Die Beschaffung der Zukunft bei der Polizei

Polizeien in Deutschland geben bei zahlreichen nichtstaatlichen Anbietern von Produkten und Dienstleistungen große Summen für Unterstützungsleistungen, insbesondere im Bereich der IT, aus.

Während die Haushaltskassen knapper werden, müssen Einkaufsorganisationen exakt planen, wie viel sie ausgeben. Detaillierte Informationen im Einkauf fehlen aber häufig, um effektiv zu verhandeln, Bestell- und Abrechnungsfehler zu entdecken und außervertragliche Käufe zu minimieren. Berichte und Auswertungen werden dabei selten erstellt, da sie in der Regel mit vielen manuellen Analysen verbunden sind. Der vorliegende Artikel behandelt dabei die unabdingbare Notwendigkeit des digitalen Wandels der Beschaffung bei der Polizei und den damit verbundenen Einfluss auf die klassischen Beschaffungsbereiche.

Im Zeitalter der Digitalisierung steht die Beschaffung bei der Polizei vor großen Herausforderungen: Viele Teile der Beschaffungsprozesse verfügen über wenig IT-Unterstützung und werden größtenteils komplett papierbasiert und manuell abgewickelt. Insbesondere der manuelle Aufwand bei der Bearbeitung von Freitextbestellungen und der Freigabe von Bestellungen sind enorm. Mit Blick auf knappe Haushaltskassen steigen auch die Herausforderungen an die jeweiligen Beschaffer. Insbesondere die Beschaffung des Fuhrparks und der Führungs- und Einsatzmittel stellen hochkomplexe Abläufe dar, die zeitkritisch und mit weitreichender Expertise bewerkstelligt werden müssen. Zudem sind sie von einem hohen Einkaufs- und Lagerwert geprägt.

Die Vielzahl der vergaberechtlichen Vorgaben und der dazugehörigen, unterschiedlichen Richtlinien und Dokumente, die im öffentlichen Sektor berücksichtigt werden müssen, erschweren darüber hinaus den Beschaffungsprozess um ein Vielfaches. Vergabedokumente werden häufig individuell unterschiedlich genutzt und abgelegt. Lieferbestätigungen des Lieferanten sowie Fertigstellungsbenachrichtigung gehen über verschiedene Eingangskanäle ein. Umso wichtiger denn je scheint die digitale Vernetzung und übergreifende Steuerung der Einkaufsaktivitäten mit involvierten Anbietern und später Lieferanten. Im Zeitalter der immensen Datenvolumen und beschränkten Storage-Kapazitäten steigen die Anforderungen an eine entsprechende innerbetriebliche IT-Infrastruktur. Eine Lösung bietet dabei eine Private-Cloud-basierte Beschaffungslösung, die zugleich den hohen Sicherheitsanforderungen der Polizei gerecht wird.

Der Einkauf wird zu einem Effizienzhebel und damit zu einem wichtigen Stellhebel für die Polizei. Cloud-basierte Lösungen im Einkauf nehmen immer mehr einen wichtigen Stellenwert im privaten Sektor ein. Die Aspekte der Informationssicherheit wurden dabei vor allen Dingen im öffentlichen Sektor in der jüngeren Vergangenheit verstärkt thematisiert und in Frage gestellt. Sicherheitsprobleme werden aber auch im privaten Sektor effektiv bearbeitet und können mit ähnlichem Erfolg bei der Polizei behandelt werden. Microsoft hat bereits eine spezielle Cloud-Version seiner Office-Pakete für Behörden in USA angepasst. Die Europäische Kommission hatte daher 2012 verstärkt für die elektronische Beschaffung im öffentlichen Sektor geworben.

Was wir mit SaaS bewirken können

Die Implementierung einer SaaS-Lösung (Software as a Service) kann dazu beitragen, Lieferanten-, Ausschreibungs- und Vetragsmanagement über eine zentrale Anwendung zu steuern. Die Vergabe öffentlicher Aufträge ist durch das Vergaberecht fest definiert. Die in der UfaB (Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen) festgelegten Anforderungen für eine rechtskonforme und effiziente IT-Vergabe kann durch die Cloud-basierte Beschaffungslösung vollständig abgehandelt werden. Weiterhin können alle notwendigen Einkaufsfunktionen und -prozesse über eine Plattform gesteuert werden, sowohl für direkte und indirekte Materialien als auch für Dienstleistungen: Bestellungen werden automatisch elektronisch über Smart Forms in Echtzeit an den Lieferanten gesendet, da die Warengruppen über eine Online-Kataloganbindung verfügen. Der Lieferant, der an die Cloud-Lösung angebunden ist, kann elektronisch die Auftragsbestätigung zusenden. Der Lieferprozess kann dabei exakt nachverfolgt und überwacht werden. Die Rechnungseingangsverarbeitung wird ebenfalls vollständig automatisiert, da Rechnungen über die Plattform verarbeitet und anschließend elektronisch bezahlt werden. Weiterhin ermöglicht eine Cloud-basierte Lösung ein digitales Vertragsmanagement, um eine zentrale Datenbank für die digitale Verwaltung von aktuellen Rahmenverträgen aufzustellen. Damit wird der gesamte Procure-to-Pay Prozess weitestgehend vollständig digitalisiert und ohne menschlichen Anpassungsbedarf ausgeübt. Der Beschaffer hat die Möglichkeit in regelmäßigen Abständen gezielte Bedarfs-, Beschaffungs- und Lieferantenanalysen durchzuführen, auszuwerten und daraus folglich die nächsten Handlungsschritte für den strategischen Einkauf abzuleiten.

