Con el fin de estandarizar de manera más eficaz su entorno digital empresarial y lograr una mayor visibilidad —lo que mejoraría su capacidad para tomar decisiones basadas en información—, Capgemini colaboró ​​con Iberdrola para implementar PPMNow en ServiceNow. Esto introdujo una forma de trabajo unificada y mejoró la experiencia del usuario, al tiempo que impulsaba la estrategia general de transformación de la compañía.

Transformación de procesos y herramientas dispares

En 2023, Iberdrola puso en marcha un programa estratégico de transformación digital con el objetivo de maximizar el valor de sus proyectos de tecnología digital y fortalecer la capacidad de la organización para gestionar dichos proyectos de manera más eficiente.

Aunque Iberdrola ya contaba con un proceso y una herramienta establecidos para la gestión de su cartera digital, buscaba un ecosistema más integrado que mejorara la experiencia del usuario, incorporara nuevas funcionalidades y optimizara la visibilidad global de la cartera. La iniciativa pretendía potenciar las capacidades del proceso integral (end-to-end), reducir los costes de elaboración de informes, ofrecer a los usuarios finales herramientas para crear paneles de control y aumentar la fiabilidad de los indicadores utilizados en la toma de decisiones, aprovechando la oportunidad para mejorar la funcionalidad mediante nuevas capacidades y una mejor experiencia de usuario.

Iberdrola decidió implementar una nueva plataforma corporativa de gestión de carteras de proyectos (PPM) que permitiera estandarizar procesos clave —gestión de la demanda, presupuestación, planificación, ejecución y elaboración de informes— y mejorar la trazabilidad integral, incluyendo la integración con sistemas heredados. Para ello, la compañía seleccionó ServiceNow como tecnología central del proyecto, gracias a sus capacidades de integración, escalabilidad y enfoque modular.

Esta implementación ha marcado un punto de inflexión en la gestión integral de procesos, la visibilidad, la experiencia de usuario, el análisis de datos y la funcionalidad general.

Creación de una plataforma única para una empresa global

Iberdrola recurrió a los servicios de Capgemini para llevar a cabo esta transformación gracias a nuestra experiencia con ServiceNow, nuestro conocimiento del sector y nuestra capacidad para combinar estrategia, procesos y tecnología. Ambas organizaciones pusieron en marcha un proyecto que abarcó desde la definición del modelo operativo futuro hasta la configuración de módulos, la integración con sistemas corporativos y el impulso de la adopción entre los equipos globales de la compañía.

La transformación se desarrolló en tres fases principales. En primer lugar, Iberdrola y Capgemini realizaron una revisión global de los procesos de PPM para definir el modelo objetivo, la gobernanza, los roles y los flujos de trabajo necesarios. Este ejercicio permitió establecer un marco común aplicable a todas las zonas geográficas. Tras evaluar diversas alternativas, se seleccionó ServiceNow como plataforma corporativa debido a su solidez funcional y a su capacidad de integración con los sistemas del grupo.

La segunda fase se centró en la implementación de PPMNow. Capgemini configuró módulos clave —como Gestión de la Demanda, Presupuestos, Proyectos y Recursos—, adaptando las funcionalidades a las necesidades de Iberdrola y desarrollando interfaces con sistemas satélite, incluidas las áreas de back-office de SAP, el sistema de compras de TI y el sistema de gestión de fábricas de software. Asimismo, se migraron los datos desde las herramientas anteriores para garantizar la continuidad operativa y la coherencia de la información.

Paralelamente, el equipo del proyecto ejecutó un plan integral de gestión del cambio que incluyó sesiones de formación, guías, materiales de apoyo y acompañamiento a los usuarios. Como resultado, Iberdrola, en colaboración con Capgemini, logró una adopción coherente y sostenida en todas sus operaciones globales.

Por último, la tercera fase consistió en la puesta en marcha y estabilización de la solución, incorporando soporte especializado para resolver incidencias y consolidar el uso de la plataforma. Esto proporcionó a Iberdrola un ecosistema de PPM integrado que ofrecía datos fiables, procesos unificados y una plataforma preparada para escalar según las necesidades futuras de la compañía.

Empoderar a las usuarias y prepararse para el futuro

La implementación de PPMNow ha permitido a Iberdrola establecer una plataforma global que gestiona toda su cartera digital de manera más ágil y basada en datos, estandarizando plenamente los procesos. La solución ofrece visibilidad inmediata sobre el estado de los planes de la cartera, el avance financiero y los indicadores clave para más de 500 usuarios, lo que reduce significativamente la carga de trabajo manual en la elaboración de informes y mejora la calidad de los datos.

La integración con los sistemas corporativos garantiza una trazabilidad completa de los costes, desde la planificación hasta la ejecución. La interfaz común facilita una colaboración más fluida entre equipos y ubicaciones geográficas, aportando coherencia a las formas de trabajo y a la interpretación de las métricas de la compañía. Asimismo, Iberdrola ha mejorado la experiencia del usuario mediante una interfaz unificada y la reducción de tareas repetitivas, contribuyendo directamente a una mayor productividad.

Gracias a esta sólida base, la compañía energética se encuentra ahora en una posición óptima para seguir evolucionando su modelo de gestión de carteras digitales, incorporando capacidades analíticas avanzadas, escenarios predictivos y una gestión aún más integrada de la entrega de valor. La plataforma PPMNow se ha convertido en un pilar fundamental del ecosistema tecnológico de Iberdrola y en un acelerador clave de su estrategia de transformación.

La colaboración continua con Capgemini garantiza que la organización seguirá evolucionando este nuevo modelo en consonancia con los desafíos futuros y las mejores prácticas del sector.