RPA mejora el apoyo administrativo de la prefectura de Ibaraki

Mejorar la productividad del gobierno

El trabajo en el sector público suele representar un desafío: brindar a los ciudadanos servicios rápidos y de alta calidad, operando con las limitaciones presupuestarias impuestas por la asignación federal y las políticas. En la prefectura de Ibaraki, ubicada al noreste de Tokio, aproximadamente 7000 empleados prestan servicios a aproximadamente 2,8 millones de ciudadanos. Cuando el gobierno local presenció un aumento en la complejidad del apoyo que debía brindar, se vio en dificultades para satisfacer las demandas de sus ciudadanos. Tras la elección de un nuevo gobernador en 2017, la prefectura de Ibaraki lanzó una iniciativa de innovación para modernizar sus servicios y ayudar a sus residentes a convertirse en las personas más felices de Japón.

Como parte de este impulso, la prefectura de Ibaraki se centró en la implementación de la tecnología de automatización robótica de procesos (RPA) como clave para mejorar su productividad y transformar sus métodos de trabajo. Sin duda, la naturaleza delicada del proyecto y el impacto sustancial que podría tener en la ciudadanía de la prefectura exigieron al gobierno recurrir a un nivel de experiencia al que solo podría acceder seleccionando un socio. En 2018, tras una exitosa prueba de concepto y un conjunto de propuestas para el futuro, la prefectura de Ibaraki seleccionó a Capgemini para esta función.

Apoyo a los servicios administrativos con RPA

Con un acuerdo de colaboración vigente, Capgemini envió un equipo a la prefectura de Ibaraki para trabajar directamente con el personal del gobierno. Durante su estancia, el equipo conversó con empleados y funcionarios sobre sus necesidades y expectativas para cualquier solución de RPA. Como resultado, la prefectura de Ibaraki y Capgemini lograron acordar un plan de implementación para la herramienta UiPath RPA. En lugar de reemplazar por completo la arquitectura del gobierno local, los socios acordaron aplicar la tecnología RPA al sistema existente, que estaba altamente personalizado y daba soporte a una amplia variedad de áreas de negocio.

La Prefectura de Ibaraki y Capgemini se centraron específicamente en el proceso de introducción de datos e información, que se había vuelto engorroso y lento, e incluía la introducción de información en papel. Mediante tecnología de reconocimiento de caracteres, los socios garantizaron que los procesos, que antes se realizaban en papel, se simplificaran y completaran con mucha mayor rapidez. En resumen, la Prefectura de Ibaraki implementó una solución RPA que permitió a los empleados públicos centrar sus esfuerzos en otras tareas esenciales que requerían mayor experiencia y aportaban mayor valor a la prefectura y a sus ciudadanos, a la vez que proporcionaban un soporte administrativo más rápido y preciso.

A lo largo del proyecto, la Prefectura de Ibaraki y Capgemini mantuvieron una colaboración abierta y transparente. Juntos, tomaron decisiones sobre la definición de objetivos para la instalación, la selección de tareas, el desarrollo, el soporte operativo, el mantenimiento y el desarrollo de nuevas formas de gobernanza y trabajo. Al finalizar el proyecto, la Prefectura de Ibaraki contaba con una solución UiPath RPA intuitiva para mejorar la experiencia de los empleados y los servicios que ofrecía.

La prefectura de Ibaraki se prepara para el futuro

En su constante esfuerzo por encontrar maneras eficientes de brindar un apoyo de alta calidad a sus ciudadanos, la prefectura de Ibaraki utilizó la automatización para mejorar la productividad sin necesidad de simplemente aumentar el número de empleados públicos. Además, el gobierno local colaboró con Capgemini para implementar transformaciones en sus métodos de trabajo y garantizar que la solución tuviera el impacto deseado.

Al implementar la tecnología RPA en 20 operaciones administrativas, educativas y policiales, los socios redujeron el tiempo dedicado a estos procesos en 35.000 horas al año. Esto también redujo las horas extra necesarias para responder adecuadamente a las solicitudes de los ciudadanos, a la vez que redujo el tiempo de espera para recibir resoluciones. De esta forma, la Prefectura de Ibaraki y Capgemini mejoraron la experiencia tanto de los empleados como de los ciudadanos.

Tras el éxito de esta solución de RPA, los socios también desempeñaron un papel clave en la respuesta a la pandemia mundial de COVID-19. Con la herramienta UiPath, la prefectura de Ibaraki pudo brindar apoyo inmediato a un fondo destinado a combatir la propagación del virus. Cuando aproximadamente 12 000 empresas solicitaron apoyo financiero a través de este programa, la tecnología de RPA redujo el tiempo de procesamiento de cada solicitud en 10 minutos, garantizando así que la oficina pudiera procesar las solicitudes con rapidez.

Gracias a la rápida acción impulsada por la automatización, la prefectura de Ibaraki permitió a empleadores y empleados mantener sus operaciones comerciales sin preocuparse tanto por su situación financiera o su salud. Trabajando ahora con nuevas estrategias, respaldadas por la tecnología de automatización moderna, la prefectura de Ibaraki ha demostrado su compromiso de brindar a los ciudadanos los mejores servicios posibles y se prepara para una mayor innovación en el futuro.