Einer der wichtigsten Gründe für eine Cloud-basierte Lösung ist die kosteneffiziente und flexible Alternative zu einer Inhouse-Lösung. Eine nutzenbasierte Abrechnung, gesparte Investitionskosten und der weltweite Zugriff sind dabei besonders hervorzuheben.

Eine derartige Beschaffungslösung hat den Vorteil, dass Polizeien auf Landes- und Bundesebene ihre Einkaufsbedarfe bündeln und Skaleneffekte nutzen können, damit die öffentlichen Gesamtausgaben weitestgehend minimiert werden. Die Bedarfe der verschiedenen Einkaufseinheiten können genutzt werden, um in die Verhandlungen mit den Lieferanten zu gehen und Mengenrabatte auszuhandeln. Dabei ist eine nicht nur polizei- sondern auch behördenübergreifende Zusammenarbeit möglich, um Logistikkosten möglichst zu verringern. Insofern sollte auch das Beschaffungsamt mit all seinen zuständigen Arbeitsbereichen in eine erfolgreiche Projektierung einbezogen werden.

Die Beschaffung der Polizei wird damit wertorientierter und kann sich dabei verstärkt auf Umsatz, Innovationskraft und Risikomanagement fokussieren. Durch die elektronische Beschaffung wird der Einkauf effizient und nachhaltiger organisiert. Einkäufer können mehr Zeit auf die Pflege des Lieferantenmanagements aufwenden statt auf die operativen Einkaufstätigkeiten zu fokussieren. Zudem werden die Anforderungen des Bundes an die eRechnung erfüllt.

Die Qualität der Daten wird erhöht, da sie nicht falsch abgeschrieben oder übernommen werden können. Unterschiedliche Datenstände aufgrund von mehreren (lokalen) Exceltabellen werden dauerhaft ausgeschalten. Die aufwändige und fehleranfällige Pflege von Bestandslisten und Aussonderungslisten auf lokalen Dateien wird damit obsolet.

Welche Hausaufgaben wir erledigen müssen

Der Aspekt der Datensicherheit spielt dabei eine nicht untergeordnete Rolle. Die Polizeien sind mit hoch sensiblen Daten umgeben, daher hat die Datensicherheit die oberste Priorität. Die elektronische Beschaffung bietet wenig Angriffsfläche für Kriminelle, da die Daten nicht papierbasiert vorliegen und nicht von Dritten abgegriffen werden können. Dennoch kann ein Angriff auf den Cloud-Anbieter die Sicherheit der Daten gefährden und hätte damit weitreichende Folgen für die öffentliche Sicherheit. Viele Cloud-Anbieter sind daher mit eigenen Sicherheitsexperten ausgestattet, die Abwehrmaßnahmen managen. Für die Polizeien müssen die Maßnahmen intensiv geprüft und gegebenenfalls den Sicherheitsanforderungen der öffentlichen Sektor entsprechend angepasst werden.

Die Beschaffungszeit verringert sich um ein Vielfaches, die auf die enorme Übertragungsgeschwindigkeit der Daten zurückzuführen ist. Ferner fällt der Datenaustausch über Postweg, Excel und Outlook gänzlich weg.

Durch eine angepasste Rechteverteilung können Rollen- und Zugriffsrechte individuell definiert werden. So müssen beispielsweise Nachweise für Führungs- und Einsatzmittel nicht mehr von spezifischen Organisationseinheiten an die Nachweisung übermittelt werden, da sie durch ein entsprechendes Rechtekonzeptes in der Cloud-Lösung hinterlegt werden können. Bestellungen können damit ohne entsprechende Rechte nicht getätigt werden, bevor sie nicht durch einen verantwortlichen Mitarbeiter elektronisch genehmigt sind. Im Folgenden werden die Vorteile und Herausforderungen einer Cloud-Implementierung visuell dargestellt.

Ein gut umgesetztes Change Management ist die halbe Miete

Die Veränderungen der Beschaffungsorganisationen fordert nicht nur eine Implementierung einer Beschaffungslösung, sondern vielmehr auch eine Veränderung der Beschaffer selbst. Dabei müssen diese frühzeitig in die Vorteile und Herausforderungen der Digitalierung geschult werden. Ein Change-Management Prozess sollte dabei über die ganze Organisation etabliert werden, um die Einkäufer schrittweise in die Digitalisierung einzuführen.

Eines der wichtigsten Kriterien für die Polizei bei der Auswahl eines Dienstanbieters ist die Datensicherheitsfunktion. Dabei haben sich viele Anbieter in den letzten Jahren auf dem Markt bewährt und erfüllen hohe Sicherheitsstandards für ihre Cloud-Lösungen. Für die Polizeien müssen diese im Einzelnen geprüft werden, damit die speziellen Anforderungen an den öffentlichen Sektor erfüllt werden. Dabei ist zu beachten, dass die Polizeien nicht die Eigentümer der Cloud-Lösungen sind, da die Daten von einem Dienstanbieter betrieben werden und damit eine gewisse Abhängigkeit zum Dienstleister besteht. Daher ist die klare vertragliche Regelung der Datenübernahme bei Projektstart sowie Datenrückgabe bei Vertragsende elementarer Bestandteil einer Partnerschaft mit den Dienstanbietern, die es zu berücksichtigen gilt.

Die Auswahl einer geeigneten Beschaffungslösung ist entscheidend, um ihre Potentiale vollumfänglich zu nutzen. Damit bietet eine Cloud-basierte Beschaffungslösung für die Polizeien einen enormen Nutzen in den Beschaffungsaktivitäten. Bei der Implementierung einer solchen Lösungen ist es wichtig, die Prozesse auf die Art des Einkaufs und die Warengruppenstrategien abzustimmen.

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