Heathrow desafía la pandemia para lograr la mayor transformación empresarial en sus 75 años de historia

El aeropuerto de Heathrow es uno de los más grandes y concurridos del mundo y uno de los activos nacionales más importantes y valiosos de UK plc.

Antes de la COVID-19, más de 80 millones de pasajeros tomaban casi medio millón de vuelos desde Heathrow a 203 destinos en 84 países cada año, mientras que el valor anual del comercio que pasaba por el aeropuerto se calculaba en 188 000 millones de libras. Al igual que la industria de la aviación mundial, Heathrow se vio gravemente afectado por la emergencia mundial, pero ya se está recuperando con fuerza.

A pesar de la pandemia, los planes de expansión de Heathrow siguen vigentes, siendo el eje central la propuesta de construir una tercera pista. Para hacer realidad esta visión para Heathrow, era necesario reemplazar los sistemas informáticos antiguos y obsoletos, con procesos fijos y laboriosos, imprecisiones en los datos y crecientes costes históricos. Esto proporcionaría además la velocidad, la agilidad y la flexibilidad esenciales para satisfacer las necesidades actuales y maximizar el valor de la inversión en los ambiciosos planes de crecimiento del aeropuerto.

Este proyecto de transformación, denominado Programa Magenta y finalizado en enero de 2022, se convertiría en la mayor transformación empresarial en los 75 años de historia de Heathrow.

Circunstancias excepcionalmente complejas

En 2019, Heathrow contrató a Capgemini, su socio estratégico de TI de larga trayectoria, para que aplicara su amplio conocimiento del aeropuerto, sus numerosas partes interesadas y usuarios, y el panorama de TI existente, con el fin de desarrollar la visión, el modelo de negocio, el diseño y las especificaciones del Programa Magenta. Tras analizar sus opciones, los socios decidieron crear una nueva plataforma estratégica y un ecosistema de TI integrado, todo ello basado en tecnologías y soluciones Oracle automatizadas y basadas en la nube. La sustitución de los sistemas Oracle heredados existentes por las nuevas herramientas de Oracle garantizó la conservación de años de valiosa familiaridad con Oracle, lo que facilitó la adopción por parte de los usuarios, redujo la complejidad de la migración técnica y aceleró la rentabilidad y la obtención de valor.

A pesar del impacto de la pandemia, que paralizó la gran mayoría de los proyectos de mejora del aeropuerto, Heathrow decidió seguir adelante con las fases de desarrollo e implementación de Magenta, convencidos de que el programa desempeñaba un papel crucial para el negocio, tanto en su recuperación como en la culminación de la siguiente etapa de la ilustre historia del aeropuerto. El equipo interno de transformación de Heathrow se unió a Capgemini y Oracle Consulting para formar una colaboración excepcional, forjada en circunstancias excepcionalmente complejas, con el aeropuerto y su personal lidiando con desafíos sin precedentes, así como con impactos nuevos y cambiantes, como el cierre de terminales y la entrada en vigor de planes de ERTE.

Al adoptar nuevas formas de trabajo virtuales y altamente flexibles, los colegas demostraron estándares profesionales ejemplares, trabajando en cada etapa del proyecto y los procesos de prueba, a la vez que innovaban constantemente para mantener el ritmo y la rentabilidad. Sorprendentemente, muchos de los equipos de implementación aún no se han reunido.

“Debido a la pandemia, tuvimos que replantearnos radicalmente cómo nos organizábamos, tomábamos decisiones y manteníamos a todos conectados remotamente”, declaró Stephen Williams, director del programa de Transformación de Heathrow. “Nuestra industria se ha visto gravemente afectada por la pandemia. Hemos sufrido graves interrupciones, pérdida de recursos y, por supuesto, un impacto personal en muchos colegas; pero a pesar de todo, aún teníamos una fecha límite crucial para la empresa. Todos, desde la Junta Directiva, el Equipo Ejecutivo y toda la organización, apoyaron el programa”.

