Para mejorar la preparación de la defensa y la eficiencia en el uso de los recursos, el Ministerio de Defensa (MOD) se asoció con Capgemini con el fin de modernizar su proceso de adquisiciones en diversos equipos comerciales. Desarrollada sobre Microsoft Power Platform, la solución ADAPT sustituye procesos manuales fragmentados por un flujo de trabajo unificado y paneles de control. La automatización de 129 pasos ha reducido considerablemente la carga de trabajo manual en el área comercial de la RAF, ha cuadruplicado la fiabilidad de los datos y ha disminuido en un 60 % el tiempo necesario para preparar los informes.

Abordar la eficiencia y la relación calidad-precio de una sola vez

El Ministerio de Defensa (MOD) gestiona una amplia gama de actividades de adquisición a través de equipos comerciales que dan soporte a la Royal Navy, al Ejército de Tierra, a la Royal Air Force (RAF) y a otras organizaciones de defensa. Anteriormente, las solicitudes llegaban al área comercial por correo electrónico o teléfono, donde podían quedar pendientes de gestión individual sin un proceso de clasificación uniforme. Asimismo, las solicitudes a menudo carecían de precisión, lo que dificultaba la definición de requisitos y la priorización del trabajo. Esta visibilidad limitada impedía conocer el estado de las gestiones en curso, detectar duplicidades o intervenir a tiempo para detener o redirigir una solicitud.

Tras crear la herramienta ADAPT (Accelerated Define and Procure Tool) como una solución inicial de flujo de trabajo para el equipo comercial de la RAF, el MOD se asoció con Capgemini para desarrollarla y ampliar su uso a todas las operaciones comerciales, con el fin de optimizar la relación calidad-precio. El objetivo era lograr una mayor transparencia y rigor metodológico en la recepción de solicitudes y en las actividades de adquisición mediante el desarrollo y fortalecimiento de ADAPT, facilitando así la gobernanza y permitiendo a los equipos gestionar su tiempo de manera más eficiente.

Creación de un modelo de entrega reutilizable

En colaboración, el MOD y Capgemini desarrollaron ADAPT como una «puerta de entrada» digital para solicitudes comerciales y un flujo de trabajo para gestionarlas mediante tareas y aprobaciones definidas. Desarrollada principalmente sobre Microsoft Power Platform, ADAPT ayuda a los equipos a registrar solicitudes de manera uniforme, aportar transparencia sobre su estado y asignar actividades como la elaboración de casos de negocio, la recopilación de datos necesarios y la obtención de aprobaciones. Al trasladar pasos clave fuera de las cadenas de correo electrónico hacia un flujo de trabajo compartido, ADAPT ayuda a reducir los intercambios innecesarios y mejora la capacidad de auditoría.

El MOD y Capgemini fueron perfeccionando la solución a lo largo de sus distintas fases de implementación. Tras la exitosa puesta en marcha en la RAF en el verano de 2025, el enfoque de los socios ha seguido adaptándose y acelerando la entrega a otros equipos comerciales del MOD. Capgemini respaldó la estrategia de gestión del cambio de la organización mediante guías prácticas para clientes y responsables comerciales, vídeos tutoriales y un repositorio de conocimientos. Además, el equipo impartió formación presencial en los cuarteles generales de la Royal Navy, el Ejército de Tierra y la RAF a más de 150 responsables comerciales, permitiendo así la creación de «superusuarios» que ayudan a adaptar elementos de la solución dentro de las normas y directrices acordadas, y que se apoyan mutuamente a través de una red interdepartamental.

Para mejorar la toma de decisiones y la gestión del rendimiento, Capgemini proporcionó paneles de control en Power BI que muestran la actividad a nivel de equipo y, al mismo tiempo, alimentan una visión global de toda la organización. Esto ayuda a los equipos a supervisar la carga de trabajo, los tiempos de ciclo y aquellos puntos donde las tareas pueden estar llevándose más tiempo del previsto, facilitando así mejoras específicas y formación basada en datos objetivos.

Gracias al uso de un enfoque de entrega replicable y patrones de flujo de trabajo reutilizables dentro de Power Platform, el MOD puede incorporar equipos adicionales de manera más eficiente, manteniendo al mismo tiempo la coherencia en la gobernanza y la experiencia de usuario. Mientras que la implementación inicial en la RAF duró 24 semanas de principio a fin, las implantaciones posteriores para la Royal Navy, el Ejército de Tierra y Defence Digital reutilizaron esta base, reduciendo el tiempo de entrega a 13 semanas por despliegue; esto supuso, de media, un coste entre un 30 % y un 40 % menor y una ejecución entre un 40 % y un 50 % más rápida.

Una visión más clara para todos

Con ADAPT implementado, los equipos comerciales pueden visualizar la carga de trabajo en el flujo de adquisiciones y el estado de cada proceso en un único sistema, lo que mejora la visibilidad tanto para la planificación como para la gobernanza. Esta mayor transparencia facilita la toma de decisiones tempranas para detener tareas innecesarias o duplicadas, en lugar de acumularlas en listas de trabajo pendiente. Asimismo, ayuda a los responsables comerciales a identificar dónde se requiere orientación o formación adicional, al mostrar cuánto tiempo llevan las tareas y en qué puntos suelen estancarse las solicitudes.

ADAPT está diseñado para una amplia base de usuarios internos en todo el Ministerio de Defensa (MOD), incluidos funcionarios civiles y personal uniformado. Por ejemplo, los equipos que deseen renovar un contrato de bienes o servicios pueden enviar una solicitud a través de un procedimiento estructurado, en lugar de depender de cadenas de correo electrónico informales. Los responsables comerciales también pueden identificar si ya existe un contrato vigente, lo que favorece un mejor uso de los fondos públicos y reduce los esfuerzos de adquisición evitables.

La siguiente fase del trabajo se centra en la transición desde implementaciones desarrolladas en espacios digitales de mando hacia una capacidad ADAPT integrada en Defence Digital —la organización responsable de poner tecnología e información digital eficaces a disposición del personal militar y administrativo en primera línea—, con el objetivo de unificar las soluciones de mando en un único servicio digital. Esto incluye controles de acceso basados ​​en roles, de modo que los solicitantes puedan ver sus propias adquisiciones, mientras que los equipos comerciales pueden visualizar y gestionar la cartera completa. A medida que avance la adopción, el MOD podrá desarrollar nuevas funcionalidades sobre esta base de flujo de trabajo uniforme, manteniendo al mismo tiempo la capacidad de actualizar y perfeccionar las directrices a través de «superusuarios» a medida que evolucionen las normas.

Desde el primer momento, Capgemini se mostró participativa y dispuesta a colaborar. Rápidamente determinaron que la tarea era más compleja de lo que se había descrito inicialmente durante la fase de descubrimiento y la prueba de concepto; sin embargo, esto no supuso ningún inconveniente para el equipo, que elaboró ​​un plan de entrega con los hitos definidos y un ritmo acorde a las expectativas del cliente.

“Han superado con creces nuestras expectativas en cuanto a la entrega, y su profesionalidad al abordar las tareas y los constantes cambios fue ejemplar. Gracias a este enfoque, el proyecto ha sido un éxito hasta la fecha, y su pasión quedó patente en todo momento.

“Estoy enormemente agradecido por el trabajo que todos han dedicado a esto, y tengo muchas esperanzas de que ADAPT se implemente a mayor escala.”

Andrew Trinick
Jefa de Proyectos Comerciales Aéreos Mayores
Royal Air Force