Das Büro: Vom Contor zum Coworking Space

Noch nie war die Vorstellung von Büros und Arbeitsplätzen so im Wandel wie aktuell. Von einem Ort, der der Verrichtung des Berufs lediglich einen physischen Rahmen geben sollte zu einer Begegnungsstätte für Kollaboration unter Kollegen und Partnern.

Die ersten zweckmäßigen Bürogebäude wurden im 18. Jahrhundert gebaut, damals vor allem für Beamte und Kaufleute. Heute arbeiten 71 % aller Beschäftigten zumindest zeitweise an einem Büroarbeitsplatz.^[1]

In den letzten 300 Jahren hat sich der Arbeitsplatz massiv gewandelt – vom Contor zum Coworking Space. Neben sozialen und wirtschaftlichen Veränderungen spielt hier natürlich auch der technologische Fortschritt eine sehr große Rolle. Wo früher Ordner, Enzyklopädien und Rohrpostsysteme waren, reicht heute ein Smartphone oder Laptop.  Auch das Arbeitsplatzdesign musste sich diesem Wandel immer wieder neu anpassen und spiegelte immer auch arbeitsstrategische Überlegungen wider. Bürokabinen bzw. Cubicles wurden durch Großraumbüros ersetzt und Mitarbeitern so mehr Flexibilität und Visibilität eingeräumt. Die Arbeit in Coworking Spaces soll zu größerer Kollaboration und Innovation führen. Hier findet man nicht mehr nur kleine Firmen und Start-Ups sondern auch ganze Innovationsabteilungen einiger Konzerne.

Seit Jahren geht der Trend weg vom traditionellen Büro im Gebäude des Arbeitgebers hin zu mehr Homeoffice. Die aktuelle COVID-19 Pandemie hat diese Entwicklung nochmal drastisch beschleunigt. Mittlerweile kann sich eine Mehrheit der deutschen Unternehmen eine dauerhafte Ausweitung des Homeoffices vorstellen.^[2]

Dass sich nicht nur Arbeitnehmer sondern auch Arbeitgeber diese Neuausrichtung der Arbeitsplatzstrategie vorstellen können, liegt auch an den strategischen und wirtschaftlichen Vorteilen, die sich so realisieren lassen, u.a.:

1. Das Büro als Begegnungsstätte für Kollaboration: Ford, der weltweit drittgrößte Autobauer nach Marktanteil (2019) nutzt die Pandemie-geschuldete Leere im Hauptquartier in Dearborn, Michigan, um die dortigen Bürogebäude und Arbeitsplätze für eine neue Ära umzugestalten, in der die Mitarbeiter nicht mehr jeden Tag ins Büro kommen. Dieser Schritt ist Teil einer neuen Büro- und Arbeitsplatzstrategie und soll gemeinsame Arbeitsräume und mehr Freiheit bei der Wahl des Arbeitsplatzes schaffen, um so Kollaboration und Entscheidungsfindung fördern.^[3]
2. Eine moderne Arbeitsumgebung zur Senkung der Fixkosten: Allianz SE, möchte die Erfahrungen aus der Corona-Zeit nutzen und mehr Mitarbeitern das Homeoffice ermöglichen – und damit Kosten sparen. Nicht nur geht man beim größten deutschen Versicherer davon aus, dass man durch eine digitale Workplace-Strategie die Reisekosten langfristig um die Hälfte senken wird, sondern auch, dass die Bürofläche langfristig um ca. 30% reduziert werden kann.^[4]
3. Homeoffice als Employer Branding Maßnahme: Auch der deutsche Industriegigant Siemens sieht in einer neuen flexiblen und hybriden Arbeitsplatz-Strategie eine Möglichkeit, seine Arbeitgeber-Attraktivität im Kampf um Talente zu erhöhen. Im Zuge des „New Normal Working Model“ sollen Mitarbeiter an zwei bis drei Tagen die Woche mobil arbeiten können. Wenn zukünftig weniger Mitarbeiter im Büro sind, muss dementsprechend auch das Büro umgestaltet werden.^[5]

Eine neue Arbeitsplatz-Strategie muss ganzheitlich durchdacht werden und beinhaltet neben digitalen Instrumenten und neuen Arbeitsweisen auch moderne Arbeitsumgebungen und Büros. Gerade im Bereich moderne Arbeitsumgebungen kann man durch eine qualifizierte Analyse oft massives Optimierungs- und Einsparungspotenzial verwirklichen. Capgemini Invent hat ein dediziertes Offering entwickelt, das den Arbeitsplatz holistisch untersucht und einen besonderen Fokus auf moderne Arbeitsumgebungen legt.

