Twinings Ovaltine simplifica sus procesos de negocio y acelera su crecimiento con SAP S/4HANA

Pocas empresas existentes hoy en día pueden presumir de la longevidad de Twinings, fundada como un salón de té inglés en 1706 y que ostenta el logotipo de empresa de uso continuo más prolongado de la historia. Durante tanto tiempo, el negocio ha experimentado una transformación sustancial. Por ejemplo, en 2002, la empresa adquirió Wander AG, con sede en Suiza, que produce y distribuye Ovomaltine, también conocido como Ovaltine fuera del mercado suizo, desde 1904. Esta combinación de historia y longevidad alimentó el espíritu emprendedor de la empresa, que ha impulsado su adaptación a los cambios del mercado actual y a los intereses de los clientes.

Esta actitud impulsó a la empresa a expandirse más allá de su negocio tradicional de bebidas calientes y a expandirse a diversos mercados internacionales, como Europa, Tailandia, China y Norteamérica. Como suele ocurrir, este crecimiento generó una mayor complejidad operativa. Con cada nuevo mercado, Twinings Ovaltine (TwO) necesitaba adaptar sus procesos y sistemas a la creciente diversidad de gustos, condiciones y prácticas locales. El resultado fue una empresa descentralizada con amplias oportunidades para simplificar sus operaciones diversificadas y así facilitar el crecimiento y la expansión a nuevos mercados.

Deseoso de aprovechar esas oportunidades para simplificar los procesos, TwO se propuso implementar una solución común e integrada, basada en un sistema SAP S/4HANA desde cero, que unificaría sus procesos internos (incluidos el pedido al cobro, la fabricación, la planificación de extremo a extremo, las compras y las finanzas) y reduciría sustancialmente la complejidad.

Dos reconocieron que Capgemini poseía la combinación necesaria de un profundo conocimiento del negocio, un modelo de referencia completo de productos de consumo basado en las prácticas líderes de SAP y las últimas tecnologías, y una sólida presencia internacional. Como resultado, las organizaciones forjaron una alianza para combinar sus fortalezas y abordar el proyecto.

Equilibrar las necesidades empresariales globales y locales

Al iniciarse la colaboración, los socios priorizaron la comunicación abierta entre el equipo del proyecto, las partes interesadas globales y los gerentes locales. Esto garantizó que la nueva solución integrada no solo reuniera a los numerosos equipos locales que mantenían sus propias estructuras, sistemas y procesos, sino que también incorporara la retroalimentación de líderes clave activos sobre el terreno.

Se inició una intensa fase de Definición Global de Plantillas (GTD) con una excelente combinación de responsables de procesos de negocio y expertos en la materia de TwO, junto con los expertos en transformación de SAP de Capgemini. Para demostrar la funcionalidad de las soluciones SAP, Capgemini utilizó su modelo de referencia global, que la empresa revisó posteriormente para determinar cómo podía adaptarse a las necesidades específicas de la empresa. Al final de esta intensa fase, se firmó un diseño global que permitió el desarrollo de los impactos del cambio, un plan de entrega y acciones para la implementación piloto en Suiza.

Tras una revisión exhaustiva de los sistemas, métodos de trabajo y objetivos existentes de TwO, Capgemini implementó la solución global en cuatro fases, cada una dirigida a una región geográfica diferente.

La solución global y altamente integrada proporciona una plataforma unificada para Ambio, utilizando las últimas tecnologías de SAP:

• Procesos operativos diarios con SAP S/4HANA como solución ERP principal
• Planificación de la demanda y el suministro con SAP IBP
• Planificación y análisis financiero integrados (FP&A) con SAP Analytics Cloud para la planificación
• Informes empresariales con SAP BW/4HANA
• Colaboración con proveedores y compras con SAP Ariba
• Gastos de empleados en SAP Concur
• Entrada de datos móvil y análisis integrados con el apoyo de aplicaciones personalizadas de Fiori en SAP BTP

El equipo del proyecto estableció una red de cambio altamente efectiva para brindar capacitación sobre los nuevos procesos y los beneficios que ofrecen las nuevas herramientas. Capgemini y TwO utilizaron Gen AI como complemento al material de aprendizaje, lo que facilitó la capacitación necesaria para que la solución tuviera el impacto deseado. Utilizando la documentación de diseño y los datos de Signavio, los socios crearon pautas que generaron esquemas de cursos y objetivos de aprendizaje clave. De esta manera, el programa educativo se alineó con la solución y las necesidades específicas de los empleados para lograr una amplia aceptación y entusiasmo por parte de la empresa.

