Kollaboration mit Google Workspace

Laut Google ist die Workspace-Umgebung nicht weniger als „alles was Sie brauchen, um etwas zu erreichen“ und zudem „die beste Art, um zu kreieren, zu kommunizieren und zu kollaborieren“.[1]

Kein kleines Versprechen und daher Grund genug, zu untersuchen, was sich eigentlich hinter der früheren G Suite verbirgt, was die Besonderheiten sind und warum es sich lohnen könnte auch im eigenen Unternehmen auf Google zu setzen.

Die beiden wesentlichen Alleinstellungsmerkmale von Google Workspace sind

• Vollständig cloudbasierte Anwendungen
• Von Grund auf angepasst an die Anforderungen des modernen Unternehmens

Die Kombination beider Merkmale bringt eine Reihe von Vorteilen sowohl für die Mitarbeiter als auch das gesamte Unternehmen mit sich, die im Folgenden beschrieben werden.

„Cloud Native“

Google Workspace Anwendungen sind in der Cloud zu Hause. Während die Konkurrenz aus dem Hause Microsoft traditionell auf lokal installierte Desktop-Anwendungen setzt, ist bei Google der Browser die einzige Voraussetzung, um vollständig produktiv zu sein. Das hat zur Folge, dass Daten jederzeit und automatisch in der Cloud gesichert sind. Die Arbeit mit Cloudspeichern wie Google Drive führt dazu, dass Mitarbeiter ihre Dokumente direkt in der Cloud erstellen. Dokumente müssen also nicht mehr manuell vom Desktop hochgeladen oder kopiert werden. Die Cloud wird zum neuen Standard.

Auch wenn sich dies zunächst nicht nach einem großen Durchbruch anhören mag, bedeutet diese Umstellung einen Paradigmenwechsel. Da es keinen Mehraufwand mehr bedeutet, Dokumente für das Team zugänglich zu machen und Dateien von vornherein für alle relevanten Personen zugänglich sind, erfährt der Informationsaustausch im Unternehmen einen enormen Schub. Dieses Aufbrechen von Informationssilos ist in der heutigen Zeit wertvoller denn je. Die Gründe hierfür können einen eigenen Blog-Artikel füllen, hervorzuheben sind aber insbesondere

• eine Steigerung der Produktivität, da Mitarbeiter relevante Informationen schneller finden können und neue Team- oder Projektmitglieder schneller arbeitsfähig sind
• Informationssilos werden häufig als Treiber von Misstrauen, Politik und internem Wettbewerb genannt
• Schlussendlich können nur dann sachkundige, datengestützte Entscheidungen getroffen werden, wenn entsprechende Informationen innerhalb des Unternehmens frei geteilt werden

Ein einfaches Beispiel hierfür ist die Gründung einer Task Force zur schnellen Einführung eines neuen Produktes: Die Teammitglieder benötigen Information aus verschiedensten Bereichen wie Marketing, Entwicklung, Controlling und Fertigung. Durch die einfachen Freigabemöglichkeiten von Google’s „Shared Drives“ (Eigenname für Team-Ablagen) können diese Informationen durch wenige Klicks für die Task Force Mitglieder einsehbar gemacht werden.

Angepasst an heutige Anforderungen – von Grund auf

Dass die Software von Google im Vergleich zur Konkurrenz noch relativ jung ist (seit 2006 am Markt) bringt einige Nachteile mit sich. So ist etwa die Marktdurchdringung geringer und der Funktionsumfang konnte bislang punktuell noch nicht mit Microsoft Office gleichziehen. Demgegenüber steht eine Reihe von Vorteilen, die Google Workspace mit sich bringt.

Produktivität

Da wäre zum einen die Nutzung von Bausteinen. Soll eine Folie oder eine Graphik in verschiedenen Dokumenten genutzt werden, können diese an zentraler Stelle erstellt, gepflegt und angepasst werden, sodass alle anderen Instanzen nur noch über einen Klick aktualisiert werden müssen, was eine enorme Produktivitätssteigerung darstellt.

