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Erfolgreiche Finance Transformation dank effizienter Fiorisierung der Geschäftsprozesse in SAP S/4HANA

Vinzenz Koch
01. März 2023
capgemini-invent

SAP S/4HANA wird mit einer neuen, webbasierten Benutzeroberfläche (UI) ausgeliefert. Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen Chancen und Nutzungspotenziale im Rahmen von SAP-Transformationsprojekten und begegnen Herausforderungen mit Best Practice Lösungen.

Nahezu jedes Unternehmen, das mit einem SAP-System heute und zukünftig arbeitet, wird aktuell mit dem Thema SAP S/4HANA, als Nachfolger von SAP R/3, konfrontiert. Das moderne, intuitive UI-Design in Kombination mit mehr UI-Customizing-Möglichkeiten erleichtert dem Anwender die Bedienung und Navigation. Eine der Neuerungen: In S/4HANA dienen die FIORI-Applikationen als Alternative und Weiterentwicklung zu herkömmlichen GUI-Transaktionen. Diese Applikationen bestechen durch ihre einfache Bedienung, ohne lange Lernphasen sowie die Möglichkeit eines mobilen Zugriffs von unterschiedlichen Geräten. Gleichzeitig bleibt ein Großteil der traditionellen Funktionalitäten erhalten. Wir beleuchten Chancen und Nutzenpotenziale des aktuellen Releases und ermitteln gemeinsam mit Ihnen die damit verbundenen Anpassungen im Projektvorgehen mit Hinblick auf FIORI-Applikationen. Hierbei geht es z.B. um Verantwortlichkeiten, Applikations-Funktionalitäten und Schulungsbedarfe in der Fiori Welt.

Der Schlüssel zur erfolgreichen Nutzung von FIORI: Klären Sie Verantwortlichkeiten

Oft vermissen wir bei Projekten eine kritische Grundsatzdiskussion über das Konzept „FIORI“ und die Möglichkeiten, die sich aus der Nutzung von FIORI Apps ergeben. Es existieren verschiedene Projektansätze, um die FIORI Implementierung erfolgreich zu gestalten. Wir werden Ihnen in diesem Beitrag eine bewährte Vorgehensweise vorstellen. Die Ursache: Eine meist unzureichende Zuweisung der Verantwortlichkeit in Transformationsprojekten. Häufig liegt die Entwicklung von FIORI-Konzepten und -Prozessen beim Fiori-Kontext im „Hoheitsbereich“ der IT – die Fachbereiche hingegen verantworten die Aufnahme von Anforderungen an Transaktionen und FIORI Applikationen. Grundsätzliche Leitlinien zur Verwendung von FIORI Apps aufzustellen liegt dabei in einer „Grauzone“ zwischen der IT und den Fachbereichen. Die Konsequenz: Aufgrund fehlender Leitlinien werden Entscheidungen getroffen und Ergebnisse erarbeitet, die möglicherweise nicht mit den Zielen des Projekts übereinstimmen. Dies kann durch eine zu starke Fokussierung auf alte Anwendungen und Eigenentwicklungen zu verschenktem Potenzial führen, aber auch durch eine “Überversorgung” mit Apps (Komplexitätsfanatiker!) verursacht sein. Mit derzeit 13.618 FIORI Applikationen (Stand 08/22) ist die Fiori Bibliothek sehr gut bestückt. Gerade deshalb sollten für eine erfolgreiche Einführung von SAP FIORI im neuen S/4HANA System die relevanten sowie die konkrete Vorgehensweise im Vorfeld definiert werden.

Nachhaltiges FIORI-Management dank Tandemmodellen

Wir halten fest: Die Kollaboration von Fachbereichen und IT-Ansprechpartnern muss im Vordergrund stehen. Regelmäßige Produktreleases von der SAP verändern und entwickeln die Applikationen kontinuierlich weiter. Sie erfordern, dass Fachbereiche und IT sich fortlaufend mit den Neuerungen vertraut machen. Um die Möglichkeiten und Risiken der Neuerungen stets auf den Prüfstand zu stellen, empfehlen wir, die Rollen „User Interface Manager“ (UIM) und „FIORI Key-User” zu etablieren. Im Tandem diese Rollen ermöglichen, dass Ihr Unternehmen FIORI Apps bestmöglich einsetzt.

So etablieren Sie die Rolle eines User Interface Manager (UIM) und FIORI Key-User

Der UIM ist verantwortlich für die oben beschriebene Grauzone zwischen der IT und den Fachbereichen. Er kreiert Leitplanken für die Entwicklung und Verwendung von FIORI Applikationen, koordiniert deren Tests, die Integration in die Rollen und stimmt sich dafür regelmäßig mit der IT und den Fachbereichen ab. Zusätzlich schult der UIM zusammen mit den zuvor identifizierten Key-Usern im Rahmen des Change-Managements zukünftige Nutzer hinsichtlich der Bedienung und Funktionalität von neuentwickelten Applikationen. Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Integration der oben genannten Produktreleases in Bezug zu den Fiori-Applikationen. Diese Rolle gewinnt im Rahmen von S/4HANA Transformationsprojekten zunehmend an Bedeutung, da keine klassische stichtagsbezogene Umstellung in die FIORI-Welt stattfindet. Durch die kontinuierliche Weiter- und Neuentwicklung von Fiori Applikation durch die SAP bleibt die Rolle auch nach einem Go-Live weiterhin relevant. Schenken Sie dieser fortlaufenden Transformation Aufmerksamkeit!

Best Practice Vorgehen in wertorientierten S/4 HANA Einführungen und Migrationen

Für Endanwender kann die Umstellung auf die SAP FIORI Oberfläche und Apps einen signifikanten Veränderungsprozess bedeuten. Wir empfehlen relevante Aktivitäten zur Einführung der FIORI Apps frühzeitig im Rahmen von Transformationsprojekten zu definieren, sodass Veränderungen für den Endnutzer im Rahmen des Change-Management-Prozesses rechtzeitig und in ausreichendem Maße begleitet werden können. Ebenso können Chancen und Risiken aus der Nutzung von SAP FIORI Apps frühzeitig und funktionsabhängig geprüft werden.

Abbildung 1: Best Practice - sechs Stufen zur wertorientierten Fiorisierung
Abbildung 1: Best Practice – sechs Stufen zur wertorientierten Fiorisierung

In unserem Projektansatz legen wir den Fokus auf eine hohe Qualität in der Selektion der Fiori Applikationen, gewährleisten eine saubere Darstellung in der Umsetzung und bauen ein nachhaltig gut verträgliches Umsetzungskonzept für die Organisation auf.

Fazit

Für eine erfolgreiche Finance Transformation ist die Effizienz und die Akzeptanz von einem neuen Interface in operativen Prozessen entscheidend. Mit einem sinnvollen Fiori-Projektansatz nutzen Sie das volle Potenzial von S/4HANA in Hinblick auf Transparenz und Steuerung. Durch Komplexitätsreduktionen sparen Sie heute und insbesondere morgen Geld, Zeit und entlasten die Mitarbeiter. Lassen Sie uns gemeinsam den idealen Lösungsweg für Ihre Fiori-Herausforderungen von SAP S/4HANA finden – es zahlt sich aus!

Vielen Dank an die Co-Autoren Edgar Kirsch & Jan Peter Müller!

Autor

Vinzenz Koch

Senior Manager | Capgemini Invent (Germany)

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