Capability Management in der Praxis: Capability-driven Softwareauswahl

In unserem Blog zum Digitialisierungsbooster Capability Management erläutern wir, wie

• wir über die Fokusinterviews mit Key-Stakeholdern eine Analysebasis für die künftige Ausrichtung schaffen
• Anforderungen an die Technologie und Lösung beschrieben werden und
• die Roadmap und Umsetzung des Vorhabens skizziert wird

Die Auswahl der richtigen Technologien stellt Unternehmen häufig vor Herausforderungen, welche sich mit einem gut strukturierten Capability Management effizient, zielgerichtet und nachhaltig bewältigen lassen. Je nach Ausgangslage wenden wir einen stringenten Top Down-Ansatz an (wie in unserem zweiten Blogpost beschrieben) und adressieren in drei Phasen die wichtigsten Fragestellungen:

• Die Frage nach dem „warum“ – Wie sieht die unternehmerische Vision aus und welche Herausforderungen gibt es in der aktuellen IT-Unterstützung des Business?
• Die Frage nach dem „was“ – Welche Fähigkeiten und IT-Unterstützung braucht es, um diese Vision und die Unternehmensziele in die Wirklichkeit umzusetzen?
• Die Frage nach dem „wie“ – Wie kann die gewählte Lösung ganz konkret im Unternehmen ausgerollt und eingesetzt werden?

Phase 1 – Warum – Stakeholder Interviews als Analysebasis

Typischerweise beginnt die Arbeit mit einer Reihe von Top-Management-Fokusinterviews, in denen die Ambition und die strategischen Leitplanken für das Vorhaben abgesteckt werden. In der Analyse gilt es herauszufinden, welche Probleme und Herausforderungen existieren und wie es um die aktuelle IT-Unterstützung des Business steht. Das künftige Zielbild und Soll-Werteversprechen des Unternehmens sind der „Nordstern“, der die Richtung für die Technologieauswahl vorgibt. Entsprechend der Ambition werden die Capability Map validiert und White Spots aufgezeigt. In dieser Phase helfen Inputs aus den Fachbereichen, wie wir sie bereits im Top Down und Bottom Up-Ansatz im zweiten Teil der Blogreihe unter dem Titel „Für die Beschreibung des Geschäftsmodells führen alle Wege zur Capability Map“ beschrieben haben.

Phase 2 – Was – Die Beschreibung der Anforderungen

In der zweiten Phase geht es darum zu klären, wie eine Technologie/Software beschaffen sein muss, um den künftigen Anforderungen des Unternehmens zu genügen. In einer Capability-geleiteten Softwareauswahl werden Anforderungen in der Regel in Form von Designprinzipien beschrieben. Dahinter verbergen sich die absolut erfolgskritischen und USP-relevanten Anforderungen des Unternehmens. Gemeinsam mit der IT und den Fachbereichen werden die Designprinzipien erarbeitet. Davon ausgehend wird eine Referenzarchitektur entworfen, um das Zusammenspiel zwischen der bestehenden und künftigen IT-Landschaft zu bewerten. Auf diese Art und Weise können Abhängigkeiten zu anderen Technologieentscheidungen sichtbar gemacht und gesamtheitlich für das Unternehmen gemanagt werden.

Phase 3 – Wie – Der Weg zur neuen Technologie

In der dritten Phase unseres Vorgehens werden alle Erkenntnisse der vorangegangenen Fragestellungen konsolidiert und in einen Ausschreibungsprozess gegossen. Es werden zunächst grundsätzliche Handlungsoptionen in Bezug auf die Technologie (erste Entscheidungsebene) und Implementierungspartner (zweite Entscheidungsebene) identifiziert. In einem Request-for-Proposal (RfP)-Dokument werden dann funktionale und nicht-funktionale Anforderungen beschrieben. Geeignete Implementierungspartner werden gebeten entsprechende Vorschläge zu der Bebauung und dem Implementierungsansatz abzugeben.

Parallel zum Ausschreibungsprozess wird gemeinsam ein ganzheitlicher Kriterienkatalog für die Bewertung der eingehenden Angebote erarbeitet. Die frühzeitige Festlegung soll sicherstellen, dass zum einen die entsprechenden Inputs von den Implementierungspartnern angefragt werden und zum anderen eine objektive Bewertung erfolgt und keine Verschiebung der Ziellinie gemäß des Projektverlaufes stattfindet. Für viele Unternehmen geht es darum, langfristig einen verlässlichen Technologiepartner zu finden, der die Digitalisierung unterstützt und weiterentwickeln kann. Es ist daher entscheidend auch die Dimension „Partnerfähigkeit“ mit in die Entscheidung einfließen zu lassen.

Um die bestmögliche Entscheidung zu treffen, werden die potenziellen Implementierungspartner engmaschig durch den Prozess begleitet. In mehreren Q&A Sessions können Fragen und Details geklärt werden. Nach Abschluss der Angebotspräsentationen werden die Ergebnisse konsolidiert und gegen den Kriterienkatalog bewertet.

Die Capability Map, die Designprinzipien und die erarbeitete Referenzarchitektur dienen bei der Bewertung als Orientierung, inwiefern die abgegebenen Angebote die Anforderungen erfüllt.

Durch die klare Visualisierung und das einheitliche Verständnis über die benötigten Fähigkeiten und Anforderungen, können schnell sichtbare Ergebnisse erzielt werden. Die Capability Map unterstützt eine zügige Analyse, welche die strategische Stoßrichtung sowie die Handlungsfelder offenlegt. Über die stringente Orientierung an der Capability Map und den strategischen Leitplanken kann der Fokus über den gesamten Prozess gehalten werden, ohne sich in Details zu verlieren. Diese Tatsachen machen die Capability-getriebene Softwareauswahl zu einem effizienten Mittel in Technologieauswahlprojekten und sichern in hohem Maße die Entscheidungsfähigkeit des Top-Managements.

Vielen Dank an die Co-Autor*innen Eva Schmitt, Reinke Horn und Christoph Maximilian Stockmann.