Transformación SAP S/4HANA en Defensa

El Ministerio de Defensa neerlandés está modernizando sus operaciones con la implementación de SAP S/4HANA. Gracias a la colaboración única entre tres socios —Capgemini, CGI y Ordina—, siete de sus ocho líneas de negocio habrán migrado con éxito para finales de 2025.

Este nuevo sistema ERP mejora la eficiencia y la eficacia de los procesos logísticos y financieros, dando soporte a 17.000 usuarios en 60 ubicaciones en todo el mundo. Como resultado, el Ministerio de Defensa está mejor preparado para futuras misiones y ejercicios.

El desafío

Durante muchos años, el Ministerio de Defensa ha confiado en SAP para respaldar sus operaciones logísticas y financieras. SAP garantiza la adquisición de los suministros adecuados, el abastecimiento de los almacenes y el suministro de unidades. Facilita el mantenimiento de los sistemas de armas y garantiza el transporte puntual y eficiente de mercancías a los usuarios. Además, SAP gestiona la contabilidad financiera completa de la organización.

Sin embargo, los sistemas ERP como SAP también deben evolucionar para adaptarse a un mundo impulsado por la digitalización. SAP S/4HANA es una solución ERP moderna y muy intuitiva que ofrece funcionalidades inteligentes e innovadoras para mejorar la usabilidad y la gestión de la información. Además, está preparada para un mayor desarrollo. Esta solución respalda la Visión de Defensa 2035 y aborda los desafíos actuales del Ministerio.

Dado que las operaciones del Ministerio dependen en gran medida de SAP, se optó por un enfoque controlado para la transformación. El Ministerio debe completar la transición para finales de 2025, ya que SAP dejará de dar soporte a la plataforma anterior para entonces. El riesgo de mantener un sistema sin soporte se consideró demasiado alto para la continuidad operativa.

La solución

En julio de 2022, el Ministerio de Defensa decidió convertir su sistema SAP local a SAP S/4HANA. Si bien el sistema se actualizó técnicamente a S/4HANA tras la conversión, los usuarios siguieron utilizando interfaces familiares, lo que garantizó un impacto inmediato mínimo. Este enfoque de transición se mantendrá hasta finales de 2025, fecha en la que todos los usuarios operarán plenamente en S/4HANA.

El período de transición se está utilizando para estandarizar, optimizar e implementar procesos de negocio dentro de S/4HANA. El Ministerio ha dividido el programa en ocho líneas de negocio, cada una subdividida en múltiples subproyectos.

Responsable de la complejidad del proyecto, el Ministerio comprendió que ningún actor del mercado podía ejecutar la transformación completa por sí solo. En su lugar, invitó a los actores del mercado a formar consorcios capaces de abarcar todo el alcance. Dejó la organización de estos consorcios en manos de los proveedores.

Capgemini, CGI y Ordina formaron un único equipo que resultó ser el más exitoso. La principal ventaja de esta colaboración reside en que los tres socios llevan muchos años trabajando estrechamente con el Ministerio y son socios de confianza. Al aunar su experiencia, reforzaron sus capacidades, conformando siempre el mejor equipo posible combinando el talento de las tres empresas. Este enfoque resultó exitoso, con la adjudicación de siete de las ocho líneas de negocio a este consorcio.

La colaboración está profundamente integrada en todos los niveles de la organización. El consorcio trabaja en estrecha colaboración tanto con la gestión del programa como con los diversos equipos de proyecto, manteniendo una comunicación directa con el departamento de TI del Ministerio y los usuarios finales. Esto garantiza una mejor comprensión de los requisitos y un proceso de implementación más ágil.

Los beneficios

El Ministerio de Defensa definió una metodología de proyecto, conocida como Roger Activate, basada en la metodología estándar de SAP, pero adaptada a sus necesidades. En este marco, el consorcio es responsable de todo el proceso, desde la arquitectura del sistema hasta la implementación y el soporte posterior a la puesta en marcha (entrega integral). El consorcio aporta toda la experiencia necesaria para garantizar una transición fluida y asume la plena responsabilidad del éxito del programa, incluyendo todos los retos de integración.

El impacto

Aunque el programa Roger sigue en marcha, los resultados hasta la fecha han sido positivos. Los subproyectos se están entregando a tiempo y a plena satisfacción del Ministerio de Defensa. Los usuarios valoran las nuevas interfaces y los procesos optimizados. Los primeros grandes depósitos ya funcionan con S/4HANA y reportan mejoras significativas en sus operaciones.

Con 17.000 usuarios en 60 ubicaciones y cinco zonas horarias, la implementación de S/4HANA impacta a todos. Este sistema ERP modernizado permite que los procesos se lleven a cabo de forma más eficiente y eficaz. Permite al Ministerio de Defensa planificar, preparar y ejecutar misiones y ejercicios con mayor eficacia. Como señaló el Secretario de Estado, Christophe van der Maat, en sus comentarios sobre el informe de AcICT, estas mejoras son especialmente valiosas en tiempos de mayores amenazas a la seguridad.

SAP S/4HANA también respalda los objetivos estratégicos del Ministerio de Defensa. El sistema contribuye a un modelo operativo más basado en datos y mejora la interoperabilidad con los socios de la OTAN. Además, al adoptar procesos más estandarizados y reducir la necesidad de soluciones personalizadas, la plataforma permite una mayor agilidad para adaptarse a futuros cambios.

Este programa de transformación no podría tener éxito sin socios sólidos y plenamente comprometidos con el cumplimiento de los objetivos y plazos del Ministerio. Si bien aún queda trabajo por hacer, el proyecto está en camino de lograr resultados exitosos y un futuro prometedor.