Kosten

Auch der Kostenfaktor spielt eine große Rolle. Der Einsatz von Google Workspace bedeutet neben geringeren Lizenzkosten in der Regel auch weitere Einsparungen in der IT. So führt die vollkommene Geräte- und Plattformunabhängigkeit dazu, dass BYOD-Regelungen leichter umsetzbar sind, kaum Einschränkungen bei der Wahl der Hardware bestehen und Aufwände für Roll-outs und Wartungen drastisch reduziert werden. So gehören Installationen oder Updates bei Google der Vergangenheit an.

Kollaboration und Teamarbeit

Die Kosten sind aber bei weitem nicht das stärkste Argument für Google Workspace. Nach dem jüngsten Update von Google ist es nun möglich, sämtliche kollaborative Funktionen direkt in Gmail auszuführen. So können Chats, Videoanrufe, Echtzeit-Kollaboration an Dokumenten und Projekt-Management-Aufgaben bearbeitet werden, ohne dabei zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.

Dies verdeutlicht den Fokus, den Google mit seiner Workspace Umgebung setzt:

• Mit einer aufgeräumten, übersichtlichen Oberfläche schnell Ergebnisse erzielen
• Aufgaben gemeinsam mit dem Team bearbeiten und vorantreiben

Insgesamt liegt Google Workspace in Bezug auf Kollaboration und Teamarbeit derzeit vor der Konkurrenz.

Skalierbarkeit und IT-Sicherheit

Von den Vorteilen der Google Workspace profitieren übrigens Startups ebenso wie Fortune 500 Unternehmen. Junge, agile Unternehmen schätzen vor allem die Geräte- und Plattformunabhängigkeit und den geringen administrativen Aufwand. Große, bzw. multinationale Unternehmen schätzen die ausgeprägten Möglichkeiten im Bereich IT-Sicherheit, die sehr gute Skalierbarkeit und die Auslegung auf die Arbeit in Teams. Da die Kompatibilität zu den Microsoft Office Pendants in beide Richtungen gegeben ist, gibt es heute keine Gründe mehr, Google Workspace Lösung nicht für die moderne Digital Workplace Umgebung in Betracht zu ziehen.

Der digitale Arbeitsplatz verdient eine moderne Strategie

Capgemini Invent unterstützt Kunden bei allen Fragen zum digitalen Arbeitsplatz und bietet Strategie, Vision sowie Umsetzung aus einer Hand. Mit einem spezialisierten Team begleiten wir unsere Kunden bei komplexen Transformationsprogrammen. Unsere Digital Workplace Accelerators beinhalten z.B.:

• Standardisierte Reifegradbewertung Ihres digitalen Arbeitsplatzes, um Optimierungspotenziale effizient zu identifizieren
• Erhebung der technischen Arbeitsplatzanforderungen durch Umfragen, Workshops und/oder individuellen Interviews
• Fit-Analyse von Kollaborationsplattformen wie Google Workspace und M365 auf Grundlage der individuellen Arbeitsplatzstrategie
• TCO-, NPV- und ROI-Berechnungen von Arbeitsplatzinvestitionen in Hard- und Software, Schulungen und Datenmigration
• Identifizierung von Anwendungsfällen und Lösungen zur Verbesserung Employee Experience
• Entwurf eines Cloud- (oder Hybrid-) Betriebsmodells sowie Planung und Durchführung der Nutzer- und Datenmigration
• Change- und Kommunikationsmaßnahmen zur Vorbereitung der Mitarbeiter auf agile und nachhaltige Veränderungen der Arbeitsweise im Unternehmen
• Schulungen zur Nutzung der neuen Lösungen, Anwendungen oder Systeme, um die Benutzerakzeptanz zu fördern
• Definition der Arbeitsplatzgovernance-Verantwortlichkeiten, Prozesse und Richtlinien zur Erleichterung des Austauschs und der Abstimmung
• Entwurf der Arbeitsplatzarchitektur und des Betriebsmodells (Target Operating Model) unter Berücksichtigung der strategischen Unternehmensziele

[1] https://cloud.google.com/blog/products/workspace/introducing-google-workspace

[2] https://support.google.com/a/users/answer/9299714?hl=en

[3] https://cloud.google.com/blog/products/g-suite/introducing-your-new-home-for-work-in-gsuite

Vielen Dank an den Co-Autoren Billie Jeurink.