Digitaler Kulturwandel im öffentlichen Sektor – Auf dem Weg zur resilienten Verwaltung

Digitale Verwaltung in Zeiten der Pandemie

Im Zuge der Pandemie setzte sich die öffentliche Verwaltung stark mit ihrer Balance zwischen analogem und digitalem Arbeiten auseinander. War die alltägliche Arbeit bis dato vornehmlich durch physische Treffen und papiergetriebene Arbeitsweisen geprägt, so hat sich hier mit der Pandemie ein nochmal deutlich digital betonterer Wandel vollzogen. Mehr als zuvor ging es nun darum, die Arbeitsumgebung wie Projektarbeit mit ihren Interaktionen, Leistungen und Prozessen aller digitaler zu machen. Zusätzlich motiviert durch die Pandemie erweiterte sich die Haltung der Verwaltung und ihrer Mitarbeitenden auf einer arbeitskulturellen Ebene. Führungskräfte begannen ihren Mitarbeitenden im Homeoffice zu vertrauen, die Online-Kommunikationsfähigkeit untereinander erhielt einen Ausbau und positive Erfahrungen verankerten sich, sprich erste Erfolge stellten sich ein. Für die Behörden rückten ebenso erste Vorteile, wie beispielswiese höhere Effizienz oder Arbeitgeberattraktivität, näher. Der digitale Kulturwandel hat mittels derartiger Praxiserlebnisse ungeahnt schnell eine nächste Stufe erreicht.

Ein chancenreicher Wendepunkt

Anzeichen, dass sich die Pandemie langsam einem Ende nähert, scheinen aktuell immer greifbarer.
Einige Stimmen diskutieren bereits den Weg zurück in die (neue) Normalität, der analoge und digitale Arbeitswelt vereint. Hierbei steht die öffentliche Verwaltung an einem chancenreichen Wendepunkt. Die zeitgemäße Digitalisierung bleibt weiterhin relevant für das resiliente Eingehen auf diverse Situationen und nicht zuletzt auch aufgrund der Forderungen des Bundes. Gleichermaßen befindet sich die Verwaltung in der optimalen Situation den pandemiebedingt digitalen Kulturwandel hierfür weiter nachhaltig auszubauen, die Veränderungsbereitschaft künftig mitzunehmen und zu priorisieren:

„Kultur ist entweder das größte Hindernis oder aber der stärkste Beschleuniger digitaler Transformation wie auch Innovation.“

Brian Solis, Co-Autor einer globalen Capgemini-Studie zum Thema Cultural Change.

Der Mensch steht im Fokus

Im Zentrum eines Kulturwandels stehen immer die Menschen. Dies ist selbstredend bei einem digitalen Kulturwandel zentral. Jede Verwaltungseinrichtung hat gemeinsam geteilte Denk- und Handlungsweisen. Sie dominieren und werden von fast allen Mitarbeitenden erlernt, akzeptiert und anerkannt. Folglich wird die vorherrschende Kultur vererbt. Das wiederum ist bei der Bewältigung extern verursachter Anpassung nicht unerheblich – gerade in einer bis vor kurzem über Jahrzehnte hinweg geprägten analogen Kultur. So geht es nicht darum, die öffentliche Verwaltung nur mit einer Technologie auszustatten. Vielmehr gilt es diese Veränderung bei den Mitarbeitenden mit Changemanagement-Maßnahmen zu begleiten. Befindet sich der digitale Kulturwandel noch in einem frühen Stadium, so ist es Ziel diesen fest zu verankern. Meistens sind Change- oder Digitalisierungsmaßnahmen im Schnelldurchgang zum Misserfolg verdammt, da die Veränderungen nicht genügend Substanz erreichen und die alte Kultur den neuen Strukturen weiterhin entgegensteht.

Drei Denkanstöße für den erfolgreichen digitalen Kulturwandel in einer Übergangsphase

Ein starkes Bewusstsein seitens der Verwaltung für die Faktoren eines erfolgreichen digitalen Kulturwandels lagen bereits vor der Pandemie bevor, wie eine Studie von Capgemini Invent zeigt.
Nun geht es darum zu betrachten, wie die Behörden mit ihren neuen, möglicherweise teils unbewussten, Erfahrungen der letzten Monate in Sachen digitaler Kulturwandel, Erfolge ausbauen können. Dabei hilft es drei Denkanstöße zum digitalen Kulturwandel nochmal verstärkt zu reflektieren als auch zu adjustieren:

Status-quo kennen
Ein erster Zwischenschritt ist es, eine konkrete Erkenntnislage für den weiteren digitalen Kulturwandel in Behörden zu schaffen. Aufgrund der Vielschichtigkeit des Themas erscheint es oft schwer, einen Ausgangspunkt zu ermitteln. Unterschiedliche Perspektiven, insbesondere von Mitarbeitenden und Führungskräften, sind dabei ein wichtiger Aspekt, um Maßnahmen zu definieren. Greifbare Auskunft über den Stand der digitalen Kultur gibt das Digitale Culture Assessment, welches anhand von 8 Dimensionen vorgeht. Eine erste Einschätzung bietet die entsprechende Kurzversion.

Kommunikation stärken
Kommunikation ist im Zuge des digitalen Kulturwandels in einer Behörde äußerst zentral. Sie ist sowohl für Transparenz als auch Interaktion zuständig und damit ein wichtiger Transporteur neuer Denk- und Handlungsweisen. Für die alltägliche Arbeit ist es wichtig, die Kommunikationsfähigkeit zu erhalten. Mittels virtueller Lösungen gelang es einigen Behörden, das Homeoffice in der Pandemie zu ermöglichen. Mitarbeitenden in diesem Kontext zu einer virtuellen Zusammenarbeit zu befähigen ist daher besonders wichtig, um perspektivisch ein hybrides wie resilientes Arbeitsumfeld zu erhalten.

Neue Arbeitsweisen ermöglichen
Um den Herausforderungen während des digitalen Kulturwandels schrittweise zu begegnen, erfordert es neue Arbeitsweisen. Gleichzeitig werden sie für digitalere Arbeitswelten in einer neuen Normalität relevant. Ein agiles Vorgehen bietet hier aus vielerlei Hinsicht die passende Lösung. Agile Methoden tragen stetig schrittweise dazu bei, dass die Mitarbeitenden den Wandel erleben und treiben. Gleichzeitig werden in Etappen schnell kleine Ziele erreicht sowie die Kompetenz der Mitarbeitenden gefördert. Das Agile Acceleration Assessment mit seiner Analyse hilft hierbei einen ersten Stand in einer Behörde zu ermitteln.

Nutzen der Veränderungsbereitschaft für langfristige Erfolge

Ein reflektiertes Verständnis des digitalen Kulturwandels in der eigenen Behörde, welches darauf abzielt bereits erreichte Erfolge zu sichern, auszubauen und langfristig anzugehen, ist ein entscheidender Erfolgsfaktor, um die digitale Transformation mit den Mitarbeitenden über die Pandemie hinaus mit Substanz zu stärken. Gleichermaßen gewährleistet dies auch den Übergang in eine neue Normalität.

Wir als Capgemini Invent unterstützen öffentliche Verwaltungen nachhaltig in die neue Normalität überzugehen und begleiten Behörden im Zuge des digitalen Kulturwandels mit dem Ziel einer resilienten Verwaltung.

Vielen Dank und an die Co-Autoren Marie Keppler und Ali Ergün.