Takeda estandariza los procesos comerciales globales para impulsar el crecimiento

Takeda es una compañía biofarmacéutica global centrada en el paciente, basada en valores e impulsada por la I+D. Su propósito es «Mejor salud para las personas, un futuro más prometedor para el mundo». Se centra en tratamientos altamente innovadores y se dedica a los pacientes, situándolos en el centro de todos sus esfuerzos.

Fundada en 1781, Takeda es una empresa japonesa con presencia global en más de 80 países. Recientemente, dos importantes adquisiciones cambiaron la composición de la empresa, lo que resultó en un importante crecimiento global, una red más amplia de ubicaciones y un impacto considerable en su prestación de servicios de salud internacionales. Sin embargo, esto también implicó que las distintas operaciones de Takeda tuvieran procesos y sistemas de trabajo dispares, lo que impidió que la empresa operara como una organización global.

Conectando una organización global

La empresa operaba en silos, una situación poco ideal. En 2014, Christophe Weber se incorporó a Takeda como presidente y director ejecutivo con el objetivo de conectar la empresa. La creación de una organización global la consolidaría en una unidad cohesionada. Puso en marcha diversas iniciativas, incluyendo un programa de reingeniería de procesos de negocio, para crear procesos de negocio armonizados y simplificar el entorno de TI relacionado.

Al iniciar el proyecto, Takeda contaba con diversas plataformas tecnológicas que integrar, incluyendo más de 72 sistemas SAP diferentes. Esto afectó a todas las áreas de la empresa, incluida la consolidación financiera. Se decidió modernizar el sistema mediante el diseño de una nueva plantilla que diera soporte a los procesos empresariales globales, con una interrupción mínima de las operaciones.

Rebecca Kaufmann es directora de gestión de productos ERP en Takeda y es responsable de garantizar que la empresa cuente con sistemas ERP integrados de primera clase que respalden a todos los empleados y socios.

“La primera fase consistió en una importante evaluación de viabilidad para ver si podíamos lograrlo”, explica Kaufmann. “Reunimos a representantes de aproximadamente 15 países para evaluar a fondo qué se considera el mejor en su clase y qué es lo mejor de Takeda”.

La segunda fase abordó el modelo de proceso global, basado principalmente en el diseño, para determinar dónde debían iniciarse los procesos integrales, cómo funcionaban las operaciones, qué debía globalizarse y armonizarse, y qué aspectos debían mantenerse a nivel local. La tercera fase consistió en dos implementaciones piloto: primero en Austria y luego en Irlanda. Los 54 países restantes adoptaron la plantilla global armonizada en 2018 y 2019.

Elegir un socio para apoyar la globalización

Takeda optó por trabajar con Capgemini en el proyecto tras un exhaustivo proceso de solicitud de propuestas. La empresa quedó impresionada por el trato personalizado, la propuesta profesional y el compromiso genuino con el logro de los objetivos del proyecto. El alcance incluyó la oficina de gestión de proyectos y los aspectos técnicos, con el apoyo de los recursos globales de Capgemini.

“Evolucionamos a medida que avanzábamos en el programa e identificamos dónde era necesario mejorar la plantilla”, afirma Kaufmann. “En abril de 2018, iniciamos la producción en varios países, incluyendo una planta de fabricación en Alemania. Tuvimos algunas dificultades con la implementación en la planta, por lo que decidimos hacer una pausa y reflexionar durante tres meses. Durante este tiempo, revisamos nuestra metodología de implementación, enfoque, pruebas y criterios de preparación antes de continuar con otros países”.

La pausa dio sus frutos ya que el trabajo en otras instalaciones de fabricación avanzó hacia otras 45 implementaciones exitosas.

“En cada implementación, realizamos una evaluación completa de las lecciones aprendidas y nos aseguramos de incorporarlas a la metodología desde el alcance de la plantilla”, afirma Kaufmann. “La plantilla ha crecido mucho más allá de donde empezamos, y se han identificado más beneficios a medida que recibimos retroalimentación. Una vez identificados los beneficios, las capacidades han crecido aún más”.

Takeda también decidió contratar a Capgemini para los servicios de gestión de aplicaciones (AMS) que respaldan el sistema global. Anteriormente, la empresa trabajaba con más de 40 empresas diferentes, además de contratistas y recursos internos para el soporte de las aplicaciones. Trasladar el soporte de AMS a Capgemini permitió que un solo equipo pudiera centrarse en el proyecto.

Acelerando la mentalidad de transformación

Takeda también aprovechó una sesión de Entorno de Soluciones Aceleradas (ASE) con su equipo en Japón. El proceso de implementación implicó un cambio cultural considerable en el entorno laboral, y naturalmente hubo escepticismo y resistencia al cambio. La sesión de ASE reunió al equipo durante varios días y se centró en que todos comprendieran el impacto positivo del proceso en el negocio.

“El objetivo de la sesión de ASE era realmente que todos estuvieran en sintonía y desarrollar una declaración de misión clara”, explica Kaufmann. “Después de la sesión, todos se comprometieron con el mismo objetivo y el nivel de compromiso de los equipos impactados cambió drásticamente”.

Procesos de negocio para el crecimiento

Los beneficios impactan tanto las finanzas como las operaciones, que se ejecutan en una suite integrada de SAP. Takeda ahora cuenta con finanzas integradas y consolidadas de todas sus ubicaciones a nivel mundial. El departamento de operaciones cuenta con mejores capacidades de planificación interempresarial y de gestión de la cadena de suministro. El establecimiento de un sistema de registro y una estructura central comunes para la empresa también ha permitido una aceleración significativa de la implementación de RPA (Automatización Robótica de Procesos) en toda la empresa.

“Anteriormente, con todo operando en sistemas diferentes, si Irlanda recibía materia prima de Japón, tenía que enviar un mensaje EDI externo al ciberespacio antes de que Japón la recibiera”, afirma Kaufmann. “Ahora, toda esa información de planificación se encuentra en un solo sistema, por lo que Irlanda puede proporcionar requisitos de planificación inmediatos y en tiempo real a Japón y consultar la disponibilidad de existencias”.

El enfoque consistente y la cadencia impulsados ​​por Capgemini han dado como resultado un sistema globalizado que respalda los planes de crecimiento de Takeda.

“Tuvimos éxito porque desarrollamos un alcance claro y logramos que nuestros grupos de interés participaran activamente en el proceso”, afirma. “Dedicamos nueve meses a la preparación y planificación, un tiempo bien invertido para garantizar el éxito de la ejecución”.

“Capgemini fue el socio ideal para nuestro proyecto de globalización; no habría sido posible sin ellos. Es importante asegurarse de seleccionar el socio de implementación adecuado y de que cuente con los recursos necesarios en el lugar adecuado para la entrega.”

Rebecca Kaufmann
Head of ERP Product Management
Takeda