Implementación de nube segura, rápida y repetible

Juntos, Heathrow y Capgemini implementaron tres flujos de trabajo financieros: de Proyectos a Retirada, de Registro a Informe y de Aprovisionamiento a Pago, así como el flujo de trabajo de Servicio a Cobro y todos los flujos de trabajo de entrega técnica. Este trabajo abarcó el desarrollo, la integración, la migración de datos y la infraestructura, mientras que Oracle se encargó del flujo de trabajo de Contratación a Retirada. Capgemini lideró toda la entrega técnica y participó activamente en la gestión del programa de Heathrow para dirigir las actividades paralelas del programa plurianual hasta su exitosa conclusión. Además, los socios utilizaron el Enfoque de Innovación Ágil de Capgemini, aprovechando las herramientas más recientes y combinando Oracle y tecnología de código abierto para una implementación en la nube segura, rápida y repetible.

La base de Magenta es la sustitución de todos los sistemas administrativos y de gestión de Heathrow por la implementación de Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP), Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM) y Oracle Integration Cloud (OIC) para modernizar y automatizar las funciones de finanzas, recursos humanos, ingresos, servicios y gestión de activos. La plataforma de gestión de ingresos de facturación (BRM) de Oracle también fue elegida para gestionar los ingresos y las comisiones anuales multimillonarias que Heathrow recibe de aerolíneas y minoristas. Ante la turbulencia en las operaciones diarias del aeropuerto, BRM ha desempeñado un papel fundamental para que Heathrow pueda gestionar las consecuencias de los constantes cambios en los acuerdos de facturación y, por consiguiente, en los niveles de ingresos.

Oracle Cloud HCM y Oracle Cloud ERP trabajan en conjunto para proporcionar un conjunto integrado y sin fisuras de procesos de negocio en todas las funciones de RR. HH. y Finanzas. Todo, desde el ciclo de vida del empleado hasta las compras y la generación de ingresos, se integra en una experiencia unificada, lo que permite al aeropuerto beneficiarse de la automatización, una mejor toma de decisiones y una mayor eficiencia operativa. Oracle Cloud Infrastructure proporciona una capa subyacente de conectividad que integra la nueva plataforma con el conjunto digital más amplio de Heathrow.

Datos y análisis invaluables

Con el desmantelamiento de sistemas e infraestructura heredados, se está llevando a cabo un proceso de materialización de beneficios que confirma el nivel de ahorro de costes logrado por Heathrow, más allá de los beneficios transformadores de las soluciones individuales. Sin embargo, ya se han destacado ejemplos tempranos de beneficios en todo el aeropuerto, con una reducción de las funciones administrativas a medida que la automatización reemplaza tareas laboriosas y que requieren mucho tiempo.

El autoservicio móvil para miles de empleados en constante movimiento, como el personal de seguridad, ya está impulsando la productividad y la eficiencia. El personal ahora puede gestionar múltiples asuntos de RR. HH., como consultar una nómina o registrar una reclamación de gastos, en minutos mediante una aplicación, en lugar de visitar un quiosco o hacer una llamada. Los valiosos datos y análisis que se obtienen de las soluciones de Oracle se traducen en información valiosa en los paneles de gestión, lo que permite una toma de decisiones más rápida e informada.

Stephen Williams explicó: «Los ajustes de nuestro programa a la pandemia permitieron que nuestra entrega fuera el doble de rápida y eficiente que antes del inicio de la pandemia. Ahora estamos en una posición sólida para aprovechar las fantásticas capacidades y beneficios que la nueva plataforma Oracle Cloud puede ofrecer».

“La transición a la nube es una iniciativa importante”, añadió Steven Rice, director de prácticas de ERP en la nube de Capgemini. “El hecho de que hayamos podido modernizar un sistema informático tan complejo de forma tan fluida durante un período de cambios significativos para la industria aeronáutica demuestra la sólida colaboración que han forjado Capgemini y Heathrow. Desde la puesta en marcha del programa, Heathrow ya ha obtenido importantes beneficios gracias a las optimizaciones de TI, incluyendo la posibilidad de ofrecer una mejor experiencia de usuario a sus empleados”.