Dando el primer paso

Gracias a la constante colaboración y comunicación entre las partes interesadas globales y locales de TwO y los expertos de Capgemini, la implementación de Wander Ovomaltine resultó ser un éxito rotundo. Como resultado, la empresa ya ha observado mejoras en sus diversos procesos, lo que, sumado a la fluidez del lanzamiento, ha generado un mayor entusiasmo en otras regiones por la introducción de SAP S/4HANA. Finalmente, la solución desempeñó un papel fundamental en el desarrollo de un centro de servicios compartidos, impulsando aún más la unificación global de los procesos de la empresa.

La magnitud de la transformación fue evidente, ya que prácticamente todas las funciones del negocio se vieron afectadas:

• Los gerentes de cuentas reciben información precisa y en tiempo real y pueden gestionar el crecimiento de los ingresos con mucho más control.
• El departamento de compras ahora puede gestionar proveedores globalmente y realizar un seguimiento sencillo de los gastos y el rendimiento de los proveedores mediante SAP Ariba.
• El rendimiento de la fábrica ha mejorado gracias a la introducción de una solución digital intuitiva y portátil para las operaciones de mantenimiento y la planificación integrada de la cadena de suministro.
• El equipo de Cadena de Suministro ahora aprovecha la solución automatizada de Pronóstico de Demanda de SAP IBP, que permite a la empresa evitar costes de inventario y desabastecimientos, mejorando así la satisfacción del cliente y la competitividad en el mercado.
• Los equipos de Finanzas ahora disfrutan de una solución común e integrada de planificación y análisis en SAP Analytics Cloud, con visibilidad más temprana de las variaciones y el soporte de un centro de servicios compartido.
• Los equipos de Cadena de Suministro, Fabricación y Finanzas se benefician de la planificación colaborativa entre Ventas, Operaciones y Operaciones (S&OP) y Finanzas, compartiendo planes y trabajando juntos en los diferentes ciclos de planificación (por ejemplo, presupuesto y pronóstico mensual), lo que aumenta la transparencia y la precisión de las cifras planificadas.

“En general, los procesos son en línea, digitalizados y consistentes. Esto ha ayudado a romper silos y promover una cultura de mejora continua.”

Sandeep Seeripat, director de informática de Twinings Ovaltine

A medida que la solución se expanda, Twinings Ovaltine disfrutará de una mejor visibilidad de los datos y de una consistencia en sus diferentes mercados. Además, los procesos compartidos y la estandarización general facilitarán enormemente la transferencia de empleados dentro de la empresa, garantizando que el talento adecuado esté siempre en el lugar adecuado.

“Ha sido un verdadero placer seguir y formar parte del recorrido de Twinings durante los últimos dos años. Es admirable ver el enfoque de la empresa en transformarse para convertirse en una empresa verdaderamente digitalizada de principio a fin, priorizando una mentalidad en la nube, la calidad en la entrega y la gestión del cambio. Nuestra colaboración ha evolucionado. Mantenemos una relación de confianza y, en colaboración con Capgemini, socio de implementación de Twinings, nos aseguramos de que la empresa aproveche al máximo sus inversiones.”

Elena Cebanu, vicepresidenta del área de soluciones ERP en la nube, SAP

A medida que la colaboración continúa, TwO y Capgemini trabajarán juntos para encontrar nuevas maneras en que la nueva solución beneficie a la empresa. La organización ya ha optimizado su proceso de planificación, lo que garantiza una gestión mucho más sencilla de futuras expansiones de mercado. Juntos, TwO y Capgemini identificarán nuevas oportunidades para aplicar la innovación tecnológica y alcanzar objetivos globales, respetando las expectativas locales.