Espoo ha dado un gran paso para convertirse en un municipio impulsado por datos mediante la implementación de una plataforma de datos unificada y un modelo de gobernanza que permite un uso estratégico, ético y escalable de la información en los servicios municipales. En colaboración con Capgemini, la ciudad ha mejorado la accesibilidad a los datos, fomentado la colaboración entre departamentos y sentado las bases para una adopción responsable de la IA, capacitando a los responsables de la toma de decisiones para actuar con mayor conocimiento de causa y ofrecer mejores servicios a los residentes.

Los datos fragmentados limitan el impacto estratégico

Como segunda ciudad más grande de Finlandia, Espoo es conocida por su innovación, sostenibilidad y enfoque centrado en el ciudadano. Para adelantarse a las crecientes demandas y garantizar la transparencia en los servicios públicos, Espoo invirtió estratégicamente en la gobernanza de datos y análisis, reconociendo los datos como un activo clave para configurar el futuro de la ciudad.

El camino de Espoo hacia la gobernanza de datos y análisis comenzó con el claro reconocimiento de un desafío estructural: los datos estaban dispersos entre departamentos y almacenados en sistemas aislados, como carpetas personales en la nube, espacios de trabajo de Teams y proveedores de servicios externos. Esta fragmentación obstaculizaba la colaboración, reducía la calidad de los datos y limitaba la capacidad de la ciudad para tomar decisiones estratégicas e informadas.

Para superar este desafío, Espoo puso en marcha una iniciativa estratégica destinada a diseñar e implementar una plataforma de datos centralizada y escalable basada en Microsoft Fabric. El primer caso de uso se centró en integrar la información derivada de las encuestas ciudadanas «Mun Espoo», las cuales recopilaron miles de respuestas sobre los valores, expectativas y experiencias de los residentes, proporcionando así una base sólida para una planificación centrada en el ciudadano.

Sentar las bases para un uso de datos ético y escalable

Espoo se asoció con Capgemini para cocrear una arquitectura integral y un plan de implementación por fases para la nueva plataforma, incluyendo modelos de gobernanza, componentes técnicos y procesos operativos. Estos elementos se desarrollaron en estrecha colaboración con las partes interesadas clave de la ciudad, combinando la consultoría estratégica con la implementación práctica.

Esta labor fundamental respaldó la exitosa solicitud de Espoo al programa de financiación de Sitra destinado al uso estratégico de datos e IA en el sector público. Una vez definido el concepto de la plataforma, Espoo se centró en desarrollar capacidades organizativas para convertir los datos en información verdaderamente accionable. Esto condujo al desarrollo de dos herramientas clave:

  • Modelo de gobernanza de datos y análisis de Espoo: Define roles, responsabilidades y procesos claros en todos los departamentos, permitiendo un uso de los datos coherente y estratégico.
  • Manual de datos de Espoo: Una guía práctica que ayuda a los empleados a acceder a los datos y aplicarlos en su trabajo diario, promoviendo el uso responsable de la IA y fomentando una cultura de alfabetización en datos.

Apoyo a la mejora de los servicios públicos

En conjunto, estas herramientas garantizan que los datos no solo sean técnicamente accesibles, sino que también se utilicen de manera ética y estratégica, en consonancia con los valores de Espoo: transparencia, rendición de cuentas y diseño de servicios centrado en el ciudadano.

Según Piia Wollstén, directora de Desarrollo de Servicios Digitales de la ciudad de Espoo, el modelo de gobernanza ha aportado una estructura muy necesaria a la gestión de datos de la ciudad: «Los elementos más valiosos han sido la definición clara de roles, el mapeo de partes interesadas y los procesos establecidos. Estos proporcionan un marco que respalda un uso coherente y estratégico de los datos».

Gracias a la implementación del modelo de gobernanza y del Data Playbook (manual de gestión de datos), las actividades relacionadas con los datos están ahora directamente vinculadas a los objetivos a largo plazo de Espoo, lo que permite a los responsables municipales supervisar el progreso y tomar decisiones fundamentadas. Al disponer de un mejor acceso a datos de alta calidad, los departamentos pueden diseñar servicios que reflejen con mayor precisión las necesidades de la ciudadanía.

El modelo de gobernanza ha reducido las ineficiencias y clarificado las responsabilidades, fomentando así la colaboración entre departamentos. Por su parte, el Data Playbook promueve un uso ético de la inteligencia artificial, garantizando el cumplimiento normativo y la confianza en los servicios digitales. En definitiva, la plataforma basada en Microsoft Fabric ofrece una base sólida y preparada para el futuro que facilita el análisis predictivo y las aplicaciones avanzadas de datos.

Haciendo posible un futuro impulsado por datos para Espoo

La colaboración entre Espoo y Capgemini fue fluida y estuvo bien estructurada. Más allá de la ejecución exitosa del proyecto, la iniciativa puso de manifiesto la fragmentación de las capacidades analíticas dentro de la organización y subrayó la necesidad de adoptar un enfoque unificado.

«Todo se entregó a tiempo y exactamente según lo acordado. La colaboración fue fluida y productiva; dio lugar a conversaciones valiosas sobre lo que el análisis de datos significa realmente para nosotros como ciudad», comenta Piia.

El nuevo modelo ya ofrece resultados prometedores. Espoo confía en que mejorará la calidad de los datos y respaldará el desarrollo de servicios, especialmente a medida que los datos resulten más fáciles de localizar gracias al catálogo de datos.

“Esperamos ver una toma de decisiones más informada y un mejor diseño de servicios a medida que los datos resulten más fáciles de encontrar y utilizar”, añade Piia.

La respuesta de los usuarios finales también ha sido alentadora. La iniciativa ha sido bien recibida como un avance positivo, y el nuevo modelo se percibe como un medio para lograr un uso de los datos más amplio y estratégico, que trasciende los límites de los departamentos individuales.

Apoyo a los servicios municipales mediante la gobernanza de datos

Espoo seleccionó a Capgemini a través de su acuerdo marco, reconociendo la profunda experiencia de la compañía en tecnologías de Microsoft y gobernanza de datos.

“Recibimos información valiosa sobre las capacidades de Microsoft Fabric de la mano de los expertos de Capgemini, lo que nos ayudó a evaluar si estábamos tomando las decisiones correctas”, explica Piia. La colaboración aportó no solo soporte técnico, sino también claridad estratégica.

Espoo se encuentra ahora en una posición favorable para ampliar el uso de datos e inteligencia artificial en los servicios municipales. El modelo de gobernanza y la guía operativa seguirán evolucionando, y el despliegue completo de la plataforma basada en Fabric mejorará la accesibilidad a los datos y facilitará el análisis predictivo. Se están desarrollando paneles estratégicos basados ​​en indicadores de desempeño futuro, lo que permitirá a los responsables supervisar los avances y reforzar la toma de decisiones basada en datos.

«Vemos que el liderazgo en materia de datos cobra cada vez más importancia en la gestión de la ciudad, y esto se reflejará en la próxima versión de la “Historia de Espoo”», concluye Piia.