Inventive FRC – Finance: Smart Workflows (FS) – Ist Ihre Controlling-Organisation für die Herausforderungen der Zukunft gerüstet?

Capgemini Invent adressiert die CxO Daten-Strategie und unterstützt seine Kunden bei der datengetriebenen Wertschöpfung.

Mit Inventive Finance, Risk & Compliance (Inventive FRC) meistern wir die Herausforderungen der Finanz-, Risiko- und Compliance-Funktion im Finanz-Sektor. Dieser Blog-Artikel fokussiert auf Finance.

Gerade in unsicheren Zeiten benötigt es effiziente Planungs- und Steuerungsprozesse sowie eine gut funktionierende Controlling-Organisation. Bestehende Prozesse sind aber oft geprägt von nicht konsistenten Arbeitsschritten und Workarounds. Zudem hindern eine veraltete und nicht mehr auf die heutigen Bedürfnisse ausgerichtete Systemlandschaft die Controlling-Organisation daran, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Stellt die Controlling-Organisation keine korrekten Informationen zu Verfügung, kann das Management auf Basis dieser nicht adäquaten Informationen Handlungsschlüsse ableiten, welche mittel- und langfristig dem Unternehmen schaden.

Die Controlling-Organisationen im Financial Services Bereich sind häufig gekennzeichnet durch ineffiziente Prozessstrukturen, fehlende digitale Controlling-Lösungen sowie hohe manuelle Abstimmungsaufwände.

Bei der Durchführung zahlreicher Projekte in Controlling-Organisationen kristallisierten sich zwei entscheidende Aspekte heraus, welche die Performanz und Zukunftsfähigkeit maßgeblich beeinflussen. Einerseits die fachliche Neuausrichtung der Controlling-Prozesse und andererseits einem State of the Art-Controlling und Datamanagement Tool. Denn was sind gute Prozesse ohne ein gutes Tool, beziehungsweise vice versa?

In der Praxis hat es sich bewährt, die Prozesse der Controlling- Organisation nach vier essenziellen Design-Principles auszurichten:

Strategy-driven:

Die strategischen Ziele eines Unternehmens bis auf die unterste operative Entscheidungsebene durchdringen zu lassen, ist grundlegend für eine effiziente und einheitliche Umsetzung der gesetzten Ziele. Divergierende Ziele in den verschiedenen Unternehmensbereichen (Controlling, Treasury, Vertrieb etc.) führen oft zu Planungsschwierigkeiten und sollten durch eine integrierte Planung mit transparenten Prinzipien begrenzt werden, um zum unternehmerischen Erfolg beizutragen.

In der konkreten Umsetzung können beispielsweise innovative Controlling-Tools eingesetzt werden, um durch integrierte Validierungsfunktionen vordefinierte Regeln zu setzen, welche den User bei Eingaben begrenzen und somit etwaige Abweichungen vom Plan vermeiden.

Digitized:

Die Datenspeicherung, -verarbeitung, -übertragung sowie die Ausführung aller Workflow-Schritte sollte softwareunterstützt und vollumfänglich digital erfolgen – somit entstehen keine Datenbrüche über Prozesse und Abteilungen hinweg. Ein übergreifendes Rahmenkonzept mit einem hohen Maß an Standardisierung kann dabei bereichsspezifisch angepasst werden.

Hier auf Software zu setzen, die ein papierloses und systemgestütztes Workflowmanagement ermöglicht, ist zu empfehlen. Das Hochladen und Konsolidieren von Daten sowie erforderliche Kalkulationen werden automatisch ausgeführt und können vom User systemgestützt überwacht werden.

Streamlined:

Die Arbeitsabläufe und Aufgaben innerhalb des Prozesses sowie die damit einhergehenden Daten werden unternehmensweit auf die gleiche Weise verarbeitet und haben ein standardisiertes Format. Diese sind klar definiert und Verantwortlichen zugeordnet – Zeitvorgaben und Freigabeprozesse sind transparent.

Durch die Möglichkeit der Definition von Eingabefeldern und Mindestanforderungen an die Daten bei der Eingabe, kann ein hohes Maß an Standardisierung erfolgen und die Datenqualität erhöht werden. Prozessschritte können bei Bedarf pro Geschäftsbereich gleich definiert sein.

Visualized:

Ein umfassendes Dashboard mit der Möglichkeit Right-in-Time-Berichte zu extrahieren, Prozesskennzahlen zu analysieren und Ergebnisse zu visualisieren, gewährleistet dem Prozess-Owner einen stetigen und aktuellen Überblick über den gesamten Prozess.

Durch integrierte Dashboards bieten moderne Controlling-Tools auch während des laufenden Prozesses stets Auswertungen und Berichte an. Somit können Daten bereits während des Prozesses validiert und analysiert werden – und bei Bedarf sofort korrigiert werden.

Wir sind der festen Überzeugung, dass die Neuausrichtung der Controlling-Organisation anhand der Design Principles und die Etablierung eines fortschrittlichen Controlling-Tools nicht nur die Grundlage für eine gezielte Prozessoptimierung, sondern auch für eine ganzheitliche und nachhaltige Controlling-Ausrichtung des Unternehmens sind. In dem Videoausschnitt demonstrieren wir Ihnen eine praktische Umsetzung unserer bewährten Herangehensweise. Treten Sie gerne mit uns in Kontakt und lassen Sie uns gemeinsam einen neuen Weg für Ihre Controlling-Organisation erarbeiten.

Vielen Dank an die Co-Autoren Sarah Hörner, Moritz Henkel und Hans Lohrmann.