Neuartige Ansätze zur IT-Kostenoptimierung schaffen Freiräume für CIOs

Trotz des durch die Corona-Pandemie nochmals gestiegenen Drucks zum Ausbau der Digitalisierung (71%), sind die Erhöhung der Effizienz (40%) sowie Reduzierung der Kosten (35%) weiterhin Priorität 2 und 3 der Anforderungen für CIOs, wie die Capgemini IT-Trendstudie eindrucksvoll belegt.

Dadurch haben CIOs die zentrale Aufgabe die zukunfts- und krisensichere Aufstellung der IT mit signifikanten Kostensenkungen und Effizienzsteigerungen zu vereinbaren und diesen „Spagat“ erfolgreich zu meistern. Daher ist es entscheidend, dass die richtigen Themenfelder und Maßnahmen für Kostenoptimierung ausgewählt werden. Die Auswahl dieser Maßnahmen sollte sich an folgenden drei Prämissen orientieren:

1. Mit neuartigen Ansätzen zuvor unbekannte Potentialfelder erschließen und den Fehler vermeiden, dass immer wieder an derselben Stelle optimiert oder gespart wird.
2. Schnell wirkende Maßnahmen nutzen, um als CIO zu zeigen, dass messbare Erfolge in kürzerer Zeit möglich sind.
3. In einem gesamtheitlichen Ansatz mehrere Maßnahmen bündeln und die Quick-Wins mit langläufigen Kostenoptimierungsprogrammen verbinden.

Neue Potentialfelder anhand des Frameworks aufdecken

CIOs benötigen in der aktuellen Zeit neue Ansätze. Häufig wurden in den letzten Jahren schon diverse Kostensparprogramme durchlaufen und immer wieder gleichartige Problemfelder, wie z.B. die fünf teuersten Applikationen optimiert. Dabei sank das Optimierungspotential in bestimmten Bereichen kontinuierlich, während andere Felder nicht beachtet wurden. Um diesem Trend entgegenzuwirken, lassen sich die bisherigen Vorgehen, die häufig auf einer Kostenanalyse basieren, vollständig neu denken. Wir setzen seit Jahren sehr erfolgreich einen Top-Down-Ansatz ein, der auf einem Kostenhebel-Framework basiert. Es hat sich herausgestellt, dass sich die Menge der möglichen Hebel für eine IT-Organisation bei ca. 250 Ansatzpunkten einpendelt. Ein Abgleich von bereits im Unternehmen durchgeführten Maßnahmen und den möglichen Hebeln führt zu einer schnellen Einschätzung von konkreten Potentialfeldern, die bisher unberücksichtigt geblieben sind.

Eine initiale Analyse zur Identifikation dieser Potentiale kann beispielsweise mit Hilfe einer zweitägigen Workshopreihe mit vorgeschaltetem Survey erfolgen. Die Analyse sollte dabei einen hypothesengestützten Ansatz verfolgen, der es CIOs erlaubt, einen schnellen Einstieg in neue und teilweise noch unbekannte Stellen zur Kostenoptimierung zu finden. Die identifizierten Potentiale werden anschließend in individuelle unternehmensspezifische Maßnahmen umgewandelt.

Es ist notwendig einen Rahmen zu schaffen, der eine ganzheitliche Betrachtung der IT ermöglicht, aber darüber hinaus eine einfache Adaption zulässt, um auf Rahmenbedingungen und Vorgaben des jeweiligen Unternehmens einzugehen. Nach unserer Erfahrung können häufig bereits während der Erstanalyse bestimmte Themenbereiche ausgeklammert werden, damit sich auf leichter adressierbare Potentialfelder konzentriert werden kann. In anderen Bereichen wie z.B. Infrastruktur werden „Drill-Downs“ in Sub-Bereiche wie Server, Storage, Netze, Mainframe, Rechenzentrum etc. vorgenommen, sofern die Analyse signifikante kundenspezifische Handlungspotentiale aufzeigt.

Quick-Wins umsetzen und freie Mittel richtig einsetzen

Um vorhandene Potentiale zu nutzen, liegt der Fokus nicht ausschließlich auf umfangreichen langfristigen Maßnahmen, sondern viel mehr darauf, das richtige Portfolio von kurz-, mittel- und langfristigen Initiativen zu definieren. Kurzfristige Maßnahmen setzen für den CIO schnell finanzielle Mittel frei und erlauben die Neuausrichtung des IT-Budgets für digitale Innovationen und neue Technologien. Mittel- und langfristige Maßnahmen benötigen in der Regel deutlich mehr Vorlauf und auch eine höhere Investition. Diese Anlaufzeit wird durch die kurzfristigen Maßnahmen optimal genutzt.

Die Capgemini-Erfahrung bei vielfältigen Kunden zeigt, dass sich durch die initiale Fokussierung auf Quick-Wins überraschende Erfolge erzielen lassen. So konnten wir bei unseren Kunden durch Anwendung des Capgemini-IT-Kostenoptimierungs-Frameworks bis zu 10% nachhaltige Kostensenkung im IT-RUN-Budget im ersten Jahr erreichen – und das bei einem durchschnittlichen Verhältnis von Investition zu Einsparungen von 1:20.

Maßnahmen bündeln und „Stretch Targets“ erreichen

Capgemini setzt seit Jahren sehr erfolgreich ein IT-Kostenoptimierungsframework in Verbindung mit einem speziell entwickelten Tool-Set ein. Unsere Erfahrungen haben dabei gezeigt, dass der umfassende Ansatz und die Beleuchtung aller Potentialfelder durchschlagende Erfolge erzielen. Dafür müssen die Maßnahmen am Ende aber gezielt gebündelt werden und zu einem einheitlichen Ansatz für das Unternehmen zusammengestellt werden. Mit der Kombination von für den individuellen Kunden relevanten Potentialfeldern, neuartigen Ansatzpunkten zur Kostenoptimierung und unterschiedlichen Laufzeiten der Maßnahmen lassen sich unerreichbar geglaubte Optimierungsziele erreichen.

Vielen Dank an die Co-Autoren Friedrich Holotiuk und Philipp Meissner.