder dem Board selber ziehen (Pull-Prinzip) und ist somit nicht auf die Informationen über die vorhandene Kommunikationsstruktur angewiesen.

Individuelle Konzepte statt Blaupause

Eine allgemeingültige Lösung gibt es nicht. Welche Maßnahmen getroffen werden können und wie hoch deren Mehrwert ist, hängt von der vorhandenen Kommunikationsstruktur und den aktuellen Projekten ab. Gerne helfen wir bei der Erarbeitung eines individuellen Konzepts, dass sich an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anpasst, sodass bei Ihnen eine respektvolle sowie effiziente „Du-Kultur“ entstehen kann. Durch unsere langjährige Erfahrung im öffentlichen Sektor, sind wir mit den besonderen Bedingungen in Behörden und Verwaltungen bestens vertraut und lassen dieses Wissen auch in Ihre Lösung einfließen.

Dieser Artikel ist Teil unserer Ratgeber-Reihe zu Agilität für die Transformation der öffentlichen Verwaltung. Weitere Artikel der Serie sowie Informationen rund um das Thema Agilität in der öffentlichen Verwaltung finden Sie hier.

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