Prozessanalyse ist ein Sprint und kein Marathon

Ihre Organisation geht mit der Zeit, die End-to-End-Prozesse nicht

Im Zeitalter der Digitalisierung wird mit dem Akronym VUCA* das Umfeld, in dem Unternehmen operieren, beschrieben. In einer VUCA-Welt sind Geschwindigkeit und Anpassungsfähigkeit zentrale Anforderungen an Unternehmen, um eine nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit zu gewährleisten und den immer neuen Ansprüchen des Marktes gerecht zu werden.

Wichtig ist dabei, die eigene Vision und das Zielbild kontinuierlich zu hinterfragen und zu validieren, um anschließend festzulegen, wie das Unternehmen in Zukunft Wert schaffen soll. Elementare Pfeiler sind dabei End-to-End-Prozesse, welche das Rückgrat der Geschäftsaktivitäten bilden. Diese End-to-End-Prozesse unterliegen aber ständigen Änderungen einer sich stets wandelnden Organisation und sind daher störanfällig. Dadurch entstehen neue Ineffizienzen wie manuelle Nacharbeiten, mühselige Pflegeaufwendungen und zusätzlicher Kommunikationsaufwand zwischen Fachabteilungen.

Hier ergeben sich Potenziale für Effizienzsteigerungen und Innovationen in Kombination mit Automatisierung und Robotisierung dieser Prozesse. Wir alle leben in einem permanenten Wandel, welcher sich zunehmend unvorhersehbar und schneller entwickelt. Ein Beispiel dafür ist der Marktplatz Amazon, welcher mittlerweile weit mehr als den anfänglichen Bücherhandel revolutioniert hat und die Kundenbedürfnisse schnell und unkompliziert erfüllt. Entsprechend wichtig ist es in diesen disruptiven Zeiten schnell und adäquat auf diesen Wandel zu reagieren.

Wenn die Kernprozesse im Unternehmen daher kontinuierlich angepasst werden müssen, liegt gerade in der Prozessanalyse der Fokus auf Geschwindigkeit. Mit einem iterativen Projektansatz können Optimierungspotenziale im End-to-End Prozess binnen weniger Wochen identifiziert und konkrete Handlungsfelder mit sichtbaren Effizienzeffekten abgeleitet werden. Identifizierte Handlungsfelder werden kategorisiert und unter Abwägung von Aufwand / Nutzen bewertet, um einen ganzheitlichen Umsetzungsfahrplan zur Erreichung des Soll-Bildes zu formulieren.

Um eine Effizienzsteigerung im End-to-End-Prozess zu erreichen, bietet es sich an Subject Matter Experts zu befragen. Zum Beispiel durch Fokusinterviews, bei denen Störfaktoren genannt werden, die anschließend strukturiert und gezielt dem Ursprung des Problems zugeordnet werden können. Dabei wird erörtert, wo es zu ‚disruptive factors‘ im betrachteten Prozess kommt. Anschließend sollten in einem gemeinsamen Workshop alle aufgenommenen Faktoren diskutiert, kategorisiert und prozessual lokalisiert werden.

Aus diesen kategorisierten Faktoren lassen sich Optimierungspotenziale ableiten. Sind zum Beispiel Prozessschritte unnötig und können eliminiert werden? Kann eine repetitive Aktivität automatisiert oder robotisiert werden? Hier hilft der Einbezug von Industrieexpertise, um einen Abgleich mit Branchen Best Practices und Industriestandards durchzuführen. Anschließend sollten identifizierte Optimierungspotenziale hinsichtlich Aufwand / Nutzen bewertet, sowie der reduzierte Ressourcenaufwand taxiert werden.

Zwischenfazit: ‚Disruptive Factors‘ werden identifiziert, kategorisiert und bewertet. Anschließend können den identifizierten Störfaktoren klare Optimierungspotenziale zugeordnet werden.

Die Transformationsroadmap als Wegbereiter für die Verbesserung der End-to-End-Prozesse

Um die identifizierten Potenziale und damit die Verbesserungen auch schnell zu heben, muss Initiative ergriffen werden. Ausgangspunkt für das Zuschneiden (eng.: tailoring) dieser Initiative(n) sind die bewerteten Potenziale, welche zu konkreten Projekten konsolidiert werden können. In Form von Projektsteckbriefen werden alle wesentlichen Merkmale (Budget, Ressourcen, Dringlichkeit, etc.) der Initiativen abgebildet und damit eine übersichtliche Entscheidungsgrundlage zur Umsetzung geschaffen.

Um die berechtigte Frage nach dem ROI eines Projekt-Investments optimal zu beantworten, hilft die Darstellung einer Transformationsroadmap.  Die Roadmap gibt Antwort auf die Fragen: Wie lange dauert die Umsetzung? Welche Initiativen können kurzfristig umgesetzt werden – Stichwort: ‚Quick Wins‘? Wo liegt der Fokus der Global Process Owner und der Subject Matter Experts?

Dabei können die vorgestellten Initiativen von allen beteiligten Stakeholdern priorisiert und in einem Ranking abgebildet werden. Die Roadmap bildet strukturiert alle Folgeprojekte in einer inhaltlichen und zeitlichen Dimension ab und dient damit als finaler Umsetzungsfahrplan, um den Soll-Prozess zu erreichen.

Zusammenfassung:

Prozessanalyse ist ein Sprint und kein Marathon – durch ein schrittweises Vorgehen kann innerhalb von wenigen Wochen eine Transformationsroadmap erarbeitet werden, welche die folgenden Benefits bietet:

• Schnelle, sichtbare Zwischenergebnisse mit agilem Projektcharakter
• Quantitative Transparenz inklusive KPI’s durch eine Prozess-Ressourcen-Matrix
• Klare Identifikation konkreter Handlungsfelder zur Effizienzsteigerung
• Konkret beziffertes Einsparungspotenzial im End-to-End-Prozess
• Optimale Transparenz und Visualisierung des Soll-Prozesses

Sie sind herzlich eingeladen, mit unseren Autoren Ulrich Rackow und Michael Schwarz in die Diskussion zu gehen – wir freuen uns auf Sie!

* VUCA steht für Volatilität (Volatility), Ungewissheit (Uncertainty), Komplexität (Complexity) und Mehrdeutigkeit (Ambiguity).

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Autoren

Ulrich Rackow	Michael Schwarz
Bus. Ent. Architect Director CSS Germany Capgemini Invent	Consultant Operations Transformation & Supply Chain Management Capgemini Invent