So können schnell detaillierte Maßnehmen abgeleitet werden, um Ihren Arbeitsplatz nachhaltig und kosteneffizient umzugestalten, sowie die Produktivität und Kollaboration der Mitarbeiter zu maximieren. Der erprobte Maßnahmenkatalog umfasst u.a. folgende Punkte:

Homeoffice- und Modular Office Strategie

Mit dem Arbeitsort und der Arbeitsweise der Mitarbeiter müssen sich auch die Arbeitsumgebungen und Richtlinien verändern. Zunächst liegt es an Unternehmen zu definieren, in welcher Ausprägung Mitarbeiter und Teams von zu Hause aus arbeiten können und welche strategischen und technischen Schritte eingeleitet werden müssen, um das Homeoffice sicher und bedarfsgerecht zu ermöglichen. Dazu zählen auch Anpassungen der Hardware, Software oder interner Services.

Daraufhin verändert sich auch die Bedeutung des Büros, das in der Zukunft vor allem für konzeptionelle und kollaborative Aufgaben aufgesucht werden wird. Die Ausstattung und das Design des Büros sind oft unterschätzte Hebel, die modulare und hybride Meetings ermöglichen müssen. Durch eine flexible Bürogestaltung können so die Größe, Einrichtung und Anzahl der Arbeits- und Kollaborationsflächen schnell angepasst werden.

Reduzierung der Bürofläche

Die Quantifizierung der langfristigen Einsparungsmöglichkeiten neuer Arbeitsplatzdesigns stellt eine unverzichtbare Entscheidungsgrundlage dar. Die großen Treiber sind hier neben Flächen- und Mietkosten auch Betriebskosten wie bspw. Energie, Instandhaltung, aber auch Sicherheit und Reinigung. Mit einem standardisierten Vorgehen und bewährten ROI-, NPV- und TCO-Berechnungen lassen sich die Kostenvorteile neuer Arbeitsmodelle schnell und einfach aufzeigen, sodass objektive Entscheidungen ermöglicht werden. Neben Einsparungen durch die Reduzierung von Büroflächen lassen sich ebenfalls Einsparungen durch bspw. die Reduzierung von Geschäftsreisen quantifizieren.

Kollaborationserfahrung und Innovation

Um die Mitarbeiter endgültig von einer neuen Arbeitsstrategie zu überzeugen, muss sich natürlich auch ihr Arbeitsalltag merkbar verbessern. Zum einen sollte dem gestiegenen Kollaborationsbedarf ein physisches Forum gegeben werden und zum anderen können gezielte Innovationen den Alltag der Mitarbeiter deutlich bereichern. Meetingräume, Kollaborationsforen und offene Treffpunkte müssen durch ihre technische Ausstattung und die nahtlose Integration mit anderen Standorten den Anspruch an mehr Kommunikation und Kundenzentriertheit manifestieren. Durch den Einsatz von Sensoren an Schreibtischen und Meetingräumen lässt sich die Raumbelegung in Echtzeit darstellen, sodass Mitarbeiter transparent und frühzeitig Arbeitsplätze nutzen und reservieren können.

Sie möchten nicht länger warten und Ihre Arbeitsplatzgestaltung für die Zukunft aufzustellen? Dann freuen wir uns über einen Austausch! Capgemini Invent unterstützt Unternehmen bei der Transformation zu einem flexiblen, kollaborativen, und kosten-effizienten Arbeitsplatz!

Vielen Dank an die Co-Autoren Gianmarco Steinhauer und Thierry Schluep für die Unterstützung bei der Erstellung dieses Beitrags.

[1] Industrieverband Büro und Arbeitswelt, 2020, https://iba.online/site/assets/files/5013/iba_studie_2020_final.pdf

[2] ifo Institut, 2020, https://www.ifo.de/node/56686

[3] Wall Street Journal, 2020, https://www.wsj.com/articles/ford-gears-up-for-the-post-pandemic-office-11598445075

[4] Manager Magazin, 2020, https://www.manager-magazin.de/unternehmen/allianz-chef-oliver-baete-will-laenger-im-homeoffice-bleiben-a-d5f8e61e-f8c4-4099-935f-4ee71759cf47

[5] Handelsblatt, 2020, https://www.handelsblatt.com/unternehmen/industrie/industrie-siemens-macht-homeoffice-fuer-140-000-mitarbeiter-moeglich/26009230.html?ticket=ST-192170-BVEfuYlCHhfvEueGyEWb-ap1